Un coche parado cuesta exactamente lo mismo que un coche que rueda. El seguro corre, la cuota vence, la depreciación avanza. Lo único que cambia es que no ingresa nada.
La tasa de utilización mide justamente esa diferencia. Es la cifra más útil del negocio, y también la que más a menudo se calcula mal.
El cálculo, y el error habitual
Días alquilados dividido por días disponibles, en un periodo.
Veinte vehículos por treinta días son seiscientos días-vehículo. Si ha alquilado trescientos noventa, está en el 65 %.
El error está casi siempre en el denominador. Un coche parado tres semanas en el taller no estaba disponible, y contarlo tuerce la cifra en la dirección que le conviene. Un vehículo vendido el día 12 debe contar doce días. Uno comprado el 20 cuenta diez. Si deja el denominador en vehículos por días del mes, se está contando un cuento.
Qué significan las cifras
En una flota generalista en Europa se suele ver:
| Tasa | Qué significa |
|---|---|
| Menos del 50 % | La flota es demasiado grande para la demanda, o está mal compuesta |
| 55 a 70 % | Normal en el conjunto del año, temporada baja incluida |
| 70 a 80 % | Buena explotación, queda poco margen que no sea arriesgado |
| Más del 85 % | Está rechazando clientes, y cualquier retraso rompe una reserva |
Nadie debería apuntar al 100 %. A ese nivel no queda holgura: una devolución con una hora de retraso tumba el alquiler siguiente, sale a buscar un coche de sustitución y el próximo cliente le recuerda por eso.
Mírela por vehículo, no solo en media
Una media del 65 % puede esconder dos realidades opuestas. Veinte coches todos alrededor del 65, o doce coches al 90 cargando con ocho coches al 20.
El segundo caso tiene arreglo. Esos ocho coches los vende, o baja su precio hasta que se muevan, o descubre que no responden a ninguna demanda local. Mientras mire solo la media, le cuestan en silencio.
Tres palancas, ninguna exige comprar un coche
Acortar el tiempo entre alquileres. Un coche devuelto a las 11 y realquilado a la mañana siguiente ha perdido un día. Multiplíquelo por la flota y por el año y la cifra se pone seria. Una limpieza más rápida y una franja de salida por la tarde suelen valer varios puntos.
Sacar las inmovilizaciones de la temporada alta. Una revisión en agosto cuesta mucho más que la misma en febrero. Programe el mantenimiento en temporada baja, no cuando el coche se alquila.
Atacar las categorías que no salen. Si sus monovolúmenes se quedan en el 30 % todo el año, el problema no es la tarifa diaria, es la composición de la flota.
Cómo seguirla sin perder la semana
La cifra solo sirve si se calcula cada mes con el mismo denominador. En Rentclic aparece en el panel y se desglosa por vehículo en los informes, con los días de inmovilización descontados automáticamente del denominador porque el mantenimiento se registra en el mismo sitio que los alquileres.
Ese es el sentido de tener reservas, mantenimiento y flota en una sola herramienta. Con tres hojas de cálculo separadas, el cálculo honesto lleva media jornada, así que no se hace.
La cifra que vale más que la utilización
La utilización cuenta días. No cuenta dinero, y ese es su punto ciego.
Dos agencias están ambas al setenta por ciento. Una alquila a cuarenta euros el día, la otra a cincuenta y cinco. Misma utilización, dos negocios completamente distintos. Peor: la primera puede subir al ochenta bajando precios y terminar el año con menos dinero que antes.
Lleve por tanto una segunda cifra al lado: el ingreso por día disponible. Tome la facturación de alquiler de un mes y divídala entre los días en que sus vehículos estuvieron disponibles. Un solo número, y solo se mueve cuando pasa algo real.
Una flota de diez coches en un mes de treinta días tiene trescientos días disponibles. Si facturó nueve mil euros, son treinta euros por día disponible. Un descuento que llena el calendario aparece entonces con honestidad: la utilización sube mientras esta cifra baja.
La hotelería funciona así desde hace décadas y lo llama RevPAR. Es la misma idea y funciona por lo mismo: llenar habitaciones es fácil si el precio es bastante bajo, y la pregunta interesante es cuánto vale una noche, no cuántas se vendieron.
Siga las dos. La utilización le dice si la flota trabaja. El ingreso por día disponible le dice si valió la pena.
Por qué la cifra anual miente en una flota estacional
Una utilización anual del sesenta y cinco por ciento puede esconder dos negocios muy distintos.
Puede ser una flota que va al sesenta y cinco en marzo, en junio y en noviembre. O una que va al noventa y cinco de junio a septiembre y al treinta el resto del año, lo que da la misma media y un problema completamente diferente.
El segundo caso es el de la mayoría de agencias independientes, y la media esconde las dos decisiones que de verdad importan.
Cuántos coches tener. Dimensione la flota por sus meses intermedios, no por su pico. Los coches que solo necesita en agosto puede alquilarlos fuera, pedirlos a otra agencia o simplemente rechazar el trabajo. Tener un vehículo para dos buenos meses es pagar seguro, financiación y depreciación durante diez malos.
Cuándo comprar y cuándo vender. Un vehículo comprado en mayo gana sus mejores meses enseguida. El mismo comprado en octubre cuesta cinco meses antes de rendir nada. Si guarda los coches dos o tres años, comprar en el mes correcto vale más que negociar el precio.
Mire la utilización mes a mes, y luego mire sus tres peores meses solos. Esa es la flota que posee realmente todo el año. Todo lo que está por encima es una decisión estacional, y merece tomarse a propósito.
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Las cifras con nombre, proveedor a proveedor, están en seis plataformas y lo que cobran de verdad.
Preguntas que nos hacen
¿Cuál es una buena tasa de utilización de flota en el alquiler de coches?
Para una agencia independiente, entre el sesenta y cinco y el setenta y cinco por ciento en el año es sano. Por debajo del cincuenta y cinco carga con vehículos que no se pagan solos. Por encima del ochenta y cinco está rechazando trabajo y no le queda margen para un coche que vuelve tarde o entra en taller.
¿Cómo se calcula la utilización de la flota?
Divida los días realmente alquilados entre los días en que los vehículos estuvieron disponibles, en el mismo periodo. La versión honesta cuenta todos los coches que posee, incluido el que está en taller y el que nadie reserva, porque esos son precisamente los coches que este número sirve para encontrar.
¿Por qué el cien por cien de utilización es mala señal?
Porque significa que rechazó trabajo. Una flota al cien por cien no tiene ningún vehículo libre cuando un cliente prorroga, cuando un coche vuelve dañado o cuando alguien se presenta en el mostrador. También significa que sus precios son bajos para la demanda que tiene.
¿Cómo subir la utilización sin comprar otro coche?
Tres palancas suelen moverse primero: tarificar los días flojos distinto de los cargados, acortar el hueco entre una devolución y la siguiente salida, y mirar qué vehículos no se reservan nunca. Un coche parado once meses al año no es un problema de flota, es una decisión de compra que hay que deshacer.