Tiene doce coches y quiere dejar de llevar la empresa en una hoja de cálculo. Así que alinea cinco proveedores, abre cinco páginas de precios y descubre que tres no tienen ninguna. Tienen un formulario.
Ese es el primer hallazgo real de este sector, y conviene decirlo antes de cualquier tabla de funciones: la mitad del mercado no le dirá cuánto cuesta hasta que haya hablado con alguien. Abajo está lo que cobraban en septiembre de 2026 las seis plataformas que una agencia independiente se plantea de verdad, según sus propias páginas y los directorios donde se publican.
La tabla
| Plataforma | Precio publicado | Punto de entrada | Modelo |
|---|---|---|---|
| Rentclic | Sí | 29 € / mes con pago anual, 10 vehículos | Tarifa plana por nivel |
| HQ Rental Software | Sí | 120 $ / mes, Basic | Tarifa plana por nivel |
| RentSyst | Sí | 55 € / mes hasta 15 vehículos | Plana y luego por vehículo |
| Easy Rent Pro | Sí | 399 $ licencia única | Licencia perpetua |
| RENTALL (antes Navotar) | No | «Pricing available upon request» | Presupuesto |
| Coastr | No | «Contact vendor for pricing» | Presupuesto |
Cifras comprobadas en septiembre de 2026 en la página de precios de cada proveedor o en su ficha de Capterra y Software Advice. Cambian. Vuelva a comprobarlas antes de firmar nada.
Para qué sirve realmente cada una
HQ Rental Software es el más asentado del grupo y cobra en consecuencia. Basic a 120 $ al mes, Standard a 175 $, Professional a 250 $ y Enterprise a presupuesto. Es un producto amplio y serio, y si explota varias oficinas está en casi todas las listas por buenos motivos. Con diez coches, 120 $ al mes es una línea real en sus cuentas.
RentSyst publica la parrilla más franca del sector, y merece leerse aunque compre en otro sitio, porque enseña la forma que tiene un precio por vehículo. Tarifa plana de 55 € al mes hasta quince vehículos, luego 3,00 € por vehículo y mes de dieciséis a cincuenta, 2,70 € hasta cien, 2,50 € hasta doscientos, 2,00 € por encima. Fíjese en lo que ocurre en la frontera: el vehículo dieciséis le cuesta por sí solo 48 € al mes, porque sale del plan plano y empieza a pagar por los dieciséis.
Easy Rent Pro es el raro del grupo, y por eso sigue en las listas: vende una licencia en lugar de una suscripción, desde 399 $ una sola vez, y anuncia una versión Standard gratuita. Si quiere un software que sea suyo y la instalación no le asusta, aquí no hay nada que compita en eso. Si prefiere que otro mantenga los servidores y entregue las actualizaciones, no es la forma que busca.
RENTALL, al que casi todo el mundo sigue llamando Navotar, vende Essential, Business y Enterprise, y no publica cifra alguna de ninguno. Apunta a la parte alta del mercado, a franquicias y operadores multisede, y el proceso comercial lo refleja.
Coastr es una plataforma más reciente, de origen británico, con una especialidad real en coche conectado, acceso sin llave y telemática. También pide que la contacte para un precio.
Rentclic es el nuestro, así que lea este párrafo sabiéndolo. 29 € al mes con pago anual para diez vehículos y dos usuarios, 49 € si paga mes a mes. Las dos cosas que de verdad lo distinguen son que la cifra está en la página y que todo el producto funciona en doce idiomas, no en inglés con una web comercial traducida.
Por qué un presupuesto no es automáticamente mala señal
Es fácil leer «contáctenos» como algo que se oculta, y a veces lo es. Pero hay razones honestas: quien vende a una franquicia de cuarenta oficinas sinceramente no puede poner una cifra única en una página, y quien hace un trabajo real de migración tiene que mirar sus datos antes de prometer un importe.
El problema no es el presupuesto. El problema es lo que el presupuesto le hace a su tarde. Quería comparar cinco opciones el martes. En su lugar concertó tres llamadas para la semana siguiente, y para cuando llegan los números ha gastado quince días y una cantidad apreciable de voluntad, que es exactamente la fricción que hace que la gente lo deje y siga otro año con la hoja de cálculo.
Si va a pedir presupuestos, haga a todos las mismas tres preguntas en el mismo correo, para que las respuestas sean comparables: el total para su tamaño exacto de flota, cuánto cuesta un usuario más y qué le pasa al precio cuando añade diez coches.
Lo que un precio publicado sigue sin incluir
Una cifra en una página es mejor que ninguna cifra, pero rara vez es el importe completo. Las cuatro partidas que más lo mueven:
Puesta en marcha y migración. Meter su flota, sus clientes y sus contratos abiertos en el sistema nuevo. A veces gratis, a veces un pago único de cuatro cifras.
Los usuarios. El precio por vehículo es el titular; el precio por usuario es donde una agencia de dos personas se convierte discretamente en una licencia de cuatro puestos.
Los pagos. Si la plataforma cobra con tarjeta, hay una comisión debajo de la suscripción, y no siempre es la que conseguiría usted directamente.
Los coches que no trabajan. Con precio por vehículo paga el que está en el taller y el que retira del parque en febrero. En una flota estacional eso no es una nimiedad. Hicimos las cuentas en cuánto cuesta realmente un software de alquiler.
Las dos capacidades que hoy las separan
Todas las plataformas de esta página gestionan reservas, contratos y facturas. Dos cosas aún no son estándar, y ahí están las diferencias reales.
Leer sus localizadores. La mayoría de las agencias ya tiene dispositivos instalados y una segunda web para consultarlos. Una plataforma que lee esos datos directamente pone la flota en un solo mapa, junto a los contratos; la que no lo hace le deja dos sesiones y ningún vínculo entre el coche y el alquiler en curso. Coastr se hizo un nombre con esto. Rentclic lee Traccar, Wialon, flespi y Samsara. Pregunte a cada proveedor con qué plataformas habla, por su nombre: «integración GPS» en una tabla de funciones puede ser un campo donde alguien escribe el cuentakilómetros a mano.
Responder a los marketplaces. Rentalcars, DiscoverCars, Expedia y Kayak no poseen ni un coche. Revenden las flotas de las agencias cuyo software sabe responder a sus peticiones de disponibilidad y reserva, y ese requisito es un requisito de software: por eso una agencia queda fuera antes de hablar de tarifas. Si quiere ese canal, no es una función que comparar más tarde; decide su lista corta.
Ambas están en los niveles altos de las plataformas que las tienen, la nuestra incluida. La pregunta no es si un proveedor las tiene, sino en qué nivel y por cuánto.
Comparar en una tarde
Olvide las listas de funciones. Todas las plataformas de aquí hacen reservas, contratos y facturas, y la parrilla de casillas de un comparador le dirá que todas lo hacen todo.
Coja mejor las tres cosas que de verdad le consumen tiempo esta semana y haga exactamente esas durante la prueba. Para la mayoría de agencias independientes: crear una reserva para un cliente que ya existe, sacar de ahí un contrato firmado y extraer el mes en un informe que su asesor acepte. Si una plataforma vuelve esos tres gestos incómodos, ninguna lista de funciones la salva. Hay una versión más completa de esta prueba en cómo elegir un software de alquiler.
Después mire la única cifra que ningún comparador pone en su tabla: su propia tasa de utilización. Una plataforma que se la suba cinco puntos vale más que toda la diferencia de suscripción entre lo que hay en esta página. El cálculo está aquí.
Preguntas que nos hacen
¿Cuánto cuesta un software de alquiler de coches para una flota pequeña?
Para una agencia independiente de unos diez vehículos, los precios publicados en septiembre de 2026 van de unos 29 € a 120 $ al mes, y un proveedor vende en su lugar una licencia perpetua desde 399 $. Las plataformas que no publican precio suelen situarse en la parte alta, porque están pensadas para operadores multisede.
¿Por qué tantos proveedores ocultan sus tarifas?
Algunos sinceramente no pueden poner una cifra única en una página, porque venden a operadores cuyo tamaño y necesidades de migración varían muchísimo. Otros usan la llamada para calificarle y fijar el precio según lo que creen que pagará. Desde el lado del comprador el efecto es el mismo: comparar cinco proveedores pasa a ser quince días en vez de una tarde.
¿Es mejor pagar por vehículo o una tarifa plana?
El precio por vehículo es amable cuando se es pequeño y doloroso al crecer, y le cobra los coches parados. Los niveles planos son previsibles, pero paga el nivel entero desde el primer día que entra en él. La cifra que decide es su mínimo estacional: cuente los vehículos que siguen trabajando en su mes más flojo, no los que tiene en los libros en agosto.
¿Puedo llevarme mis datos de una plataforma a otra?
Normalmente sí con vehículos y clientes, que son listas corrientes, y a menudo con dolor con los contratos abiertos y el histórico. Pregunte exactamente qué pasa antes de firmar, y exija como condición un export de sus propios datos en un formato sencillo. Un proveedor que no sabe exportar es un proveedor del que no puede irse.