RentClic — Guía del Propietario

Version 2.5 — April 2026 | Esta guía cubre todo lo que un Propietario puede hacer en RentClic.

Tabla de contenidos

Operaciones principales

1. Roles en RentClic
2. Incorporación — Crear su agencia
3. Estructura de navegación
4. Panel de control — Resumen
5. Informes, rendimiento y análisis
6. Gestión de flota
7. Reservas
8. Clientes

Canales de cara al cliente

9. Fast Track — Prerregistro de clientes
10. Portal del cliente
11. Showroom público
12. Widget embebible

Ajustes y configuración

13. Configuración de la agencia
14. Configuración de la organización y valores predeterminados
15. Equipo y roles
16. Roles y permisos — Matriz avanzada
17. Visibilidad del panel — Quién ve qué

Empresa y facturación

18. Multiagencia y jerarquía empresarial
19. Resumen de la organización y objetivos
20. Comisiones
21. Facturación de RentClic
22. Webhooks e integraciones
23. Claves API

Documentos y finanzas

24. Facturas, Presupuestos & Contratos
25. Autenticación de dos factores (MFA)
26. Soporte
27. Almacenamiento

Módulos avanzados

28. Fianza y Depósito de Garantía
29. Servicio de Traslados
30. Gestión de Conductores
31. Gastos
32. Mantenimiento
33. Registro de Actividad & Historial
34. Sub-Arrendamiento
35. Seguimiento GPS
36. Distribución por intermediarios (Rentalcars, DiscoverCars, Expedia, Kayak)

1. Roles en RentClic

RentClic cuenta con cuatro roles de usuario. Cada rol tiene un conjunto de permisos predeterminado que puede personalizarse de forma granular en Configuración → Roles y permisos.

Como propietario, usted es el único que puede gestionar suscripciones, eliminar miembros del equipo y acceder a la configuración multiagencia.

2. Incorporación

Crear su agencia

1. Vaya a rentclic.com/register
2. Complete: nombre, correo electrónico, contraseña
3. Verifique su correo electrónico (se envía un enlace de confirmación)
4. Asistente de configuración de 4 pasos:
   • Paso 1 — Información de la agencia (nombre, color, dirección)
   • Paso 2 — Localización (idioma, moneda, zona horaria)
   • Paso 3 — Añadir su primer vehículo
   • Paso 4 — Invitar a su equipo (opcional)
5. Su panel de control está disponible de inmediato

Prueba gratuita

14 días sin necesidad de tarjeta de crédito. Al finalizar, elija un plan o contacte con el soporte.

3. Estructura de navegación

El panel de control está organizado en 6 grupos lógicos, cada uno representado por un icono en la barra lateral izquierda. Al hacer clic en un grupo se abre un panel emergente con todas las páginas de ese grupo.

Consejo profesional: Pulse ⌘K (Mac) o Ctrl+K (Windows) para abrir la paleta de comandos y saltar a cualquier página al instante.

Navegación móvil

En dispositivos móviles, los grupos aparecen como una barra de pestañas inferior. Toque un grupo para abrir un cajón con las páginas de ese grupo. El perfil y el selector de agencia son accesibles a través del icono de perfil.

4. Panel de control — Resumen

URL: /dashboard

Tarjetas KPI (parte superior de la página)

Alertas automáticas

El panel muestra automáticamente:

• Devoluciones tardías — vehículos no devueltos a tiempo
• Reservas por confirmar — solicitudes pendientes (modo solicitud)
• Documentos caducados — permisos de conducir o tarjetas de identificación de clientes a renovar
• Descuentos pendientes de aprobación — si su flujo de aprobación está configurado (ver sección 13)

Campana de notificaciones

Arriba a la derecha — notificaciones en tiempo real para nuevas reservas, cambios de estado, solicitudes de Fast Track completadas. Las notificaciones no leídas aparecen resaltadas. Haga clic para marcarlas como leídas.

5. Informes, rendimiento y análisis

RentClic tiene tres capas de informes distintas, cada una con diferentes niveles de acceso y requisitos de plan.

5.1 Panel operativo

URL: /dashboard

El panel principal es operativo — muestra el estado en tiempo real de hoy: reservas activas, próximas recogidas/devoluciones, alertas (devoluciones tardías, documentos caducados, descuentos pendientes).

Visible para: Todos los roles.

5.2 Mi rendimiento

URL: /dashboard/my-performance · Disponible a partir del plan Starter

Cada usuario (agente, gestor, propietario) puede ver sus propias estadísticas de rendimiento personal:

Selector de período: Este mes / Mes pasado / Este trimestre / Este año.

Control de acceso: Visible para todos los roles que no sean observadores. Disponible a partir del plan Starter. Se puede deshabilitar por rol en Configuración → Permisos → Informes y datos.

5.3 Informes

URL: /dashboard/reporting · Disponible a partir del plan Pro

Informes empresariales estructurados:

• Ingresos por período, por vehículo, por cliente
• Utilización de la flota (tasas de ocupación)
• Análisis de clientes (nuevos vs. recurrentes)
• Resumen de uso de descuentos
• Exportar a CSV

Control de acceso: Oculto para agentes de forma predeterminada. Habilitar en Configuración → Permisos → "Ver informes (página de informes)".

5.4 Análisis

URL: /dashboard/analytics · Disponible a partir del plan Pro

Análisis avanzados con gráficos visuales:

• Tendencias de ingresos a lo largo del tiempo
• Desglose por fuente de reserva
• Análisis de períodos de mayor demanda
• Tasa de cancelación

Control de acceso: Oculto para agentes de forma predeterminada. Los gestores tienen acceso. Habilitar/deshabilitar por rol en Configuración → Permisos → "Ver análisis avanzados".

5.5 Comisiones

URL: /dashboard/organization/commissions · Disponible a partir del plan Pro

Configuración de reglas de comisión y estimaciones de ganancias por agente. Ver sección 20 — Comisiones.

6. Gestión de flota

Ruta: /dashboard/fleet

Añadir un vehículo

Flota → Nuevo vehículo → completar:

1. Identificación — marca, modelo, año, número de matrícula, color (desplegable con traducciones), VIN
2. Préstamos a socios — prestar su propio vehículo a un socio externo y generar ingresos
3. Especificaciones — categoría, tipo de combustible, transmisión, asientos, potencia del motor, CV
4. Kilometraje — actual + límite del contrato (si corresponde)
5. Precios — diario, semanal, mensual (en céntimos)
6. Depósito — importe de la fianza
7. Fotos — carga múltiple (almacenado en Cloudflare R2)

Estados del vehículo

Disponible vs. Alquilado vs. Fuera de servicio son estados distintos. Un vehículo se muestra automáticamente como Alquilado cuando una reserva activa cubre la fecha actual. Fuera de servicio significa que usted lo ha establecido manualmente como no disponible.

Configuración avanzada por vehículo

Cada vehículo puede anular la configuración global de la agencia:

Importación CSV

Flota → Importar CSV → descargar la plantilla → completarla → cargar.

El informe muestra el número de vehículos creados y los posibles errores.

Asignación de vehículos a agentes

Configuración → Permisos → pestaña Asignación de vehículos:

• Asignar vehículos específicos a un agente específico
• Cuando existe al menos una asignación, los agentes ven solo sus vehículos asignados
• Los gestores y propietarios siempre ven todo

7. Reservas

Ruta: /dashboard/reservations

Crear una reserva

Reservas → Nueva → seleccionar:

1. Fechas — seleccionar fechas de recogida y devolución usando el calendario integrado (hacer clic en el día de recogida, luego en el de devolución). Los selectores de hora se muestran debajo del calendario.
2. Vehículo — la disponibilidad se comprueba en tiempo real según las fechas seleccionadas
3. Lugar de recogida — si ha configurado ubicaciones con recargos, la tarifa se añade automáticamente. Marque "Misma ubicación para devolución" para usar la misma ubicación en la entrega (se aplican ambos recargos).
4. Cliente — buscar por nombre / teléfono / identificación, o crear uno nuevo directamente
5. Extras — GPS, silla de bebé, conductor adicional... (con selectores de cantidad)
6. Código promocional — validar y aplicar un código de descuento
7. Descuento comercial — descuento manual (porcentaje o importe fijo). Sujeto a los límites de su rol — ver sección 13.
8. Anular tarifa diaria — si su rol lo permite, puede establecer una tarifa personalizada

El total se calcula automáticamente: tarifa × días + extras + tarifas de ubicación − descuento.

Flujo de estado de reserva

pendiente → confirmada → activa → completada
                      ↘ cancelada

Check-in

En la página de reserva → Check-in:

1. Fotos de salida
2. Kilometraje de salida
3. Anotación de daños en el diagrama interactivo del vehículo (canvas)
4. Firma electrónica del cliente

Check-out

En la página de reserva → Check-out:

1. Fotos de devolución
2. Kilometraje de devolución (comparación automática con la salida)
3. Notas de daños (anotación en canvas)
4. Generación del contrato PDF final

Contrato PDF

En cualquier reserva → botón PDF → descarga el contrato formateado con su plantilla personalizada.

Devoluciones tardías

El sistema detecta automáticamente los vehículos no devueltos:

• Notificación push (si la aplicación móvil está configurada)
• Alerta visible en el panel
• Correo electrónico automático si la automatización de "devolución tardía" está habilitada

Flujo de aprobación de descuentos

Si su configuración de permisos requiere la aprobación del gestor para descuentos por encima de un determinado umbral:

• El agente aplica un descuento
• Si supera el umbral de aprobación, la reserva se crea con el descuento pendiente
• El gestor/propietario ve un banner de aprobación en la página de detalle de la reserva
• Puede Aprobar o Rechazar el descuento (con una nota opcional)
• El historial completo de descuentos se muestra en la sección de precios de cada reserva

8. Clientes

Ruta: /dashboard/customers

Ficha del cliente

Cada cliente contiene:

• Información personal (nombre, correo electrónico, teléfono, dirección)
• Documentos (anverso/reverso del identificador, permiso de conducir)
• Historial de reservas
• Notas internas
• Puntuación de riesgo (si la puntuación de riesgo IA está habilitada)

OCR del permiso de conducir

En la ficha del cliente → icono de cámara → la aplicación lee automáticamente el permiso y extrae:

• Nombre / Apellidos
• Fecha de nacimiento
• Número de permiso
• Fecha de caducidad

El OCR funciona de forma predeterminada sin configuración (Tesseract.js en el navegador). Para mayor precisión en documentos internacionales, configure una clave API en Configuración → OCR.

Lista negra

Un cliente puede ser incluido en la lista negra (requiere el permiso canBlacklistCustomer — Gestor de forma predeterminada):

• Botón Lista negra en la página de detalle del cliente
• Introducir una razón opcional
• Los clientes en lista negra muestran un banner rojo en el formulario de creación de reservas

Canales de cara al cliente — Canales de reserva en línea y herramientas de autoservicio con las que sus clientes interactúan directamente.

9. Fast Track

Disponible a partir del plan Pro

Fast Track permite a los clientes preparar todo antes de llegar: documentos, firma, pago. La recogida se convierte en instantánea.

Habilitar

Configuración → Reserva → Fast Track → marcar Habilitar Fast Track

Configure lo que se requiere del cliente:

• ☑ Carga de documentos (identificación + permiso de conducir)
• ☑ Firma electrónica del contrato
• ☑ Pago en línea (depósito o completo)

Enviar el enlace Fast Track

En una reserva confirmada o activa → botón ⚡ Enviar Fast Track:

• Se envía un correo electrónico al cliente con un enlace único
• El enlace es válido hasta 1 hora después de la hora de recogida

Lo que hace el cliente

URL: rentclic.com/fast-track/[token]

1. Cargar fotos del anverso/reverso del identificador + permiso de conducir
2. Leer y firmar el contrato electrónicamente
3. Pagar en línea si es necesario
4. Pantalla "¡Todo listo!" con la hora de recogida

Todos los documentos aparecen automáticamente en la ficha del cliente y en la reserva.

10. Portal del cliente

Disponible a partir del plan Pro

Permite a sus clientes ver sus reservas sin crear una cuenta.

Habilitar

Configuración → Reserva → Portal del cliente → Habilitar

URL pública de su portal:

rentclic.com/portal/[su-subdominio]

Lo que puede hacer el cliente

1. Introducir su correo electrónico → recibir un enlace seguro (válido 30 min)
2. Ver todas las reservas pasadas y futuras
3. Descargar contratos PDF
4. Solicitar una extensión del alquiler
5. Solicitar una cancelación

Las solicitudes de extensión/cancelación le son notificadas por correo electrónico. Las gestiona manualmente desde el panel.

11. Showroom público

Su escaparate público — los clientes pueden explorar su flota y enviar una solicitud de reserva directamente en línea.

Habilitar

Configuración → Reserva → Habilitar reserva pública

URL de su showroom:

rentclic.com/en/agencies/[su-subdominio]

Comparta esta URL en redes sociales, en su firma de correo electrónico, en Google My Business.

Contenido mostrado

• Su nombre, descripción, datos de contacto, logotipo
• Catálogo filtrable por categoría
• Página detallada de cada vehículo
• Formulario de solicitud / pago integrado

Modo de reserva

• Inmediato — la reserva se confirma automáticamente al enviarse
• Solicitud — usted recibe una solicitud para validar manualmente

12. Widget embebible

Disponible a partir del plan Pro

Incorpore su catálogo directamente en su propio sitio web — 2 líneas de código.

Habilitar

Configuración → Reserva → Widget → Habilitar

Integración

<iframe
  src="https://rentclic.com/widget/[su-subdominio]"
  width="100%"
  height="600"
  frameborder="0"
  allow="payment">
</iframe>

Opciones de personalización

?color=e53e3e          → color primario (hex sin #)
?vehicles=id1,id2      → mostrar solo vehículos específicos
?locale=fr             → forzar un idioma

Ajustes y configuración — Marca de la agencia, reglas de flujo de trabajo, gestión del equipo y control de acceso por roles.

13. Configuración de la agencia

Ruta: /dashboard/settings

Configuración de dos modos: Agencia vs. Organización

La página de configuración se adapta según su contexto activo (selector de agencia en la barra lateral):

• Ver una agencia específica → muestra la configuración a nivel de agencia (reserva, pago, contratos, etc.)
• Ver "Todas las agencias" → muestra la configuración a nivel de organización (facturación, claves API, webhooks, valores predeterminados de org., perfil de org.)

Si solo tiene una agencia, todos los ajustes aparecen juntos.

Los ajustes que afectan solo a una agencia (modo de reserva, plantilla de contrato, pasarela de pago) siempre se gestionan por agencia. Los ajustes que tienen sentido de forma centralizada (facturación, webhooks, claves API, valores predeterminados de org.) se gestionan a nivel de organización.

Configuración a nivel de agencia

Configuración a nivel de organización (multiagencia: visible solo en el modo "Todas las agencias")

Personalización — pestaña Flujo de trabajo

Configuración → Marca y personalización → Flujo de trabajo contiene los parámetros operativos esenciales de su agencia:

Accesos rápidos en esta pestaña:

• Reservas y canales → Fast Track, widget, portal de clientes, iCal, precios dinámicos
• Depósito y modo de pago → Autorización de tarjeta, pago completo, o sin pago en línea

Para la matriz completa de permisos (límites de descuento, restricciones por rol, asignación de vehículos), vaya a Configuración → Roles y permisos (ver sección 16).

Información de la agencia

Configuración → Información de la agencia:

• Nombre de la agencia
• Teléfono, correo electrónico, dirección, ciudad, país
• Sitio web
• Descripción (mostrada en su showroom público)

Localización

Configuración → Localización:

• Idioma — idioma de la interfaz del panel (12 idiomas disponibles)
• Moneda — EUR, USD, MAD, TND, AED... (18 monedas)
• Zona horaria — UTC, Europe/London, Africa/Casablanca...
• Formato de fecha — DD/MM/AAAA, MM/DD/AAAA, AAAA-MM-DD, DD-MM-AAAA
• RTL — habilitar para árabe, hebreo, etc.

Reserva y Showroom

Configuración → Reserva:

• Reserva pública — habilitar/deshabilitar su showroom
• Modo de reserva — inmediato o solicitud
• Fast Track — habilitar + configurar pasos
• Portal del cliente — habilitar su portal de clientes
• Widget — habilitar el iframe embebible
• iCal — generar la URL de sincronización del calendario
• Precios dinámicos — aumentar precios automáticamente cuando la ocupación de la flota supere el X%

Configuración fiscal y de facturación

• Tipo de IVA (%)
• Política de cancelación (texto mostrado al cliente)
• Prefijo del número de contrato (p. ej. RF- → RF-0001, RF-0002...)

Automatizaciones

Plantilla de contrato

Editor WYSIWYG — insertar variables dinámicas entre llaves dobles:

{{client_name}}       {{client_email}}      {{client_phone}}
{{vehicle}}           {{plate_number}}      {{pickup_date}}
{{return_date}}       {{nb_days}}           {{daily_rate}}
{{total_amount}}      {{deposit_amount}}    {{signature}}
{{contract_number}}   {{agency_name}}       {{agency_address}}

iCal — Sincronización del calendario

Configuración → Reserva → Generar URL iCal → copiar la URL → añadirla a Google Calendar, Apple Calendar u Outlook.

Cada reserva aparece como un evento con el nombre del cliente, el vehículo y el importe.

Regenerar la URL revoca inmediatamente la anterior.

Notificaciones SMS

Configuración → Notificaciones SMS:

1. Elija su proveedor de SMS:

2. Introducir las credenciales del proveedor
3. Activar el interruptor Habilitar SMS (solo disponible cuando las credenciales están configuradas)

Eventos que desencadenan un SMS al cliente:

• Reserva confirmada
• Recordatorio 24 horas antes de la recogida (si las automatizaciones están habilitadas)
• Cancelación de reserva
• Enlace Fast Track enviado

Las credenciales SMS son por agencia — cada inquilino configura las suyas de forma independiente.

Pasarela de pago

Configuración → Pasarela de pago:

Notificaciones

Configuración → Notificaciones:

Interruptores por evento para alertas de correo electrónico/push enviadas a propietarios y gestores:

OCR — Escaneo de documentos

Configuración → OCR:

De forma predeterminada, el escaneo de documentos (Fast Track, incorporación de clientes) funciona de forma gratuita a través de Tesseract.js en el navegador — no requiere configuración.

Para mayor precisión en documentos internacionales (todos los países, todos los alfabetos):

Documentos admitidos: pasaporte (estándar MRZ, todos los países), permiso de conducir, DNI. Si su plan incluye OCR en servidor, la clave de la plataforma se usa como alternativa automática.

14. Configuración de la organización y valores predeterminados

Esta configuración es accesible solo al ver "Todas las agencias" desde el selector de agencia (parte superior de la barra lateral). Se aplica a nivel de organización, no por agencia.

14.1 Perfil de la organización

Ruta: /dashboard/organization/profile

Edite la información legal y administrativa de su empresa:

Estado KYC

El estado de verificación KYC (Conozca a su cliente) se muestra como una insignia de solo lectura:

• 🟢 Verificado — su organización ha sido verificada por RentClic
• 🟡 Pendiente — la verificación está en curso; contacte con soporte si es necesario

La verificación KYC puede ser necesaria para ciertas funciones de pago o volúmenes de transacción más elevados.

14.2 Valores predeterminados de org. — Configuración compartida para todas las agencias

Ruta: /dashboard/settings/org-defaults

Si su organización tiene varias agencias, configurar la misma pasarela de pago, proveedor de SMS o credenciales OCR para cada agencia individualmente resulta tedioso. Valores predeterminados de org. le permite configurar estos ajustes una vez a nivel de organización, y cada agencia puede heredar el valor predeterminado o anularlo con su propia configuración.

Cómo funciona la herencia

1. Usted establece un valor predeterminado a nivel de org. (p. ej. claves de Stripe)
2. La página de configuración de cada agencia muestra un banner ámbar "Aplicar valor predeterminado de org." si no existe configuración específica de agencia
3. El gestor de la agencia puede hacer clic en el banner para aplicar el valor predeterminado de org., o ignorarlo y configurar el suyo propio
4. La configuración específica de agencia siempre tiene prioridad sobre el valor predeterminado de org.

Valores predeterminados disponibles a nivel de org.

Ejemplo: Tiene 25 agencias que utilizan todas la misma cuenta de Stripe. Configure Stripe una vez en los valores predeterminados de org. — cada nueva agencia tendrá las credenciales disponibles automáticamente sin configuración manual.

Secciones bloqueadas por plan

• Los valores predeterminados de Pasarela de pago requieren el plan Starter o superior
• Disponible a partir del plan Pro
• Las secciones bloqueadas muestran un icono 🔒 y una indicación de actualización al expandirlas

15. Equipo y roles

Ruta: /dashboard/settings/team

Invitar a un miembro

Equipo → Invitar → introducir correo electrónico + seleccionar rol:

• Gestor — acceso completo excepto facturación y eliminación del equipo
• Agente — reservas, flota, clientes — sin configuración
• Observador — acceso de solo lectura

El invitado recibe un correo electrónico con un enlace de activación.

Límites del plan

El tamaño del equipo, el almacenamiento y el tiempo de respuesta del soporte dependen del plan — consulte la comparativa de planes.

Cambiar rol

Equipo → [Miembro] → Cambiar rol → seleccionar el nuevo rol.

Deshabilitar / Volver a habilitar

Equipo → [Miembro] → Deshabilitar — el miembro ya no puede iniciar sesión pero sus datos se conservan.

Eliminar permanentemente

Equipo → [Miembro] → Eliminar permanentemente — elimina la cuenta (irreversible, solo propietario).

No puede eliminar su propia cuenta de propietario.

16. Roles y permisos — Matriz avanzada

Ruta: /dashboard/settings/permissions

Solo propietario. Este es uno de los diferenciadores más potentes de RentClic: total granularidad sobre lo que puede hacer cada rol, con una configuración predeterminada que funciona de inmediato.

La página tiene tres pestañas:

Pestaña 1 — Descuento y aprobación

Configure los límites de descuento por rol y un flujo de aprobación de gestor opcional.

Para cada rol (Agente / Gestor):

Configuración de ejemplo:

• Agente: máx. 10%, aprobación por encima del 5% → el agente puede aplicar libremente hasta el 5%, los descuentos entre 5–10% necesitan aprobación del gestor, todo lo que supere el 10% queda bloqueado.
• Gestor: máx. 100%, sin aprobación → los gestores aplican cualquier descuento libremente.

Cómo funciona la aprobación:

1. El agente aplica un descuento del 7% (por encima del umbral del 5%)
2. La reserva se crea con el descuento marcado como pendiente
3. El gestor / propietario ve un banner ámbar en la reserva: "Descuento pendiente de aprobación"
4. Puede Aprobar (el descuento permanece) o Rechazar (descuento eliminado, total recalculado)
5. Se puede añadir una nota opcional al aprobar/rechazar

El historial de descuentos siempre es visible en la sección de precios de cada reserva, independientemente de la aprobación.

Pestaña 2 — Matriz de permisos

Una matriz completa de dos columnas (Agente | Gestor). El propietario siempre tiene acceso completo y no puede ser restringido.

Reservas

Clientes

Flota

Informes y datos

Configuración (se puede conceder acceso al gestor)

Funciones IA (se muestra solo si su plan incluye IA)

Cualquier interruptor puede cambiarse. Los cambios surten efecto de inmediato al guardar.

Pestaña 3 — Asignación de vehículos

Restringir qué vehículos puede ver y gestionar cada agente:

• Tabla de vehículos (filas) × agentes (columnas)
• Marcar una casilla para asignar un vehículo a un agente
• Cuando existe al menos una asignación para un agente, solo ve sus vehículos asignados
• Los gestores y propietarios siempre ven toda la flota

17. Visibilidad del panel — Quién ve qué

Como propietario, usted controla exactamente qué paneles e informes puede acceder cada rol. Vaya a Configuración → Roles y permisos → pestaña Informes y datos.

Visibilidad predeterminada por rol

* = requiere membresía de org. o plan específico.

Personal de la sede central

Para los miembros del equipo en su sede central que necesitan acceso de lectura a informes consolidados (sin ser agentes operativos):

1. Crear el usuario con el rol gestor o observador
2. Asignarlo a una OrgUnit (Organización → Árbol de org. → añadir miembro) — esto concede visibilidad de los datos del subárbol de esa unidad
3. Habilitar "Ver informes de org." en Configuración → Permisos para su rol

Entonces verán el Resumen de org. y los Objetivos de su unidad, sin acceso a la gestión operativa de reservas.

Restringir el análisis para agentes

De forma predeterminada, los agentes no pueden acceder a Análisis. Si desea concederlo:

Configuración → Permisos → Informes y datos → "Ver análisis avanzados" → activar Agente.

Empresa y facturación — Jerarquía multiagencia, comisiones, suscripción RentClic, webhooks y acceso API.

18. Multiagencia y jerarquía empresarial

Si gestiona varias agencias o desea dar acceso a un colaborador externo:

Invitar a un usuario externo

Configuración → Acceso multiagencia → introducir el correo electrónico del usuario + rol → Invitar.

El usuario obtiene acceso a su agencia además de su agencia de origen. Puede cambiar entre sus agencias desde el menú de avatar (arriba a la derecha del panel).

Cambiar de agencia (lado del usuario)

1. Hacer clic en el avatar arriba a la derecha
2. Desplegable "Cambiar agencia" con la lista de agencias accesibles
3. Hacer clic → sesión recargada en la nueva agencia (sin necesidad de volver a iniciar sesión)

Casos de uso

• Grupo multiagencia: un gestor supervisa varias sucursales
• Franquicia: el franquiciador puede acceder a las agencias de los franquiciados
• Consultor externo: acceso temporal sin crear una cuenta separada

19. Resumen de la organización y objetivos

URL: /dashboard/organization/overview · Disponible a partir del plan Enterprise

El Resumen de org. consolida los KPI de todas las agencias de su organización. Solo los propietarios de org. y los miembros de OrgUnit pueden acceder a él.

Lo que ve

• KPI principales: Ingresos mensuales, contratos, vehículos alquilados, número de agencias
• Desglose por unidad: Si tiene una jerarquía, las agencias se agrupan por su unidad principal (Región, Grupo, etc.)
• Tabla de rendimiento de agencias: Ingresos, contratos, ocupación de flota, número de agentes por agencia
• Pódium de mejores agencias: Clasificación rápida por ingresos este mes

Objetivos

URL: /dashboard/organization/objectives · Disponible a partir del plan Starter

Establezca objetivos de ingresos o contratos por unidad o por individuo:

• Tipo: Ingresos, Contratos, Nuevos clientes, Tasa de upsell
• Período: Mensual, trimestral o anual
• Objetivo: Objetivo numérico con seguimiento del progreso

Los objetivos son visibles para los gestores de la unidad y superiores.

20. Comisiones

URL: /dashboard/organization/commissions · Disponible a partir del plan Pro

Crear reglas de comisión (solo propietario)

Haga clic en Añadir regla y configure:

• Tipo: Porcentaje de ingresos (con tramos) o importe fijo por contrato
• Se aplica a: Agentes o Gestores
• Fecha de inicio: Mes a partir del cual se aplica la regla
• Tramos (tipo %): p. ej. 2% sobre 0–5.000 € / 3% por encima de 5.000 €

Vista del agente

Cada agente/gestor ve:

• Sus ingresos y contratos del período
• Su comisión estimada basada en las reglas activas
• Su tarjeta personal "Mi estimación"

Vista del gestor

Los gestores y propietarios ven la clasificación completa del equipo con:

• Ingresos por agente
• Comisión estimada por agente
• Estimación total del presupuesto de comisiones

21. Facturación de RentClic

Ruta: /dashboard/settings/billing

Accesible solo por el propietario.

Ver su plan actual

Facturación muestra:

• Plan activo
• Fecha de renovación
• Próximo importe de facturación

Cambiar plan

Facturación → Actualizar o Reducir → seleccionar el nuevo plan → confirmación de Stripe.

La facturación es proporcional: si cambia a mitad de mes, paga la diferencia.

Descargar facturas

Facturación → Facturas → lista de todas las facturas descargables como PDF.

Cancelar suscripción

Facturación → Cancelar suscripción — el acceso se mantiene hasta el final del período pagado.

22. Webhooks e integraciones

Disponible a partir del plan Enterprise

Reciba notificaciones en tiempo real en su propio servidor para cada evento.

Configurar un webhook

Configuración → Webhooks → Añadir webhook:

• URL — su punto de conexión HTTPS
• Eventos — seleccionar los eventos a recibir
• Secreto — generado automáticamente, mostrado una vez — cópielo de inmediato

Eventos disponibles

Formato del payload

POST https://su-servidor.com/webhook
X-RentClic-Signature: sha256=abc123...
X-RentClic-Event: reservation.created

{
  "event": "reservation.created",
  "tenantId": "clt...",
  "timestamp": "2026-03-28T10:00:00Z",
  "data": { ... }
}

Verificar la firma (Node.js)

const crypto = require('crypto')
const expected = 'sha256=' + crypto
  .createHmac('sha256', WEBHOOK_SECRET)
  .update(rawBody)
  .digest('hex')
const valid = crypto.timingSafeEqual(
  Buffer.from(req.headers['x-rentflow-signature']),
  Buffer.from(expected)
)

Registros de entrega

Configuración → Webhooks → [Webhook] → Registro de entrega: últimos 50 intentos con estado HTTP, payload enviado y cualquier error.

23. Claves API

Disponible a partir del plan Enterprise

Conecte sus herramientas externas (ERP, sitio web, scripts) a RentClic sin usar el panel de control.

Crear una clave

Configuración → Claves API → Crear clave:

• Nombre — identificador para usted (p. ej. "Sincronización ERP")
• Alcances — permisos concedidos
• Caducidad — opcional

La clave sin procesar (rf_live_xxxxxxxxxx) se muestra solo una vez. Cópiela de inmediato.

Uso

GET /api/reservations
Authorization: Bearer rf_live_xxxxxxxxxx

Alcances disponibles

Documentos y finanzas — Facturas, presupuestos, contratos, seguridad MFA, soporte y gestión de almacenamiento.

24. Facturas, Presupuestos & Contratos

Requisito de plan: Las facturas y presupuestos requieren un plan con facturación habilitada. Los contratos están disponibles en todos los planes.

Resumen

RentClic genera facturas automáticamente con cada reserva y también permite crearlas manualmente para cualquier necesidad de facturación.

Dónde encontrarlos

• Panel → Facturas — todas las facturas y presupuestos
• Panel → Contratos — todos los contratos de alquiler
• Detalle de reserva — la factura vinculada aparece al final de la página de reserva

La lista de facturas

La barra KPI refleja siempre los filtros activos:

• Facturas / Presupuestos — recuento
• Total cobrado — suma de todos los pagos recibidos
• Pendiente — saldo restante total

Resultados paginados — 25 por página.

Crear una factura o presupuesto

Automáticamente (desde una reserva)

Cada reserva crea automáticamente un borrador de factura — sin acción manual. Incluye:

• Línea de alquiler (tarifa diaria × días)
• Extras, cargo de solo ida, descuento (si aplica)
• Tipo impositivo y moneda desde la configuración de la agencia

Manualmente

Haga clic en Nueva factura o Nuevo presupuesto en la parte superior.

Ciclo de vida de una factura

Registrar un pago

Desde el detalle de factura: Panel → Facturas → clic en factura → panel Registrar pago (barra lateral derecha)

Desde la reserva: Panel → Reservas → abrir reserva → panel de factura abajo → formulario de pago rápido

Campos: Importe · Método · Fecha · Referencia (opcional)

Presupuestos

1. Facturas → Nuevo presupuesto → rellenar formulario → Guardar como borrador
2. Enviar PDF al cliente
3. Cliente acepta → abrir presupuesto → Convertir en factura
4. Se crea nueva factura con las mismas líneas; el presupuesto queda como convertido

Plantillas de facturas

Ajustes → Documentos → Plantillas de facturas

• Una plantilla por tipo y idioma
• Escrita en HTML con {{variables}}
• Vista previa en vivo con datos de muestra
• Marcar como predeterminada → aplicada automáticamente

Contratos

Panel → Contratos — lista de todos los contratos de alquiler.

Filtros: Estado · Firma (firmado/no firmado) · Búsqueda · Rango de fechas

Cada fila muestra: número de contrato · cliente y vehículo · período · estado de firma (✓/✗) · descargar PDF

Firma digital: capturada en check-in vía Fast Track o en el panel.

Plantillas de contratos: Ajustes → Documentos → Plantillas de contratos.

25. Autenticación de dos factores (MFA)

Ruta: Panel → Configuración → Seguridad (o Perfil → pestaña Seguridad)

RentClic admite autenticación de dos factores basada en TOTP compatible con Google Authenticator, Authy, 1Password y cualquier aplicación TOTP.

Habilitar 2FA

1. Vaya a Configuración → Seguridad
2. Haga clic en Configurar autenticación de dos factores
3. Escanee el código QR con su aplicación de autenticación
4. Introduzca el código de 6 dígitos para confirmar la configuración
5. 2FA ya está activo en su cuenta

Iniciar sesión con 2FA

Una vez habilitado:

1. Introduzca el correo electrónico + contraseña como de costumbre
2. Se le redirige a una página de verificación
3. Introduzca el código de 6 dígitos de su aplicación de autenticación
4. El código se actualiza cada 30 segundos

Deshabilitar 2FA

Vaya a Configuración → Seguridad → Deshabilitar autenticación de dos factores. Deberá introducir su código TOTP actual para confirmar.

¿Perdió el acceso a su autenticador?

Contacte con soporte — pueden restablecer su 2FA desde el panel de administración.

26. Soporte

Ruta: Panel → Ayuda y soporte

Crear un ticket

1. Haga clic en Nuevo ticket
2. Complete: asunto, categoría, prioridad, descripción
3. Enviar → ticket creado y visible en la lista

Categorías

Niveles de prioridad

Seguimiento

• Los mensajes del equipo de soporte aparecen a la izquierda (azul)
• Sus mensajes aparecen a la derecha (azul)
• Responder a un ticket resuelto lo reabre automáticamente
• Un ticket cerrado ya no puede recibir respuestas

El tamaño del equipo, el almacenamiento y el tiempo de respuesta del soporte dependen del plan — consulte la comparativa de planes.

27. Almacenamiento

Cada plan incluye una cuota de almacenamiento para fotos de vehículos, documentos de clientes y archivos adjuntos.

El tamaño del equipo, el almacenamiento y el tiempo de respuesta del soporte dependen del plan — consulte la comparativa de planes.

Ver el uso

Panel → Configuración → Facturación → sección Almacenamiento (barra de progreso).

• Barra verde → uso normal
• Barra ámbar → >80% usado
• Barra roja → >100%: las cargas quedan bloqueadas hasta que se libere espacio

Liberar espacio

• Eliminar fotos no utilizadas de los registros de vehículos
• Eliminar documentos caducados de los registros de clientes
• Contactar con soporte para aumentar su cuota (actualización del plan)

Módulos avanzados — Funcionalidades opcionales disponibles según su plan. Cada sección indica su requisito de plan.

28. Fianza y Depósito de Garantía

La fianza protege su agencia contra daños, falta de combustible o robo. RentClic soporta dos modelos según el plan.

Fianza simple (todos los planes)

Cada vehículo tiene un importe de fianza en Flota → vehículo → Precios → Fianza.

Funcionamiento:

• Al crear una reserva, el importe se pre-rellena desde la ficha del vehículo
• El agente puede ajustarlo manualmente
• La fianza se muestra en el formulario de reserva online
• Al check-out: retener todo, devolver todo, o importe parcial

Estados de la fianza:

Fianza avanzada — desglose por componentes (Disponible a partir del plan Pro)

Configuración: Configuración → Gestión de fianzas → Fianza avanzada

Active Desglose por componentes — el importe total se calcula como suma de los tres componentes. Al check-out, cada componente se reconcilia por separado.

29. Servicio de Traslados

Disponible a partir del plan Pro

Ruta: /dashboard/transfers

Gestione trayectos punto a punto (traslados aeropuerto, hotel, lanzaderas) de forma independiente al alquiler de vehículos.

Tipos de traslado: Recogida aeropuerto, Entrega aeropuerto, Hotel, Estación, Inter-agencia, Personalizado

Crear un traslado

Traslados → Nuevo traslado:

1. Tipo, dirección de recogida, dirección de entrega, fecha/hora, número de pasajeros
2. Opcional: número de vuelo, punto de encuentro, cliente vinculado o nombre/teléfono directo
3. Asignar conductor y vehículo (opcional)
4. Modelo de precio: Tarifa fija o Por kilómetro (distancia × tarifa)

Flujo de estados

pendiente → confirmado → en camino → llegado → completado
                                         ↘ cancelado (en cualquier momento)

En confirmado con precio > 0: factura creada automáticamente.

Hoja de ruta conductor (PDF)

Página de detalle → Hoja de ruta → PDF imprimible con ruta, hora, datos del cliente, vehículo, notas.

30. Gestión de Conductores

Disponible a partir del plan Pro

Ruta: /dashboard/transfers/drivers

Los conductores son personal operativo gestionado independientemente de las cuentas de usuario.

Añadir un conductor

Campos: Nombre, Apellido, Teléfono, Email, Número de carné, Fecha de caducidad, Notas

Seguimiento del carné de conducir

Funcionalidades

• Activar/Desactivar — los conductores inactivos no aparecen en la asignación
• Historial de misiones — últimos 20 traslados + 20 reservas
• Asignación a traslados y reservas (extra conductor)

31. Gastos

Ruta: /dashboard/expenses

El módulo de Gastos permite registrar todos los costes operativos — reparaciones de vehículos, combustible, multas, limpieza, etc. — con flujo de aprobación opcional e inyección automática en facturas.

Campos de un Gasto

Tipos de Cargo

Flujo de Aprobación

Configurable en Configuración → Gastos. Los gastos por encima del umbral requieren aprobación. Estado: creado → pendiente → aprobado / rechazado.

32. Mantenimiento

Ruta: /dashboard/maintenance

El módulo de Mantenimiento permite registrar todos los servicios y reparaciones de sus vehículos, realizar un seguimiento de próximas fechas y controlar costes.

Campos de un Registro

Al introducir km de servicio, el kilometraje del vehículo se actualiza automáticamente. La ficha muestra alerta de servicio cuando la próxima fecha está en menos de 30 días.

33. Registro de Actividad & Historial

Ruta: /dashboard/settings/activity

RentClic mantiene un registro de auditoría inmutable de cada acción significativa en su agencia.

Historial por Registro

La mayoría de los registros tienen un botón Historial (icono reloj): Reservas, Clientes, Gastos, Mantenimiento, Traslados, Vehículos, Facturas.

Registro Global de Actividad

Configuración → Registro de actividad — feed filtrable por categoría, actor, período y búsqueda libre.

34. Sub-Arrendamiento

Disponible a partir del plan Pro

El sub-arrendamiento permite gestionar vehículos que alquila a proveedores externos y operarlos como parte de su propia flota.

Ruta: /dashboard/sub-rental

34.1 Proveedores de Flota

Empresa externa que le proporciona vehículos bajo contrato de alquiler. Campos: Nombre, Contacto, Teléfono, Email, Dirección, NIF/CIF, Datos bancarios, Notas.

34.2 Préstamos a Socios

Ruta: /dashboard/sub-rental → pestaña Préstamos

Un préstamo a socio es lo contrario del sub-arrendamiento: su agencia presta uno de sus propios vehículos a un socio externo (otra agencia, concesionario, empresa). El socio paga una tarifa diaria — esto es ingreso para su agencia.

Distinto del sub-arrendamiento (alquiler de un vehículo a un proveedor) y de las asignaciones intra-organización (entre sucursales del mismo propietario).

Crear un préstamo a socio

Sub-Arrendamiento → pestaña Préstamos → Nuevo préstamo:

El panel de resumen en tiempo real muestra: tarifa × días + extras − descuento = ingreso total.

El vehículo queda bloqueado automáticamente en el verificador de disponibilidad durante todo el período del préstamo.

Ciclo de estado

Impacto en ingresos y rentabilidad

Los ingresos de préstamos a socios se incluyen en el panel de Rentabilidad. Aparece un badge azul "+X préstamo" en la columna de ingresos del vehículo.

34.3 Arrendamientos de Proveedor

Flujo de estado: Borrador → Activo → Completado / Cancelado

Al crear el contrato la fuente del vehículo → sub_rental. Al completar/cancelar → own. Página de detalle: KPI + tabla de reservas + panel de factura del proveedor.

34.4 Integración en Reservas

Para vehículos con contrato activo aparece un panel discreto interno (solo Owner/Manager) con coste del proveedor y margen.

34.5 Asignaciones Intra-Organización

Ruta: /dashboard/sub-rental/allocations — requiere organización multi-agencia. Estado: Pendiente → Activo → Completado / Cancelado.

34.6 Permisos

35. Seguimiento GPS

Disponible a partir del plan Pro

La mayoría de las agencias ya tiene localizadores en sus coches y una web aparte para mirarlos. Aquí se leen esos datos directamente y la flota aparece en un mapa en vivo dentro de RentClic: una sola sesión en lugar de dos. No vendemos localizadores y no tiene que comprarnos nada.

35.1 Conectar su plataforma

Ajustes → Seguimiento GPS. Elija la plataforma a la que ya informan sus localizadores, pegue un token creado en los ajustes de esa plataforma y guarde. Funciona con el hardware instalado — Teltonika, Queclink o cualquiera que esas plataformas soporten.

35.2 El emparejamiento se hace solo

Cada localizador encuentra su coche: primero por matrícula, después por VIN. AB-123-CD, ab 123 cd y AB123CD son la misma matrícula. Dos localizadores con la misma matrícula es un problema de la plataforma: el segundo se marca como no emparejado en lugar de elegirse en silencio.

35.3 Lo que ve

Mapa en vivo en la barra lateral. Un marcador por coche con su matrícula, coloreado por estado: en marcha, parado, parado una semana o sin señal. Los contadores funcionan como filtros. Al seleccionar un coche verá su último informe, cuánto lleva parado, velocidad, cuentakilómetros y el alquiler en curso.

35.4 Lo que una web de tracking no puede mostrarle

El portal de su localizador nunca ha visto sus contratos. Este sí. Por eso la ficha también dice quién tiene el coche y cuándo lo devuelve, cuánto retraso lleva y cuántos kilómetros por encima del límite va ya el cliente, mientras sigue conduciendo.

35.5 Dos cosas que cambian sus números

El cuentakilómetros alimenta el kilometraje del vehículo, así la rentabilidad por coche y la próxima revisión dejan de depender de que alguien escriba una lectura. La cifra solo avanza.

El tiempo inmovilizado se vuelve visible. Un coche que no se mueve en ocho días dice ocho días; un portal de localizador diría «visto hace dos minutos», porque un coche parado sigue informando.

35.6 Cada cuánto se actualiza

Cada hora, automáticamente. Leer ahora hace lo mismo al instante. Si una plataforma rechaza la conexión, el motivo se muestra ahí en lugar de fallar en silencio.

35.7 Por dónde ha pasado

Seleccione un coche y elija un periodo: las últimas 24 horas, tres días o siete. El recorrido se dibuja en el mapa, hueco donde salió y relleno donde acabó, con la distancia recorrida y la velocidad máxima registrada encima.

El trazado se lee de su plataforma en el momento en que lo pide, al ritmo con que emite el dispositivo, que es de segundos y no de horas. No guardamos ninguna copia: una captura horaria nuestra dibujaría una línea recta entre dos horas, y un coche que hiciera cuarenta kilómetros de ida y vuelta en una hora parecería no haberse movido.

36. Distribución por intermediarios (Rentalcars, DiscoverCars, Expedia, Kayak)

Disponible a partir del plan Pro

Nadie busca una agencia por su nombre: se busca en Rentalcars, DiscoverCars, Expedia y Kayak, que no poseen ni un coche. Revenden las flotas de las agencias conectadas y solo aceptan proveedores cuyo software sepa responder a sus peticiones. Por eso una agencia sin sistema conectado queda fuera antes de hablar de tarifas.

36.1 Lo que hace usted y lo que hacemos nosotros

Usted firma el contrato comercial con cada marketplace: revisan sus oficinas, su registro fiscal y sus estándares.

RentClic es el sistema conectado que exigen. Ellos lo consultan; usted no pega nada en su web.

36.2 Activarlo

Ajustes → Distribución por intermediarios. Active la opción, fije un recargo de canal si lo desea (sube la tarifa solo para los marketplaces; su mostrador no cambia), elija los vehículos o déjelo vacío para todos, y cree una clave en Ajustes → Claves API con los permisos ota:read y ota:book.

36.3 Qué coches pueden listarse realmente

La misma pantalla lista los que no pueden, y por qué. La búsqueda se basa en la clase ACRISS — tamaño, carrocería, transmisión y combustible — y un coche sin transmisión o combustible no tiene código, así que nunca se mostraría. La pantalla nombra el campo que falta coche por coche.

36.4 Qué recibe el intermediario

Disponibilidad y tarifas en directo: un coche vendido en el mostrador hace un minuto ya no está. Las tarifas son las suyas — tramo, temporada, recargo de canal. Las reservas entran en su calendario con la referencia del intermediario guardada. Una petición repetida con la misma referencia devuelve la reserva existente, así que un timeout no puede duplicarla.