Un contrato de alquiler no sirve de nada mientras todo va bien. Se gana el sueldo el día en que un coche vuelve con una aleta hundida y el cliente dice que ya estaba así.
Esto es lo que necesita para aguantar ese día.
Lo que tiene que figurar
Nada de esto es opcional, y cada línea ausente es un argumento regalado a la otra parte.
Las partes, con el número de carnet del conductor y su validez. El vehículo, con matrícula, modelo y kilometraje de salida. Las fechas y horas de salida y devolución, a la hora y no al día. El precio, desglosado. La fianza, su importe y las condiciones de devolución. El combustible a la salida y el nivel esperado al volver. Los conductores autorizados, por su nombre.
Y la cobertura del seguro, con la franquicia escrita en cifras. La mayoría de los litigios por daños vienen de un cliente que creía estar cubierto del todo.
Los cinco olvidos más frecuentes
Los cargos que llegan después. Peajes, multas, estacionamiento. Sin una cláusula que diga que se repercuten y con qué gasto de gestión, acaba reclamando una suma que el cliente nunca aceptó. Es el olvido más caro de la lista.
El territorio permitido. Muchos contratos no dicen nada sobre fronteras. Si su seguro no cubre un país vecino, el contrato tiene que decirlo.
El retraso en la devolución. ¿A partir de cuándo una hora de retraso pasa a ser un día facturado? Escriba el umbral, o se negociará en el mostrador.
El kilometraje. Ilimitado, o incluido con un precio por kilómetro a partir de cierto punto. En el segundo caso, la cifra de salida va en el contrato firmado, no en una libreta.
La avería y la inmovilización. Quién paga la grúa, en qué plazo sustituye el vehículo y qué pasa con el precio si el cliente se queda tres días sin coche.
El parte de estado vale más que el contrato
Un contrato perfecto no prueba el estado del vehículo a la salida. Solo las fotos lo hacen.
Hágalas a la salida y a la vuelta, de todas las caras, con fecha y el cuentakilómetros legible. Hágaselas firmar al cliente en el momento, no al día siguiente. En caso de discusión, una serie de fotos con hora y contrafirmadas cierra el asunto en treinta segundos, mientras que una casilla marcada en un esquema de carrocería no prueba nada.
Por eso el parte de estado y el contrato deben vivir en el mismo sitio. Separados, las fotos acaban en un móvil y el contrato en una carpeta, y el día del litigio nadie encuentra los dos.
La firma
La firma manuscrita en papel sigue siendo válida, pero supone que encuentre el papel. La firma electrónica tiene el mismo valor jurídico en la Unión Europea siempre que pueda demostrar quién firmó, cuándo y que el documento no ha cambiado desde entonces.
La ventaja práctica zanja el debate de todos modos: un contrato firmado en pantalla llega al cliente por correo en el mismo segundo, y usted guarda una copia que nadie puede extraviar.
Una plantilla por tipo de alquiler
Un alquiler de tres días a un turista y una puesta a disposición de seis meses a una empresa no piden las mismas cláusulas. Corto plazo, largo plazo, empresa, con conductor: tenga una plantilla para cada caso en vez de un contrato único que se retoca a mano, porque un contrato retocado a mano acaba arrastrando una cláusula del año pasado.
En Rentclic las plantillas se configuran una vez, la correcta se elige sola según la duración y el tipo de cliente, y el documento sale firmado con las fotos del parte de estado adjuntas a la misma reserva.
Las cláusulas que fallan cuando se ponen a prueba
Una cláusula que existe no es lo mismo que una cláusula que funciona. Cuatro formas en que un contrato bienintencionado se viene abajo.
Nunca se mostró antes de la firma. Condiciones al dorso de una página que el cliente no leyó, o un anexo mencionado pero no entregado, son lo primero que un juez descarta. Si una condición importa, tiene que estar en la página que el cliente firma, no detrás de un enlace.
Es desproporcionada. Una penalización sin relación con el daño suele reducirse a nada antes que a algo razonable. Cobrar ciento cincuenta por una llave perdida es recuperar un coste. Cobrar quinientos es invitar a alguien a discutir, y ganará.
Se contradice. La política de combustible dice lleno a lleno, el mostrador toma una fianza por un depósito lleno, y la factura añade unos gastos de servicio que nadie mencionó. Tres documentos, tres respuestas, ningún acuerdo.
Nadie puede aportarla. La versión firmada tiene que poder recuperarse dieciocho meses después, tal como se firmó. Un contrato que aún puede editar después es un contrato cuya firma prueba bien poco.
Segundo conductor, territorio y salir del país
Tres cláusulas que parecen menores hasta el día en que dejan de serlo.
El conductor adicional. Toda persona que vaya a conducir debe estar nombrada y su permiso registrado antes de hacerlo. Un conductor no declarado al volante suele estar fuera de su seguro, lo que significa que un siniestro que creía cubierto es suyo. Es un paso de dos minutos en el mostrador y es el que más se salta.
Dónde puede ir el vehículo. Diga claramente qué países están permitidos y cuáles no. Los ferris, las pistas sin asfaltar y los pasos fronterizos aparecen todos en las condiciones del seguro, y un cliente que no lo sabe lo descubrirá en el peor momento.
El alquiler largo. Pasado un mes, las hipótesis de desgaste de un contrato diario dejan de valer. Fije un cupo de kilómetros y una tarifa por encima, acuerde quién hace el mantenimiento y cuándo, y diga qué pasa si el coche tiene que volver antes. Un alquiler de tres meses escrito sobre un contrato de tres días es un litigio esperando fecha.
La fianza merece tratamiento aparte: cuánto, cuándo vuelve y qué puede retener es donde en realidad empiezan la mayoría de los conflictos.
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Preguntas que nos hacen
¿Qué debe contener un contrato de alquiler de vehículo?
Las partes y los datos del permiso de conducir, el vehículo y su estado en la entrega, las fechas y lugares de salida y devolución, el precio y lo que incluye, la fianza y su plazo de devolución, el seguro y su franquicia, y lo que puede facturar después de la devolución. Todo lo que piense facturar más tarde debe estar nombrado antes de la firma.
¿Sirve legalmente un parte de estado fotografiado?
Es el documento más útil que tendrá en una disputa por daños, siempre que lleve marca de tiempo, muestre todo el vehículo y no solo el daño que ya conocía, y el cliente lo haya reconocido. Un parte que el cliente nunca vio prueba que usted hizo fotos, no que él estuviera de acuerdo.
¿Puedo quedarme la fianza por un daño visto después de la devolución?
Solo por un daño que pueda demostrar que no existía en la entrega, que es para lo que sirve el parte de estado. Diga al cliente qué retiene y por qué, con las pruebas, en vez de dejar que la fianza simplemente no vuelva. La mayoría de las disputas son por el silencio, no por el importe.
¿Vale una firma electrónica en un contrato de alquiler?
En la mayoría de jurisdicciones sí, si puede mostrar quién firmó, cuándo y qué documento exacto se le presentó. Conserve la versión firmada tal como estaba en ese momento. Un contrato que aún puede editar después es un contrato cuya firma prueba bien poco.