Casi todas las agencias de alquiler independientes empiezan en una hoja de cálculo, y esa es la forma correcta de empezar. No cuesta nada, hace exactamente lo que se le dice, y para seis coches y una persona es sinceramente mejor que un software.
El problema es que deja de funcionar poco a poco, no de golpe. Nadie se despierta con la hoja rota. Simplemente cuesta un poco más cada mes, de formas que no aparecen en ningún sitio donde se le ocurriría mirar.
Las cuatro cosas que una hoja de cálculo no puede hacer
No «hace mal». No puede.
Decirle qué está libre ahora mismo. Un calendario de reservas no es disponibilidad. La disponibilidad es ese calendario menos el coche que está en el taller, menos el que volvió tarde, menos el que sigue en limpieza, y tiene que ser correcta en el instante en que alguien está delante preguntando. Una hoja puede enseñarle la primera parte y nada del resto.
Ser una sola versión. En cuanto una segunda persona la necesita, tiene una copia en un portátil, una copia en una carpeta compartida y una copia en el correo de alguien. Se contradirán en menos de una semana, y la contradicción la descubrirá un cliente.
Producir un documento. Un contrato, un parte de estado firmado, una factura con la numeración correcta. Puede hacerlos a mano, y la mayoría de agencias lo hace: ahí se van las horas y ahí viven los errores.
Recordar lo que pasó. Quién cambió el precio, cuándo se devolvió la fianza, en qué estado estaba el coche hace dieciocho meses. Una hoja guarda el estado actual de las cosas. Los conflictos van del pasado.
Las señales de que ya cruzó la línea
No hacen falta todas. Con dos suele bastar.
- Se prometió el mismo coche a dos personas, más de una vez este año.
- Lleva un segundo registro no oficial: un cuaderno, un álbum de fotos en el móvil, un hilo de WhatsApp.
- Alguien que no es usted tiene que responder a una pregunta sobre una reserva, y no puede.
- Dejó de perseguir cargos pequeños porque encontrar el alquiler lleva más tiempo del que vale el dinero.
- No puede decir cuál fue su tasa de utilización el mes pasado sin una tarde de trabajo.
- Un cliente pidió copia de su contrato del año pasado y tuvo que decir que lo buscaría.
La última es la que hay que tomarse en serio. No es un problema de eficiencia, es un problema de prueba, y es del tipo que solo aparece cuando algo ya ha salido mal.
Limpie los datos antes de moverlos, no después
La causa principal de un mal primer mes es importar una hoja desordenada y luego trabajar dentro del desorden.
Dedique una tarde a tres listas antes de importar nada.
Vehículos. Una fila por coche, con la matrícula escrita siempre igual. Decida el formato ahora, porque una matrícula escrita de tres maneras son tres vehículos en cualquier sistema al que vaya.
Clientes. Fusione los duplicados. La misma persona suele estar dos veces, una con una errata en el apellido y otra con un teléfono distinto. El sistema que elija conservará fielmente ambos.
Alquileres abiertos. Son los que hay que meter a mano el día del cambio. Rara vez son más de una docena, y son los únicos registros donde un error se nota de inmediato.
Todo lo demás, el histórico de reservas y las facturas viejas, puede quedarse donde está. Necesita poder leerlo durante un año, no moverlo.
Cómo es un buen primer mes
No intente usarlo todo. Tres hábitos, en este orden.
Semana uno: meta cada reserva nueva solo en el sistema nuevo. Deje la hoja abierta para consultar, pero deje de escribir en ella. Dos fuentes de verdad valen menos que cualquiera de las dos por separado.
Semana dos: saque todos los contratos y facturas del sistema. Incluso los que parecen más rápidos a mano. Lo que importa es que el registro exista, no que ese contrato en concreto fuera más rápido.
Semana tres: mire una cifra. La utilización, o la facturación del mes. No porque vaya a actuar en la semana tres, sino porque es la primera vez que la verá sin hacer cuentas, y ese es el momento en que el cambio empieza a pagar.
Al final del mes la pregunta se responde sola. Si volvería a la hoja de cálculo, el software no era el adecuado. Casi nadie vuelve.
Siga por aquí
Si está comparando opciones, las cifras con nombre están en seis plataformas y lo que cobran de verdad, y la prueba que lo decide está en cómo elegir un software de alquiler.
Preguntas que nos hacen
¿Se puede llevar un alquiler de coches con Excel?
Sí, y para unos seis vehículos con una sola persona al mando suele ser la opción sensata. Deja de funcionar cuando una segunda persona necesita la misma información, cuando hay que producir documentos de forma fiable, o cuando la disponibilidad debe ser correcta en el mostrador y no aproximadamente correcta.
¿A partir de cuántos vehículos hace falta un software?
El umbral no es un número de coches, es la cantidad de cosas que lleva en la cabeza. La mayoría de agencias lo cruzan entre ocho y quince vehículos, pero una flota de cinco coches con dos empleados y reservas en línea lo cruza antes que una de veinte llevada por una sola persona.
¿Qué riesgo tiene dejar la hoja de cálculo en plena temporada?
Sobre todo el de no tener capacidad para aprender nada en su mes más cargado, de modo que el primer error convence a todos de que el sistema nuevo no funciona. Cambie en un mes flojo, haga funcionar los dos durante dos semanas, y meta sus contratos abiertos a mano.
¿Perderé mi histórico si cambio?
No si conserva la hoja. Necesita que las reservas viejas sean legibles, no migradas. Exporte lo que tiene a un fichero sencillo, guárdelo donde vaya a encontrarlo, e importe al sistema nuevo solo vehículos, clientes y alquileres abiertos.