Quase todas as empresas de aluguer independentes começam numa folha de cálculo, e essa é a forma certa de começar. Não custa nada, faz exatamente o que lhe dizem, e para seis carros e uma pessoa é sinceramente melhor do que um software.
O problema é que deixa de funcionar aos poucos, não de repente. Ninguém acorda com a folha estragada. Simplesmente custa um pouco mais todos os meses, de maneiras que não aparecem em lado nenhum onde se lembraria de olhar.
As quatro coisas que uma folha de cálculo não consegue fazer
Não «faz mal». Não consegue.
Dizer-lhe o que está livre agora. Um calendário de reservas não é disponibilidade. Disponibilidade é esse calendário menos o carro que está na oficina, menos o que voltou tarde, menos o que ainda está na lavagem, e tem de estar certa no instante em que alguém está à sua frente a perguntar. Uma folha mostra-lhe a primeira parte e nada do resto.
Ser uma só versão. No momento em que uma segunda pessoa precisa dela, tem uma cópia num portátil, uma numa pasta partilhada e uma no email de alguém. Vão contradizer-se em menos de uma semana, e a contradição será descoberta por um cliente.
Produzir um documento. Um contrato, um auto de estado assinado, uma fatura com a numeração certa. Pode fazê-los à mão, e a maioria faz: é aí que se vão as horas e é aí que moram os erros.
Lembrar-se do que aconteceu. Quem mudou o preço, quando a caução voltou, em que estado estava o carro há dezoito meses. Uma folha guarda o estado atual das coisas. Os litígios são sobre o passado.
Os sinais de que passou a linha
Não precisa de todos. Dois costumam bastar.
- O mesmo carro foi prometido a duas pessoas, mais de uma vez este ano.
- Mantém um segundo registo não oficial: um caderno, um álbum de fotografias no telemóvel, uma conversa de WhatsApp.
- Alguém que não é você tem de responder a uma pergunta sobre uma reserva, e não consegue.
- Deixou de correr atrás de valores pequenos porque encontrar o aluguer demora mais do que o dinheiro vale.
- Não consegue dizer qual foi a sua taxa de utilização no mês passado sem uma tarde de trabalho.
- Um cliente pediu cópia do contrato do ano passado e teve de dizer que ia procurar.
O último é o que deve levar a sério. Não é um problema de eficiência, é um problema de prova, e é do tipo que só aparece quando alguma coisa já correu mal.
Limpe os dados antes de os mover, não depois
A maior causa de um mau primeiro mês é importar uma folha desarrumada e depois trabalhar dentro da desarrumação.
Dedique uma noite a três listas antes de importar seja o que for.
Veículos. Uma linha por carro, com a matrícula escrita sempre da mesma maneira. Decida o formato agora, porque uma matrícula escrita de três maneiras são três veículos em qualquer sistema para onde vá.
Clientes. Junte os duplicados. A mesma pessoa costuma estar lá duas vezes, uma com um erro no apelido e outra com um telefone diferente. Qualquer sistema que escolha vai preservar fielmente os dois.
Alugueres abertos. São os que deve introduzir à mão no dia da mudança. Raramente são mais de uma dúzia, e são os únicos registos onde um erro se sente de imediato.
Tudo o resto, o histórico de reservas e as faturas antigas, pode ficar onde está. Precisa de conseguir lê-lo durante um ano, não de o mudar de sítio.
Como é um bom primeiro mês
Não tente usar tudo. Três hábitos, por esta ordem.
Semana um: introduza cada reserva nova só no sistema novo. Mantenha a folha aberta para consulta, mas deixe de escrever nela. Duas fontes de verdade valem menos do que qualquer uma delas sozinha.
Semana dois: tire todos os contratos e faturas do sistema. Mesmo os que parecem mais rápidos à mão. O que interessa é que o registo exista, não que aquele contrato tenha sido mais rápido.
Semana três: olhe para um número. A utilização, ou a faturação do mês. Não porque vá agir na semana três, mas porque é a primeira vez que o vê sem fazer contas, e é esse o momento em que a mudança começa a pagar-se.
No fim do mês a pergunta responde-se sozinha. Se voltaria à folha de cálculo, o software não era o certo. Quase ninguém volta.
Leia a seguir
Se está a comparar opções, os valores com nome estão em seis plataformas e quanto custam realmente, e o teste que decide está em como escolher um software de aluguer.
Perguntas que nos fazem
Dá para gerir um aluguer de automóveis com Excel?
Dá, e para uns seis veículos com uma só pessoa a tratar de tudo é muitas vezes a escolha sensata. Deixa de funcionar quando uma segunda pessoa precisa da mesma informação, quando é preciso produzir documentos de forma fiável, ou quando a disponibilidade tem de estar certa ao balcão e não aproximadamente certa.
A partir de quantos veículos preciso de software?
O limiar não é um número de carros, é a quantidade de coisas que guarda de cabeça. A maioria das empresas passa-o entre os oito e os quinze veículos, mas uma frota de cinco com dois funcionários e reservas em linha passa-o mais cedo do que uma de vinte gerida por uma pessoa só.
Que risco tem sair da folha de cálculo em plena época?
Sobretudo o de não ter capacidade para aprender nada no mês mais carregado, pelo que o primeiro erro convence toda a gente de que o sistema novo não funciona. Mude num mês fraco, faça correr os dois durante duas semanas, e introduza os contratos abertos à mão.
Vou perder o meu histórico se mudar?
Não, se guardar a folha. Precisa que as reservas antigas sejam legíveis, não migradas. Exporte o que tem para um ficheiro simples, guarde-o onde o vá encontrar, e importe para o sistema novo apenas veículos, clientes e alugueres abertos.