Presque toutes les agences de location indépendantes commencent sur un tableur, et c'est la bonne façon de commencer. Cela ne coûte rien, cela fait exactement ce qu'on lui dit, et pour six voitures et une personne c'est sincèrement mieux qu'un logiciel.
Le problème est qu'il cesse de fonctionner progressivement, pas d'un coup. Personne ne se réveille un matin avec un tableur cassé. Il coûte simplement un peu plus cher chaque mois, d'une manière qui n'apparaît nulle part où vous auriez l'idée de regarder.
Les quatre choses qu'un tableur ne peut pas faire
Pas « fait mal ». Ne peut pas.
Vous dire ce qui est libre maintenant. Un calendrier de réservations n'est pas une disponibilité. La disponibilité, c'est ce calendrier moins la voiture à l'atelier, moins celle qui est rentrée en retard, moins celle qui est encore au nettoyage, et elle doit être juste à l'instant où quelqu'un est devant vous à poser la question. Un tableur peut vous montrer la première partie et rien du reste.
Être une seule version. Dès qu'une deuxième personne en a besoin, vous avez une copie sur un portable, une copie dans un dossier partagé et une copie dans la boîte mail de quelqu'un. Elles se contrediront en moins d'une semaine, et c'est un client qui découvrira la contradiction.
Produire un document. Un contrat, un état des lieux signé, une facture avec la bonne numérotation. Vous pouvez les fabriquer à la main, et la plupart des agences le font : c'est là que passent les heures et c'est là que vivent les erreurs.
Se souvenir de ce qui s'est passé. Qui a changé le prix, quand le dépôt a été rendu, dans quel état était la voiture il y a dix-huit mois. Un tableur détient l'état actuel des choses. Les litiges portent sur le passé.
Les signes que la limite est passée
Il n'est pas nécessaire de tous les cocher. Deux suffisent en général.
- Deux personnes se sont vu promettre la même voiture, plus d'une fois cette année.
- Vous tenez un second registre officieux : un cahier, un album photo sur votre téléphone, un fil WhatsApp.
- Quelqu'un d'autre que vous doit répondre à une question sur une réservation, et n'y arrive pas.
- Vous avez cessé de courir après les petits montants parce que retrouver la location prend plus de temps que l'argent ne vaut.
- Vous ne pouvez pas dire quel était votre taux d'utilisation le mois dernier sans y passer une après-midi.
- Un client a demandé une copie de son contrat de l'an dernier et vous avez dû répondre que vous alliez chercher.
Le dernier est celui à prendre au sérieux. Ce n'est pas un problème d'efficacité, c'est un problème de preuve, et c'est le genre qui n'apparaît qu'une fois que quelque chose a déjà mal tourné.
Nettoyez les données avant de les déplacer, pas après
La première cause d'un mauvais premier mois est d'importer un tableur en désordre puis de travailler à l'intérieur du désordre.
Passez une soirée sur trois listes avant d'importer quoi que ce soit.
Les véhicules. Une ligne par voiture, avec la plaque écrite toujours de la même façon. Décidez du format maintenant, parce qu'une plaque écrite de trois façons fait trois véhicules dans n'importe quel système d'arrivée.
Les clients. Fusionnez les doublons. La même personne y figure en général deux fois, une fois avec une faute dans le nom et une fois avec un autre numéro. Le système que vous choisirez conservera fidèlement les deux.
Les locations en cours. Ce sont celles à saisir à la main le jour de la bascule. Il y en a rarement plus d'une douzaine, et ce sont les seuls enregistrements où une erreur se sent tout de suite.
Tout le reste, l'historique des réservations et les anciennes factures, peut rester où il est. Vous avez besoin de pouvoir le lire pendant un an, pas de le déplacer.
À quoi ressemble un bon premier mois
N'essayez pas de tout utiliser. Trois habitudes, dans cet ordre.
Semaine un : saisissez toute nouvelle réservation uniquement dans le nouveau système. Gardez le tableur ouvert pour consultation, mais n'y écrivez plus. Deux sources de vérité valent moins que l'une ou l'autre seule.
Semaine deux : sortez tous les contrats et toutes les factures du système. Y compris ceux qui semblent plus rapides à la main. Ce qui compte est que la trace existe, pas que ce contrat-là ait été plus vite.
Semaine trois : regardez un chiffre. Le taux d'utilisation, ou le chiffre du mois. Pas parce que vous agirez dessus en semaine trois, mais parce que c'est la première fois que vous le verrez sans faire de calcul, et c'est le moment où le changement commence à payer.
À la fin du mois, la question se répond d'elle-même. Si vous retourneriez au tableur, le logiciel n'était pas le bon. Presque personne n'y retourne.
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Si vous comparez des solutions, les chiffres nommés sont dans six plateformes et ce qu'elles coûtent vraiment, et le test qui tranche est dans comment choisir son logiciel de location.
Les questions qu'on nous pose
Peut-on gérer une agence de location avec Excel ?
Oui, et pour six véhicules environ avec une seule personne aux commandes c'est souvent le choix raisonnable. Cela cesse de marcher quand une deuxième personne a besoin des mêmes informations, quand il faut produire des documents de façon fiable, ou quand la disponibilité doit être juste au comptoir et non à peu près juste.
À partir de combien de véhicules faut-il un logiciel ?
Le seuil n'est pas un nombre de voitures, c'est le nombre de choses que vous tenez de tête. La plupart des agences le franchissent entre huit et quinze véhicules, mais une flotte de cinq voitures avec deux salariés et des réservations en ligne le franchit plus tôt qu'une flotte de vingt tenue par une seule personne.
Quel est le risque de quitter le tableur en pleine saison ?
Surtout celui de n'avoir aucune capacité d'apprentissage pendant votre mois le plus chargé, si bien que la première erreur convainc tout le monde que le nouveau système ne marche pas. Changez pendant un mois creux, faites tourner les deux pendant deux semaines, et saisissez vos contrats en cours à la main.
Vais-je perdre mon historique en changeant ?
Non si vous gardez le tableur. Vous avez besoin que les anciennes réservations soient lisibles, pas migrées. Exportez ce que vous avez dans un fichier simple, rangez-le à un endroit que vous retrouverez, et n'importez dans le nouveau système que les véhicules, les clients et les locations en cours.