Un contrat de location ne sert à rien quand tout se passe bien. Il sert le jour où une voiture revient avec une aile enfoncée et où le client dit qu'elle était déjà comme ça.
Voilà ce qu'il doit contenir pour tenir ce jour-là.
Les mentions qui doivent y figurer
Rien de tout ceci n'est optionnel, et chaque ligne absente est un argument offert à la partie adverse.
Les parties, avec le numéro de permis du conducteur et sa validité. Le véhicule, avec la plaque, le modèle et le kilométrage au départ. Les dates et heures de départ et de retour, à l'heure près et non à la journée. Le prix, avec le détail de ce qui le compose. Le dépôt de garantie, son montant et les conditions de sa restitution. Le carburant au départ et le niveau attendu au retour. Les conducteurs autorisés, nommément.
Et la couverture d'assurance, avec la franchise écrite en chiffres. La plupart des litiges sur les dommages viennent d'un client qui pensait être couvert intégralement.
Les cinq oublis les plus fréquents
Les frais qui arrivent après. Péages, amendes, stationnement. Sans une clause disant qu'ils sont refacturés et à quel tarif administratif, vous vous retrouvez à réclamer une somme que le client n'a jamais acceptée. C'est l'oubli le plus coûteux de la liste.
La zone géographique autorisée. Beaucoup de contrats ne disent rien sur les frontières. Si votre assurance ne couvre pas un pays voisin, le contrat doit l'écrire.
Le retard au retour. À partir de quand une heure de retard devient-elle une journée facturée ? Écrivez le seuil, sinon il se négociera au comptoir.
Le kilométrage. Illimité, ou compris avec un prix au kilomètre au-delà. Dans le second cas, le chiffre de départ doit être au contrat et signé, pas noté sur un carnet.
La panne et l'immobilisation. Qui paie le remorquage, sous quel délai vous remplacez le véhicule, et ce qui arrive au prix si le client reste trois jours sans voiture.
L'état des lieux vaut plus que le contrat
Un contrat parfait ne prouve pas l'état du véhicule au départ. Seules les photos le font.
Faites-en au départ et au retour, toutes les faces, datées, avec le compteur lisible. Faites-les signer par le client sur le moment, pas le lendemain. En cas de contestation, une série de photos horodatées et contresignées met fin à la discussion en trente secondes, là où une case cochée sur un schéma de carrosserie ne prouve rien.
C'est la raison pour laquelle l'état des lieux et le contrat doivent vivre au même endroit. Séparés, les photos finissent dans un téléphone et le contrat dans un classeur, et le jour du litige personne ne retrouve les deux.
La signature
La signature manuscrite sur papier reste valable, mais elle suppose que vous retrouviez le papier. La signature électronique a la même valeur juridique dans l'Union européenne dès lors que vous pouvez montrer qui a signé, quand, et que le document n'a pas bougé depuis.
L'avantage pratique l'emporte largement sur le débat : un contrat signé sur un écran part par e-mail au client dans la seconde, et vous en gardez une copie que personne ne peut égarer.
Un modèle par type de location
Une location de trois jours à un touriste et une mise à disposition de six mois à une entreprise ne demandent pas les mêmes clauses. Court terme, long terme, société, avec conducteur : gardez un modèle par cas plutôt qu'un contrat unique que l'on adapte à la main, parce qu'un contrat adapté à la main finit par contenir une clause de l'année dernière.
Dans Rentclic, les modèles se paramètrent une fois, le bon se choisit automatiquement selon la durée et le type de client, et le document part signé avec les photos de l'état des lieux attachées à la même réservation.
Les clauses qui lâchent quand on les éprouve
Une clause qui existe n'est pas une clause qui tient. Quatre façons dont un contrat bien intentionné s'écroule.
Elle n'a jamais été montrée avant la signature. Des conditions au dos d'une page que le client n'a pas lue, ou une annexe mentionnée mais jamais remise, sont la première chose qu'un juge écarte. Si une condition compte, elle doit figurer sur la page que le client signe, pas derrière un lien.
Elle est disproportionnée. Une pénalité sans rapport avec le préjudice est en général réduite à rien plutôt qu'à quelque chose de raisonnable. Facturer cent cinquante euros pour une clé perdue, c'est récupérer un coût. En facturer cinq cents, c'est inviter quelqu'un à contester, et il gagnera.
Elle se contredit. La politique carburant dit plein à plein, le comptoir prend une caution pour un plein, et la facture ajoute des frais de service dont personne n'a parlé. Trois documents, trois réponses, aucun accord.
Personne ne peut la produire. La version signée doit être retrouvable dix-huit mois plus tard, dans l'état où elle a été signée. Un contrat que vous pouvez encore modifier ensuite est un contrat dont la signature ne prouve pas grand-chose.
Second conducteur, territoire et passage de frontière
Trois clauses qui semblent mineures jusqu'au jour où elles ne le sont plus.
Le conducteur additionnel. Toute personne qui va conduire doit être nommée et son permis enregistré avant qu'elle ne conduise. Un conducteur non déclaré au volant est en général hors de votre assurance, ce qui veut dire qu'un sinistre que vous croyiez couvert est pour vous. C'est une étape de deux minutes au comptoir et c'est celle qu'on saute le plus souvent.
Où le véhicule a le droit d'aller. Dites clairement quels pays sont autorisés et lesquels ne le sont pas. Les ferries, les pistes et les passages de frontière figurent tous dans les conditions d'assurance, et un client qui l'ignore le découvrira au plus mauvais moment.
La location longue. Passé un mois, les hypothèses d'usure d'un contrat journalier ne tiennent plus. Fixez un forfait kilométrique et un tarif au-delà, convenez qui fait l'entretien et quand, et dites ce qui se passe si la voiture doit rentrer plus tôt. Une location de trois mois écrite sur un contrat de trois jours est un litige qui attend sa date.
Le dépôt de garantie mérite son propre traitement : combien, quand il revient et ce que vous pouvez retenir, c'est là que la plupart des litiges commencent réellement.
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Les questions qu'on nous pose
Que doit contenir un contrat de location de véhicule ?
Les parties et le permis du conducteur, le véhicule et son état au départ, les dates et lieux de départ et de retour, le prix et ce qu'il comprend, le dépôt de garantie et son délai de restitution, l'assurance et sa franchise, et ce que vous pouvez facturer après le retour. Tout ce que vous comptez facturer plus tard doit être nommé avant la signature.
Un état des lieux photographié a-t-il une valeur ?
C'est le document le plus utile que vous ayez dans un litige de dommage, à condition qu'il soit horodaté, qu'il montre tout le véhicule et pas seulement le dégât que vous connaissiez déjà, et que le client en ait pris acte. Un état des lieux que le client n'a jamais vu prouve que vous avez pris des photos, pas qu'il était d'accord.
Puis-je garder le dépôt pour un dommage constaté après le retour ?
Seulement pour un dommage dont vous pouvez montrer qu'il n'existait pas au départ, ce à quoi sert l'état des lieux. Dites au client ce que vous retenez et pourquoi, preuves à l'appui, plutôt que de laisser le dépôt ne pas revenir en silence. La plupart des litiges portent sur le silence, pas sur le montant.
Une signature électronique tient-elle sur un contrat de location ?
Dans la plupart des pays oui, si vous pouvez montrer qui a signé, quand, et quel document exact lui a été présenté. Conservez la version signée telle qu'elle était à cet instant. Un contrat que vous pouvez encore modifier après coup est un contrat dont la signature ne prouve pas grand-chose.