RentClic — Guide Propriétaire

Version 2.4 — Avril 2026 | Ce guide couvre tout ce qu'un Propriétaire peut faire dans RentClic.

Table des matières

Opérations principales

1. Rôles dans RentClic
2. Onboarding — Créer votre agence
3. Structure de navigation
4. Tableau de bord opérationnel
5. Rapports, Performances & Analytiques
6. Gestion de la flotte
7. Réservations
8. Clients

Canaux client

9. Fast Track — Pré-enregistrement client
10. Portail client
11. Showroom public
12. Widget intégrable

Paramètres & Configuration

13. Paramètres de l'agence
14. Équipe & Rôles
15. Rôles & Permissions — Matrice avancée
16. Visibilité des tableaux de bord — Qui voit quoi

Entreprise & Facturation

17. Multi-agences & Hiérarchie entreprise
18. Vue d'ensemble organisation & Objectifs
19. Commissions
20. Facturation RentClic
21. Webhooks & Intégrations
22. Clés API

Documents & Finance

23. Factures, Devis & Contrats
24. Authentification à deux facteurs (MFA)
25. Support
26. Stockage

Modules avancés

27. Cautions & Dépôts de garantie
28. Service de transfert
29. Gestion des chauffeurs
30. Dépenses
31. Maintenance
32. Journal d'activité & Historique
33. Sous-Location — Flotte externe & Prêts partenaires
34. Suivi GPS
35. Distribution via courtiers (Rentalcars, DiscoverCars, Expedia, Kayak)

1. Rôles dans RentClic

RentClic dispose de quatre rôles utilisateur. Chaque rôle possède un ensemble de permissions par défaut, personnalisable de manière granulaire dans Paramètres → Rôles & Permissions.

En tant que propriétaire, vous êtes le seul à pouvoir gérer les abonnements, supprimer des membres de l'équipe et accéder aux paramètres multi-agences.

2. Onboarding

Créer votre agence

1. Rendez-vous sur rentclic.com/register
2. Renseignez : nom, email, mot de passe
3. Vérifiez votre email (lien de confirmation envoyé)
4. Assistant de configuration en 4 étapes :
   • Étape 1 — Informations sur l'agence (nom, couleur, adresse)
   • Étape 2 — Localisation (langue, devise, fuseau horaire)
   • Étape 3 — Ajout de votre premier véhicule
   • Étape 4 — Inviter votre équipe (optionnel)
5. Votre tableau de bord est disponible immédiatement

Essai gratuit

14 jours sans carte bancaire requise. À la fin, choisissez un plan ou contactez le support.

3. Structure de navigation

Le tableau de bord est organisé en 6 groupes logiques, chacun représenté par une icône dans la barre latérale gauche. Cliquer sur un groupe ouvre un panneau avec toutes les pages du groupe.

Astuce : Appuyez sur ⌘K (Mac) ou Ctrl+K (Windows) pour ouvrir la palette de commandes et accéder instantanément à n'importe quelle page.

Navigation mobile

Sur mobile, les groupes apparaissent dans une barre d'onglets en bas. Touchez un groupe pour ouvrir un tiroir avec ses pages. Le profil et le changement d'agence sont accessibles via l'icône profil.

4. Tableau de bord opérationnel

URL : /dashboard

Cartes KPI (en haut de page)

Alertes automatiques

Le tableau de bord affiche automatiquement :

• Retours en retard — véhicules non rendus à temps
• Réservations à confirmer — demandes en attente (mode demande)
• Documents expirés — permis de conduire ou pièces d'identité à renouveler
• Remises en attente d'approbation — si le workflow d'approbation est configuré (voir section 13)

Cloche de notifications

En haut à droite — notifications en temps réel pour les nouvelles réservations, changements de statut, Fast Track complétés. Les notifications non lues sont mises en évidence. Cliquez pour marquer comme lues.

5. Rapports, Performances & Analytiques

RentClic propose trois couches de reporting distinctes, avec des niveaux d'accès et des plans différents.

5.1 Tableau de bord opérationnel

URL : /dashboard

Le tableau de bord principal est opérationnel : il affiche l'état en temps réel de la journée, les réservations actives, les prises en charge/retours à venir, et les alertes (retards, documents expirés, remises en attente d'approbation).

Visible par : Tous les rôles.

5.2 Mes Réalisations

URL : /dashboard/my-performance · Plan : Starter+

Chaque utilisateur (agent, manager, owner) peut consulter ses propres performances :

Sélecteur de période : Ce mois / Mois dernier / Ce trimestre / Cette année.

Contrôle d'accès : Visible pour tous les rôles sauf viewer. Verrouillé sur le plan Gratuit. Peut être désactivé par rôle dans Paramètres → Permissions → Rapports & Données.

5.3 Reportings

URL : /dashboard/reporting · Disponible à partir du plan Pro

Rapports métier structurés :

• CA par période, par véhicule, par client
• Utilisation de la flotte (taux d'occupation)
• Analyse des clients (nouveaux vs récurrents)
• Résumé des remises accordées
• Export CSV

Contrôle d'accès : Masqué pour les agents par défaut. Activable dans Paramètres → Permissions → "Voir les reportings".

5.4 Analytiques

URL : /dashboard/analytics · Disponible à partir du plan Pro

Analyses avancées avec graphiques visuels :

• Évolution du CA dans le temps
• Répartition par source de réservation
• Analyse des périodes de pointe
• Taux d'annulation

Contrôle d'accès : Masqué pour les agents par défaut. Managers ont accès. Activable/désactivable par rôle dans Paramètres → Permissions → "Voir les analytiques avancées".

5.5 Commissions

URL : /dashboard/organization/commissions · Disponible à partir du plan Pro

Configuration des règles de commission et estimation des gains par agent. Voir section 19 — Commissions.

6. Gestion de la flotte

Route : /dashboard/fleet

Ajouter un véhicule

Flotte → Nouveau véhicule → renseigner :

1. Identification — marque, modèle, année, plaque d'immatriculation, couleur (liste déroulante traduite), VIN
2. Spécifications — catégorie, carburant, transmission, places, puissance moteur, CV
3. Kilométrage — actuel + limite contractuelle (si applicable)
4. Tarification — journalier, hebdomadaire, mensuel (en centimes)
5. Caution — montant de la caution
6. Photos — import multiple (stocké sur Cloudflare R2)

Statuts véhicule

Disponible vs En location vs Hors service sont trois statuts distincts. Un véhicule passe automatiquement en En location lorsqu'une réservation active couvre la date du jour. Hors service signifie que vous l'avez manuellement marqué indisponible.

Paramètres avancés par véhicule

Chaque véhicule peut remplacer les paramètres globaux de l'agence. Certains champs sont appliqués automatiquement par le système ; d'autres sont informatifs (affichés sur les contrats/réservations, mais requièrent une application manuelle).

Les champs ℹ️ informatifs sont stockés et visibles sur la fiche véhicule et le contrat, mais le système ne les ajoute pas automatiquement au total. Vous les gérez manuellement via la section tarification de la réservation (extras, ligne manuelle, ou override du tarif journalier).

Import CSV

Flotte → Importer CSV → télécharger le modèle → le remplir → importer.

Le rapport indique le nombre de véhicules créés et les éventuelles erreurs.

Attribution de véhicules aux agents

Paramètres → Permissions → onglet Attribution de véhicules :

• Attribuez des véhicules spécifiques à un agent spécifique
• Dès qu'au moins une attribution existe, les agents voient uniquement leurs véhicules attribués
• Les managers et propriétaires voient toujours tout

7. Réservations

Route : /dashboard/reservations

Créer une réservation

Réservations → Nouvelle → sélectionner :

1. Dates — dates de départ et de retour via le calendrier inline (cliquez sur le jour de prise en charge, puis sur le jour de retour). Les sélecteurs d'heure s'affichent sous le calendrier.
2. Véhicule — la disponibilité est vérifiée en temps réel selon les dates sélectionnées
3. Lieu de prise en charge — si vous avez configuré des lieux avec suppléments, le frais est ajouté automatiquement. Cochez « Même lieu pour le retour » pour utiliser le même endroit au retour (les deux suppléments s'appliquent).
4. Client — recherchez par nom / téléphone / numéro de pièce d'identité, ou créez-en un directement
5. Extras — GPS, siège bébé, conducteur supplémentaire... (avec sélecteurs de quantité)
6. Code promo — validez et appliquez un code de réduction
7. Remise commerciale — remise manuelle (pourcentage ou montant fixe). Soumise aux limites de votre rôle — voir section 13.
8. Tarif journalier personnalisé — si votre rôle le permet, vous pouvez définir un tarif sur mesure

Le total est calculé automatiquement : tarif × jours + extras + frais de lieu − remise.

Workflow des statuts de réservation

en attente → confirmée → active → terminée
                      ↘ annulée

Check-in

Sur la page de réservation → Check-in :

1. Photos de départ
2. Kilométrage de départ
3. Annotation des dommages sur le schéma interactif du véhicule (canvas)
4. Signature électronique du client

Check-out

Sur la page de réservation → Check-out :

1. Photos de retour
2. Kilométrage de retour (comparaison automatique avec le départ)
3. Notes sur les dommages (annotation canvas)
4. Génération du contrat PDF final

Contrat PDF

Sur toute réservation → bouton PDF → télécharge le contrat mis en forme avec votre modèle personnalisé.

Retours en retard

Le système détecte automatiquement les véhicules non rendus :

• Notification push (si l'application mobile est configurée)
• Alerte visible sur le tableau de bord
• Email automatique si l'automatisation « retard de retour » est activée

Workflow d'approbation des remises

Si votre configuration de permissions exige une validation manager pour les remises dépassant un certain seuil :

• L'agent applique une remise
• Si elle dépasse le seuil d'approbation, la réservation est créée avec la remise en statut en attente
• Le manager/propriétaire voit une bannière d'approbation sur la page de détail de la réservation
• Il peut Approuver (la remise est conservée) ou Rejeter (la remise est supprimée, le total est recalculé)
• Une note optionnelle peut être ajoutée lors de l'approbation/rejet
• L'historique complet des remises est toujours visible dans la section Tarification de chaque réservation

8. Clients

Route : /dashboard/customers

Fiche client

Chaque client contient :

• Informations personnelles (nom, email, téléphone, adresse)
• Documents (pièce d'identité recto/verso, permis de conduire)
• Historique des réservations
• Notes internes
• Score de risque (si IA Score de risque activé)

OCR permis de conduire

Sur la fiche client → icône caméra → l'application lit automatiquement le permis et extrait :

• Prénom / Nom
• Date de naissance
• Numéro de permis
• Date d'expiration

L'OCR fonctionne par défaut sans configuration (Tesseract.js côté navigateur). Pour une meilleure précision sur les documents internationaux, configurez une clé API dans Paramètres → OCR.

Liste noire

Un client peut être mis sur liste noire (nécessite la permission canBlacklistCustomer — Manager par défaut) :

• Bouton Liste noire sur la page de détail du client
• Saisir une raison optionnelle
• Les clients sur liste noire affichent une bannière rouge sur le formulaire de création de réservation

Canaux client — Outils de réservation en ligne et self-service avec lesquels vos clients interagissent directement.

9. Fast Track

Le Fast Track permet aux clients de tout préparer avant d'arriver : documents, signature, paiement. La prise en charge devient instantanée.

Activer

Paramètres → Réservation → Fast Track → cocher Activer Fast Track

Configurez ce qui est requis du client :

• ☑ Upload de documents (pièce d'identité + permis)
• ☑ Signature électronique du contrat
• ☑ Paiement en ligne (caution ou total)

Vous pouvez également ajouter un message personnalisé affiché en haut de la page Fast Track (ex. : « Merci de photographier votre document dans un endroit bien éclairé »).

Override par véhicule : Flotte → véhicule → bascule Fast Track (null = hérite du réglage agence, true/false = force activer/désactiver pour ce véhicule uniquement).

Envoyer le lien Fast Track

Sur une réservation confirmée ou active → bouton ⚡ Envoyer Fast Track :

• Un email est envoyé au client avec un lien unique
• Le lien est valide jusqu'à 1 heure après l'heure de prise en charge (ou 48 heures si aucune heure n'est définie)

Ce que fait le client

URL : rentclic.com/fast-track/[token]

1. Upload des documents — recto et verso de la pièce d'identité + permis de conduire
2. OCR automatique — l'application lit le document et pré-remplit nom, date de naissance, numéro, expiration, nationalité
3. Correction manuelle — le client peut corriger n'importe quel champ
4. Lire et signer le contrat électroniquement (signature sur écran tactile)
5. Payer en ligne si requis (autorisation caution ou paiement total via Stripe)
6. Écran de confirmation avec l'heure de prise en charge

Tous les documents et données extraites apparaissent automatiquement sur la fiche client et la réservation.

OCR — Lecture automatique de documents

Le Fast Track inclut la reconnaissance automatique de documents (OCR) en deux modes :

Mode gratuit (par défaut — aucune configuration)

L'OCR s'exécute dans le navigateur via Tesseract.js. Fonctionne sur tout appareil, sans clé API. Précision bonne sur les documents standards (MRZ passeport, permis européens). Peut peiner sur les photos de mauvaise qualité ou les écritures non latines.

Documents pris en charge : passeport (standard MRZ), permis de conduire, carte nationale d'identité.

OCR côté serveur (Disponible à partir du plan Pro)

Pour une meilleure précision sur les documents internationaux (arabe, cyrillique, formats non-européens) :

Une fois configuré, l'OCR serveur est utilisé automatiquement en secours lorsque la confiance de l'OCR navigateur est insuffisante.

Défauts d'organisation : Pour les groupes multi-agences, configurez l'OCR une seule fois dans Paramètres → Défauts organisation → OCR — toutes les agences en héritent automatiquement. Chaque agence peut surcharger avec sa propre clé.

10. Portail client

Permet à vos clients de consulter leurs réservations sans créer de compte.

Activer

Paramètres → Réservation → Portail client → Activer

URL publique de votre portail :

rentclic.com/portal/[votre-sous-domaine]

Ce que peut faire le client

1. Saisir son email → recevoir un lien sécurisé (valable 30 min)
2. Consulter toutes ses réservations passées et à venir
3. Télécharger les contrats PDF
4. Demander une prolongation de location
5. Demander une annulation

Les demandes de prolongation/annulation vous sont notifiées par email. Vous les traitez manuellement depuis le tableau de bord.

11. Showroom public

Votre vitrine publique — les clients peuvent parcourir votre flotte et soumettre une demande de réservation directement en ligne.

Activer

Paramètres → Réservation → Activer la réservation publique

URL de votre showroom :

rentclic.com/fr/agencies/[votre-sous-domaine]

Partagez cette URL sur les réseaux sociaux, votre signature email, Google My Business.

Contenu affiché

• Votre nom, description, coordonnées, logo
• Catalogue filtrable par catégorie
• Page détaillée pour chaque véhicule
• Formulaire de demande / paiement intégré

Mode de réservation

• Instantané — la réservation est automatiquement confirmée à la soumission
• Demande — vous recevez une demande à valider manuellement

12. Widget intégrable

Intégrez votre catalogue directement sur votre propre site web — 2 lignes de code.

Activer

Paramètres → Réservation → Widget → Activer

Intégration

<iframe
  src="https://rentclic.com/widget/[votre-sous-domaine]"
  width="100%"
  height="600"
  frameborder="0"
  allow="payment">
</iframe>

Options de personnalisation

?color=e53e3e          → couleur principale (hex sans #)
?vehicles=id1,id2      → afficher uniquement des véhicules spécifiques
?locale=fr             → forcer une langue

Paramètres & Configuration — Identité visuelle, règles de workflow, gestion de l'équipe et contrôle d'accès par rôle.

13. Paramètres de l'agence

Route : /dashboard/settings

Toutes les pages de paramètres

Personnalisation — onglet Workflow

Paramètres → Marque & Personnalisation → Workflow regroupe les paramètres opérationnels essentiels de votre agence :

Liens rapides dans cet onglet :

• Réservation & canaux → Fast Track, widget, portail client, iCal, tarification dynamique
• Caution & mode de paiement → Autorisation carte, paiement complet, ou sans paiement en ligne

Pour la matrice complète des permissions (limites de remise, restrictions par rôle, assignation de véhicules), rendez-vous dans Paramètres → Rôles & Permissions (voir section 13).

Informations agence

Paramètres → Informations agence :

• Nom de l'agence
• Téléphone, email, adresse, ville, pays
• Site web
• Description (affichée sur votre showroom public)

Localisation

Paramètres → Localisation :

• Langue — langue de l'interface du tableau de bord (12 langues disponibles)
• Devise — EUR, USD, MAD, TND, AED... (18 devises)
• Fuseau horaire — UTC, Europe/London, Africa/Casablanca...
• Format de date — JJ/MM/AAAA, MM/JJ/AAAA, AAAA-MM-JJ, JJ-MM-AAAA
• RTL — activer pour l'arabe, l'hébreu, etc.

Réservation & Showroom

Paramètres → Réservation :

• Réservation publique — activer/désactiver votre showroom
• Mode de réservation — instantané ou demande
• Fast Track — activer + configurer les étapes
• Portail client — activer votre portail client
• Widget — activer l'iframe intégrable
• iCal — générer l'URL de synchronisation du calendrier
• Tarification dynamique — augmenter automatiquement les prix quand l'occupation de la flotte dépasse X%

Taxe & Facturation

• Taux de TVA (%)
• Politique d'annulation (texte affiché au client)
• Préfixe du numéro de contrat (ex. RF- → RF-0001, RF-0002...)

Automatisations

Modèle de contrat

Éditeur WYSIWYG — insérez des variables dynamiques entre doubles accolades :

{{client_name}}       {{client_email}}      {{client_phone}}
{{vehicle}}           {{plate_number}}      {{pickup_date}}
{{return_date}}       {{nb_days}}           {{daily_rate}}
{{total_amount}}      {{deposit_amount}}    {{signature}}
{{contract_number}}   {{agency_name}}       {{agency_address}}

iCal — Synchronisation calendrier

Paramètres → Réservation → Générer l'URL iCal → copier l'URL → l'ajouter à Google Calendar, Apple Calendar ou Outlook.

Chaque réservation apparaît comme un événement avec le nom du client, le véhicule et le montant.

Régénérer l'URL révoque immédiatement l'ancienne.

Notifications SMS

Paramètres → Notifications SMS :

1. Choisissez votre fournisseur SMS :

2. Saisir les identifiants du fournisseur
3. Activer le bouton Activer SMS (disponible uniquement si les identifiants sont renseignés)

Événements déclenchant un SMS au client :

• Réservation confirmée
• Rappel 24h avant la prise en charge (si Automatisations activées)
• Annulation de réservation
• Lien Fast Track envoyé

Les identifiants SMS sont par agence — chaque client configure les siens indépendamment.

Passerelle de paiement

Paramètres → Passerelle de paiement :

Notifications

Paramètres → Notifications :

Bascules par événement pour les alertes email/push envoyées aux propriétaires et managers :

OCR — Numérisation de documents

Paramètres → OCR :

Par défaut, la numérisation de documents (Fast Track, onboarding client) fonctionne gratuitement via Tesseract.js côté navigateur — aucune configuration requise.

Pour une meilleure précision sur les documents internationaux (tous pays, tous alphabets) :

Documents pris en charge : passeport (standard MRZ, tous pays), permis de conduire, carte nationale d'identité. Si votre plan inclut l'OCR côté serveur, la clé de la plateforme est utilisée en secours automatique.

14. Équipe & Rôles

Route : /dashboard/settings/team

Inviter un membre

Équipe → Inviter → saisir email + sélectionner un rôle :

• Manager — accès complet sauf facturation et suppression d'équipe
• Agent — réservations, flotte, clients — pas les paramètres
• Observateur — accès en lecture seule

L'invité reçoit un email avec un lien d'activation.

Limites du plan

La taille d'équipe, le stockage et le délai de réponse du support dépendent du plan — voir le comparatif des plans.

Changer le rôle

Équipe → [Membre] → Changer le rôle → sélectionner le nouveau rôle.

Désactiver / Réactiver

Équipe → [Membre] → Désactiver — le membre ne peut plus se connecter mais ses données sont conservées.

Supprimer définitivement

Équipe → [Membre] → Supprimer définitivement — supprime le compte (irréversible, propriétaire uniquement).

Vous ne pouvez pas supprimer votre propre compte propriétaire.

15. Rôles & Permissions — Matrice avancée

Route : /dashboard/settings/permissions

Propriétaire uniquement. C'est l'un des différenciateurs les plus puissants de RentClic : une granularité totale sur ce que chaque rôle peut faire, avec une configuration par défaut qui fonctionne directement sans réglage.

La page comporte trois onglets :

Onglet 1 — Remises & Approbation

Configurez les limites de remise par rôle et un workflow optionnel d'approbation manager.

Pour chaque rôle (Agent / Manager) :

Exemple de configuration :

• Agent : max 10%, approbation au-delà de 5% → l'agent peut appliquer librement jusqu'à 5%, les remises entre 5–10% nécessitent l'approbation du manager, tout ce qui dépasse 10% est bloqué.
• Manager : max 100%, sans approbation → les managers appliquent n'importe quelle remise librement.

Comment fonctionne l'approbation :

1. L'agent applique une remise de 7% (au-dessus du seuil de 5%)
2. La réservation est créée avec la remise marquée comme en attente
3. Le manager/propriétaire voit une bannière ambrée sur la réservation : « Remise en attente d'approbation »
4. Il peut Approuver (la remise est conservée) ou Rejeter (la remise est supprimée, le total est recalculé)
5. Une note optionnelle peut être ajoutée lors de l'approbation/rejet

L'historique des remises est toujours visible dans la section Tarification de chaque réservation, quelle que soit l'approbation.

Onglet 2 — Matrice des permissions

Une matrice complète à deux colonnes (Agent | Manager). Le propriétaire a toujours un accès total et ne peut pas être restreint.

Réservations

Clients

Flotte

Rapports & Données

Paramètres (le manager peut se voir accorder l'accès)

Fonctionnalités IA (affichées uniquement si votre plan inclut l'IA)

N'importe quelle bascule peut être modifiée. Les changements prennent effet immédiatement après sauvegarde.

Onglet 3 — Attribution de véhicules

Limitez les véhicules que chaque agent peut voir et sur lesquels il peut agir :

• Tableau de véhicules (lignes) × agents (colonnes)
• Cochez une case pour attribuer un véhicule à un agent
• Dès qu'au moins une attribution existe pour un agent, il ne voit que ses véhicules attribués
• Les managers et propriétaires voient toujours l'intégralité de la flotte

16. Visibilité des tableaux de bord — Qui voit quoi

En tant que propriétaire, vous contrôlez exactement quels tableaux de bord et rapports chaque rôle peut consulter. Allez dans Paramètres → Rôles & Permissions → onglet Rapports & Données.

Visibilité par défaut selon le rôle

* = nécessite une appartenance org ou un plan spécifique.

Profils siège (HQ)

Pour les collaborateurs du siège qui ont besoin d'accéder aux rapports consolidés sans être des agents opérationnels :

1. Créez l'utilisateur avec le rôle manager ou viewer
2. Affectez-le à une Unité Organisationnelle (Organisation → Arborescence → ajouter membre) — cela lui donne la visibilité sur les données de la sous-arborescence de cette unité
3. Activez "Voir les rapports org" dans Paramètres → Permissions pour leur rôle

Ils verront alors la Vue Ensemble et les Objectifs de leur unité, sans accès à la gestion opérationnelle des réservations.

Restreindre les analytiques aux agents

Par défaut, les agents ne peuvent pas accéder aux Analytiques. Pour l'accorder :

Paramètres → Permissions → Rapports & Données → "Voir les analytiques avancées" → activer Agent.

Entreprise & Facturation — Hiérarchie multi-agences, commissions, abonnement RentClic, webhooks et accès API.

17. Multi-agences & Hiérarchie entreprise

Si vous gérez plusieurs agences ou souhaitez donner accès à un collaborateur externe :

Inviter un utilisateur externe

Paramètres → Accès multi-agences → saisir l'email de l'utilisateur + rôle → Inviter.

L'utilisateur obtient l'accès à votre agence en plus de son agence principale. Il peut basculer entre ses agences depuis le menu avatar (en haut à droite du tableau de bord).

Changer d'agence (côté utilisateur)

1. Cliquer sur l'avatar en haut à droite
2. Liste déroulante « Changer d'agence » avec la liste des agences accessibles
3. Cliquer → session rechargée sur la nouvelle agence (sans re-connexion)

Cas d'usage

• Groupe multi-agences : un manager supervise plusieurs branches
• Franchise : le franchiseur peut accéder aux agences des franchisés
• Consultant externe : accès temporaire sans créer de compte séparé

18. Vue d'ensemble organisation & Objectifs

URL : /dashboard/organization/overview · Plan : Entreprise

La Vue d'ensemble consolide les KPIs de toutes les agences de votre organisation. Seuls les owners et les membres d'OrgUnit y ont accès.

Ce que vous voyez

• KPIs globaux : CA mensuel, contrats, véhicules loués, nombre d'agences
• Répartition par unité : Si vous avez une hiérarchie, les agences sont regroupées par unité parente (Région, Groupe, etc.)
• Tableau de performance par agence : CA, contrats, taux d'occupation flotte, nombre d'agents
• Podium top agences : Classement rapide par CA ce mois

Objectifs

URL : /dashboard/organization/objectives · Disponible à partir du plan Starter

Définissez des objectifs de CA ou de contrats par unité ou par individu :

• Type : CA, Contrats, Nouveaux clients, Taux d'upsell
• Période : Mensuel, trimestriel, annuel
• Cible : Valeur numérique avec suivi de progression

Les objectifs sont visibles par les managers de l'unité et au-dessus.

19. Commissions

URL : /dashboard/organization/commissions · Disponible à partir du plan Pro

Créer des règles de commission (owner uniquement)

Cliquez sur Ajouter une règle et configurez :

• Type : Pourcentage du CA (avec tranches) ou montant fixe par contrat
• Applicable à : Agents ou Managers
• Date de début : Mois à partir duquel la règle s'applique
• Tranches (type %) : ex. 2% sur 0–5 000€ / 3% au-dessus de 5 000€

Vue agent

Chaque agent/manager voit :

• Son CA et ses contrats pour la période
• Sa commission estimée selon les règles actives
• Sa carte personnelle « Mon Estimation »

Vue manager

Les managers et owners voient le classement complet de l'équipe avec :

• CA par agent
• Commission estimée par agent
• Enveloppe budgétaire commission totale estimée

20. Facturation RentClic

Route : /dashboard/settings/billing

Accessible par le propriétaire uniquement.

Voir votre plan actuel

La facturation affiche :

• Plan actif
• Date de renouvellement
• Prochain montant à facturer

Changer de plan

Facturation → Passer à un plan supérieur ou Rétrograder → sélectionner le nouveau plan → confirmation Stripe.

La facturation est au prorata : si vous changez en cours de mois, vous payez la différence.

Télécharger les factures

Facturation → Factures → liste de toutes les factures téléchargeables en PDF.

Résilier l'abonnement

Facturation → Résilier l'abonnement — l'accès est maintenu jusqu'à la fin de la période payée.

21. Webhooks & Intégrations

Disponible à partir du plan Enterprise

Recevez des notifications en temps réel sur votre propre serveur pour chaque événement.

Configurer un webhook

Paramètres → Webhooks → Ajouter un Webhook :

• URL — votre endpoint HTTPS
• Événements — sélectionnez les événements à recevoir
• Secret — généré automatiquement, affiché une seule fois — copiez-le immédiatement

Événements disponibles

Format du payload

POST https://votre-serveur.com/webhook
X-RentClic-Signature: sha256=abc123...
X-RentClic-Event: reservation.created

{
  "event": "reservation.created",
  "tenantId": "clt...",
  "timestamp": "2026-03-28T10:00:00Z",
  "data": { ... }
}

Vérifier la signature (Node.js)

const crypto = require('crypto')
const expected = 'sha256=' + crypto
  .createHmac('sha256', WEBHOOK_SECRET)
  .update(rawBody)
  .digest('hex')
const valid = crypto.timingSafeEqual(
  Buffer.from(req.headers['x-rentflow-signature']),
  Buffer.from(expected)
)

Journaux de livraison

Paramètres → Webhooks → [Webhook] → Journal de livraison : les 50 dernières tentatives avec statut HTTP, payload envoyé, toute erreur éventuelle.

22. Clés API

Disponible à partir du plan Enterprise

Connectez vos outils externes (ERP, site web, scripts) à RentClic sans utiliser le tableau de bord.

Créer une clé

Paramètres → Clés API → Créer une clé :

• Nom — identifiant pour vous (ex. « Sync ERP »)
• Portées — permissions accordées
• Expiration — optionnelle

La clé brute (rf_live_xxxxxxxxxx) est affichée une seule fois. Copiez-la immédiatement.

Utilisation

GET /api/reservations
Authorization: Bearer rf_live_xxxxxxxxxx

Portées disponibles

Documents & Finance — Factures, devis, contrats, authentification MFA, support et gestion du stockage.

23. Factures, Devis & Contrats

Prérequis de plan : La gestion des factures et devis nécessite un plan avec la facturation activée. Les contrats sont disponibles sur tous les plans.

Vue d'ensemble

RentClic génère automatiquement une facture à chaque réservation, et permet aussi de créer des factures et devis manuellement pour tout besoin de facturation.

Où les trouver

• Tableau de bord → Factures — toutes les factures et devis
• Tableau de bord → Contrats — tous les contrats de location
• Page de la réservation — la facture liée apparaît directement en bas de chaque réservation

La liste des factures

La liste affiche factures et devis ensemble. Filtres disponibles :

La barre KPI reflète toujours les filtres actifs :

• Factures — nombre de factures correspondantes
• Devis — nombre de devis correspondants
• Total encaissé — somme de tous les paiements reçus
• Reste à percevoir — solde total restant dû

Résultats paginés — 25 par page, navigation Précédent / Suivant.

Créer une facture ou un devis

Automatiquement (depuis une réservation)

Chaque réservation crée automatiquement une facture brouillon — aucune action requise. Elle reprend :

• La ligne location (tarif journalier × jours)
• Extras, frais aller simple, remise (si applicable)
• Taux de TVA et devise depuis les paramètres de l'agence

Le brouillon est visible immédiatement dans Factures et sur la page de la réservation.

Manuellement

Cliquer Nouvelle facture ou Nouveau devis en haut de la page Factures.

Quand créer manuellement : frais hors location, dommages, retards, ou devis pour un prospect sans réservation.

Cycle de vie d'une facture

brouillon → envoyé → payé
                      ↳ partiel   (si paiement partiel)
                      ↳ annulé    (annulation manuelle)

Actions sur une facture

Ouvrir une facture depuis la liste pour accéder à la page de détail :

Enregistrer un paiement

Deux façons :

Depuis le détail de la facture : Tableau de bord → Factures → cliquer sur une facture → panneau Enregistrer un paiement (barre latérale droite)

Depuis la réservation : Tableau de bord → Réservations → ouvrir une réservation → panneau facture en bas → formulaire de paiement intégré

Champs :

• Montant (pré-rempli avec le solde restant)
• Méthode : Espèces / Virement / Carte / Chèque / Stripe / Autre
• Date (aujourd'hui par défaut)
• Référence (optionnel : n° de chèque, référence de virement…)

Le statut se met à jour automatiquement :

• Entièrement payée → payé
• Partiellement payée → partiel

Devis

Un devis est une estimation envoyée au client avant de confirmer une location.

Workflow :

1. Factures → Nouveau devis → remplir le formulaire → Enregistrer en brouillon
2. Télécharger le PDF et l'envoyer au client
3. Client accepte → ouvrir le devis → Convertir en facture
4. Une nouvelle facture est créée avec les mêmes lignes ; le devis est marqué converti (annulé)

Une fois converti, le devis est annulé et ne peut plus être modifié.

Modèles de factures

Paramètres → Documents → Modèles de factures

Les modèles définissent l'apparence PDF de vos factures et devis. Chaque modèle est :

• Associé à un type (facture ou devis) et une langue
• Rédigé en HTML avec des {{variables}} (numéro, client, véhicule, dates, tableau de lignes, montants, agence…)
• Prévisualisé en direct dans l'éditeur avec des données exemples
• Marqué comme défaut → appliqué automatiquement aux nouveaux documents de ce type et langue

Contrats

Tableau de bord → Contrats — liste de tous les contrats de location.

Filtres :

Chaque ligne affiche :

• Numéro de contrat (attribué automatiquement à la réservation)
• Client et véhicule
• Période (départ → retour) et nombre de jours
• Statut de la réservation
• Statut de signature : ✓ signé / ✗ non signé
• Actions : voir la réservation · télécharger le PDF contrat

Signature électronique : capturée au check-in via Fast Track ou sur le tableau de bord pendant la phase active.

Modèles de contrats : Paramètres → Documents → Modèles de contrats. Créer des modèles HTML avec {{variables}}, définir un défaut par type (court terme / long terme / entreprise).

24. Authentification à deux facteurs (MFA)

Route : Tableau de bord → Paramètres → Sécurité (ou Profil → onglet Sécurité)

RentClic supporte l'authentification TOTP compatible avec Google Authenticator, Authy, 1Password et toute application TOTP.

Activer la 2FA

1. Allez dans Paramètres → Sécurité
2. Cliquez sur Configurer l'authentification à deux facteurs
3. Scannez le QR code avec votre application d'authentification
4. Saisissez le code à 6 chiffres pour confirmer l'activation
5. La 2FA est maintenant active sur votre compte

Se connecter avec la 2FA

Une fois activée :

1. Entrez email + mot de passe normalement
2. Vous êtes redirigé vers une page de vérification
3. Saisissez le code à 6 chiffres depuis votre app d'authentification
4. Le code se renouvelle toutes les 30 secondes

Désactiver la 2FA

Allez dans Paramètres → Sécurité → Désactiver l'authentification à deux facteurs. Vous devrez saisir votre code TOTP actuel pour confirmer.

Accès perdu à votre app d'authentification ?

Contactez le support — ils peuvent réinitialiser votre 2FA depuis le panneau admin.

25. Support

Route : Tableau de bord → Aide & Support

Créer un ticket

1. Cliquer sur Nouveau ticket
2. Renseigner : sujet, catégorie, priorité, description
3. Envoyer → ticket créé et visible dans la liste

Catégories

Niveaux de priorité

Suivi

• Les messages de l'équipe support apparaissent à gauche (bleu)
• Vos messages apparaissent à droite (bleu)
• Répondre à un ticket résolu le rouvre automatiquement
• Un ticket fermé ne peut plus recevoir de réponses

Le support est disponible selon votre niveau de plan : email (24h), téléphone (8h), dédié (4h).

26. Stockage

Chaque plan inclut un quota de stockage pour les photos de véhicules, documents clients et pièces jointes.

La taille d'équipe, le stockage et le délai de réponse du support dépendent du plan — voir le comparatif des plans.

Voir l'utilisation

Tableau de bord → Paramètres → Facturation → section Stockage (barre de progression).

• Barre verte → utilisation normale
• Barre ambrée → >80% utilisé
• Barre rouge → >100% : les imports sont bloqués jusqu'à libération d'espace

Libérer de l'espace

• Supprimer les photos inutilisées des fiches véhicules
• Supprimer les documents expirés des fiches clients
• Contacter le support pour augmenter votre quota (mise à niveau du plan)

Modules avancés — Fonctionnalités optionnelles disponibles selon votre plan. Chaque section ci-dessous indique son prérequis de plan.

27. Cautions & Dépôts de garantie

La caution protège votre agence contre les dommages, le manque de carburant ou le vol. RentClic propose deux modèles de caution selon votre plan.

Caution simple (tous les plans)

Chaque véhicule possède un montant de caution configuré dans Flotte → véhicule → Tarification → Caution.

Fonctionnement :

• À la création d'une réservation, le montant est pré-rempli depuis la fiche véhicule
• L'agent peut l'ajuster manuellement avant de confirmer
• La caution est affichée dans le récapitulatif de prix du showroom en ligne (le client la voit avant de soumettre)
• Au check-out, vous réconciliez la caution : retenir tout, restituer tout, ou un montant partiel

Statuts de caution sur une réservation :

Réconciliation (écran de check-out → panneau Caution) :

1. Saisir le montant retenu (pour dommages, carburant, etc.)
2. Saisir le montant restitué (rendu au client)
3. Ajouter des notes optionnelles
4. Sauvegarder — le statut se met à jour automatiquement

Boutons rapides : Tout retenir / Tout restituer.

Caution avancée — décomposition par composant (Disponible à partir du plan Pro)

Avec la fonctionnalité Caution avancée, le montant total est divisé en trois composants indépendants :

Configuration (propriétaire uniquement) :

1. Paramètres → Gestion des cautions → section Caution avancée
2. Définir les montants par défaut pour chaque composant (dans votre devise)
3. Activer le bouton Décomposition par composant
4. Optionnel : activer Calcul automatique depuis les composants → le total de caution sur les nouvelles réservations est automatiquement calculé comme la somme des trois composants

Au check-out (mode avancé) :

• Chaque composant est réconcilié indépendamment
• Les agents peuvent retenir ou restituer chaque composant séparément
• Les extras de protection achetés par le client (franchise dommages, franchise carburant) marquent automatiquement le composant correspondant comme exonéré
• Le total retenu/restitué est la somme des trois composants

Showroom en ligne :

• En mode composant actif, le formulaire de réservation affiche le total caution + la décomposition (Dommages / Carburant / Vol) dans la carte de prix
• La caution calculée est stockée sur la demande de réservation et transférée vers la réservation à la confirmation

Caution et réservation en ligne

La caution affichée aux clients dans le formulaire de réservation en ligne est :

• Mode simple : caution du véhicule (montant défini sur la fiche véhicule)
• Mode avancé composant actif : somme de caution dommages + caution carburant + caution vol (depuis vos paramètres)

Autorisation carte Stripe

Quand votre mode de paiement inclut caution ou les deux :

• La carte du client est autorisée (non débitée) pour le montant de la caution
• L'autorisation est visible dans le flux Fast Track et/ou à la confirmation de réservation
• Vous pouvez capturer (débiter) ou libérer l'autorisation depuis la page de réservation

28. Service de transfert

Disponible à partir du plan Pro

Le module Service de Transfert vous permet de gérer des trajets point à point (transferts aéroport, navettes hôtel, transferts gare) séparément des locations de véhicules.

Route : /dashboard/transfers

Qu'est-ce qu'un transfert ?

Un transfert est un trajet conduit avec une adresse de prise en charge, une adresse de dépose, une heure planifiée et un chauffeur. Il est indépendant de la flotte de location — le client est transporté, pas autonome avec un véhicule.

Types de transfert :

Créer un transfert

Transferts → Nouveau transfert :

1. Type — choisir dans la liste ci-dessus
2. Adresse de prise en charge — texte libre
3. Adresse de dépose
4. Date et heure planifiées
5. Nombre de passagers
6. Numéro de vol / train (optionnel — pour transferts aéroport/gare)
7. Point de rendez-vous (optionnel — terminal, hall, porte)
8. Client — rechercher un client existant ou saisir nom + téléphone directement
9. Chauffeur — sélectionner parmi vos chauffeurs actifs (optionnel à la création)
10. Véhicule — affecter un véhicule de la flotte (optionnel)
11. Tarification — choisir le modèle :
    • Forfait : saisir un prix total fixe
    • Au kilomètre : saisir la distance (km) + le tarif/km → total calculé automatiquement

Workflow des statuts

en attente → confirmé → en route → arrivé → terminé
                                       ↘ annulé (à tout moment)

Facture automatique à la confirmation

Quand un transfert passe en confirmé et qu'un prix est défini :

• Une facture brouillon est créée automatiquement
• Ligne de facturation : "Transfert — [Départ] → [Arrivée] ([Date])"
• TVA appliquée selon les paramètres de votre agence
• La facture est visible sur le détail du transfert et dans Tableau de bord → Factures
• Vous pouvez aussi la générer manuellement via le bouton "Générer la facture"

Feuille de route chauffeur (PDF)

Depuis la page de détail du transfert → Feuille de route → génère un PDF imprimable pour le chauffeur avec :

• Détails du trajet (départ → arrivée)
• Heure planifiée
• Nom et téléphone du client
• Détails du véhicule
• Numéro de vol / point de rendez-vous (si renseigné)
• Notes

Liste des transferts & filtres

29. Gestion des chauffeurs

Disponible à partir du plan Pro

Les chauffeurs sont du personnel opérationnel géré indépendamment de vos comptes utilisateurs RentClic. Un chauffeur n'a pas besoin de se connecter — c'est une entité de référence affectée aux transferts et aux réservations.

Route : /dashboard/transfers/drivers

Ajouter un chauffeur

Chauffeurs → Ajouter un chauffeur (formulaire dans le panneau gauche) :

Suivi de l'expiration du permis

La liste des chauffeurs affiche un badge de statut pour chaque chauffeur :

Les chauffeurs avec permis expiré ou bientôt expiré sont mis en évidence en bas de liste.

Fiche chauffeur

/dashboard/transfers/drivers/[id]

• Coordonnées — nom, téléphone, email
• Permis — numéro, expiration, statut
• Notes
• Modifier — mettre à jour n'importe quel champ
• Bascule Actif / Inactif — désactiver sans supprimer (disparaît de la liste déroulante d'affectation)
• Historique des missions — 20 derniers transferts + 20 dernières réservations affectées
• Supprimer — uniquement si aucun transfert ou réservation n'est affecté

Affecter un chauffeur

À un transfert : Formulaire Nouveau transfert → liste déroulante Chauffeur → sélectionner un chauffeur actif

À une réservation (extra chauffeur) : Quand un client réserve un extra "chauffeur", la réservation peut être affectée à un chauffeur spécifique depuis la page de détail de la réservation.

La fiche chauffeur centralise toutes les affectations : vous voyez transferts et locations dans une seule vue, avec dates et noms clients.

Statut actif / inactif

• Les chauffeurs actifs apparaissent dans la liste déroulante d'affectation
• Les chauffeurs inactifs sont masqués des listes déroulantes mais leur historique est conservé
• Utilisez inactif pour les chauffeurs en congé ou ayant quitté l'équipe

Vous ne pouvez pas supprimer un chauffeur affecté à des transferts ou réservations existants. Désactivez-le à la place.

30. Dépenses

Route : /dashboard/expenses

Le module Dépenses permet de suivre tous les coûts liés à votre activité — réparations véhicules, carburant, amendes, nettoyage, etc. — avec un workflow d'approbation optionnel et l'injection automatique en ligne de facture.

Champs d'une dépense

Catégories

Types de charge

Lorsque Facturé au client est sélectionné, une réservation doit être liée. Si Ligne auto-facture est activé (Paramètres → Dépenses), la dépense approuvée est automatiquement ajoutée comme ligne sur la facture de la réservation.

Workflow d'approbation

Configurable dans Paramètres → Dépenses :

Flux de statut :

créée → en attente (si montant ≥ seuil et le créateur ne peut pas approuver)
      → approuvée (si le créateur peut approuver, ou après approbation explicite)
      → rejetée (si l'approbateur rejette)

• Owners et managers voient une section Dépenses en attente en haut de la liste avec les boutons Approuver / Rejeter
• Au rejet, une raison peut être saisie — visible par le créateur
• Les dépenses approuvées et facturées au client (avec ligne auto activée) sont immédiatement poussées sur la facture liée

Modifier une dépense

Page de détail → Modifier (icône crayon). Tous les champs sont éditables. Si le montant modifié franchit le seuil, le statut est réévalué automatiquement.

Supprimer une dépense

Page de détail → Supprimer. Si la dépense était liée à une facture, la ligne est supprimée et les totaux recalculés.

31. Maintenance

Route : /dashboard/maintenance

Le module Maintenance permet d'enregistrer tous les entretiens et réparations de vos véhicules, de suivre les prochaines échéances et de monitorer les coûts dans le temps.

Champs d'un enregistrement de maintenance

Types de maintenance

Mise à jour du kilométrage

Si vous saisissez un Kilométrage à l'entretien, le kilométrage du véhicule dans la flotte est mis à jour automatiquement à l'enregistrement. Plus besoin de mise à jour manuelle séparée.

Alertes prochaine échéance

La fiche véhicule dans Flotte affiche un indicateur entretien dû lorsque :

• La prochaine date est dans moins de 30 jours (ou déjà passée)
• Le prochain kilométrage est à moins de 1 000 km du kilométrage actuel (ou déjà dépassé)

Liste & filtres de maintenance

La liste peut être filtrée par :

• Véhicule — enregistrements d'un seul véhicule
• Type — par catégorie de maintenance
• Période — enregistrements sur une plage de dates
• Recherche — titre ou nom du prestataire

Modifier un enregistrement

Page de détail → Modifier (icône crayon). Tous les champs sont éditables. La modification du champ kilométrage met également à jour le kilométrage du véhicule.

Suivi des coûts

Chaque enregistrement stocke son coût. La fiche véhicule agrège la dépense maintenance totale sur toute sa durée de vie. La section Rapports inclut une ventilation Coûts de maintenance par véhicule et par période (Disponible à partir du plan Pro).

32. Journal d'activité & Historique

Route : /dashboard/settings/activity

RentClic conserve un journal d'audit immuable de chaque action significative effectuée dans votre agence.

Historique par entité

La plupart des enregistrements disposent d'un bouton Historique (icône horloge) sur leur page de détail :

• Réservations — chaque changement de statut, paiement, mouvement de caution, upload de document, signature de contrat
• Clients — modifications de profil, blacklist/unblacklist, changements de documents
• Dépenses — création, modification, approbation, rejet, suppression
• Maintenance — création, modification, suppression
• Transferts — création, modification, changements de statut, suppression
• Véhicules — modifications, mises à jour kilométrage
• Factures — création, modifications de lignes, paiement enregistré

Cliquer sur Historique ouvre un panneau latéral affichant la chronologie de cet enregistrement, du plus récent au plus ancien. Chaque entrée indique :

• Qui a agi (nom + rôle)
• Quand (date et heure)
• Quelle action a été effectuée (libellé lisible)
• Détails — payload JSON extensible avec les valeurs modifiées (ex. ancien/nouveau statut, montant, catégorie, raison)

Journal d'activité global

Paramètres → Journal d'activité affiche toutes les actions de toute l'agence dans un seul flux filtrable.

Filtres :

Le filtre Transferts n'est affiché que si votre plan inclut le Service de transfert.

Types d'actions (exemples)

Conservation des données

Les entrées d'audit sont stockées indéfiniment (pas d'expiration automatique). Les très grandes agences peuvent contacter le support pour des options d'archivage.

Qui peut voir le journal d'activité ?

Les panneaux d'historique par entité (bouton Historique sur les enregistrements individuels) suivent les mêmes permissions que la page : si un rôle peut voir une réservation, il peut aussi voir son historique.

33. Sous-Location

Disponible à partir du plan Pro

La Sous-Location regroupe trois flux distincts pour gérer les véhicules entre votre agence et des partenaires externes. La fonctionnalité couvre :

1. Gestion des fournisseurs — les sociétés externes qui vous louent des véhicules
2. Prêts partenaires — prêter votre propre véhicule à un partenaire externe et générer des revenus
3. Contrats de sous-location — contrats individuels par véhicule avec tarifs journaliers et périodes de facturation
4. Intégration réservations — panneau discret de coût fournisseur et de marge sur chaque location
5. Allocations intra-organisation — partager des véhicules entre agences du même propriétaire

Route : /dashboard/sub-rental

32.1 Fournisseurs de flotte

Route : /dashboard/sub-rental/suppliers

Un Fournisseur de flotte est toute société externe ou particulier qui vous met des véhicules à disposition sous contrat de location ou leasing.

Créer un fournisseur

Fournisseurs → Nouveau fournisseur (formulaire panneau gauche) :

Seuls les owners et managers peuvent créer ou modifier des fournisseurs.

Page de détail fournisseur

/dashboard/sub-rental/suppliers/[id]

Affiche les coordonnées ainsi que tous les contrats actifs et passés pour ce fournisseur. Utiliser le bouton Modifier pour mettre à jour un champ.

32.2 Prêts partenaires

Route : /dashboard/sub-rental → onglet Prêts

Un prêt partenaire est l'inverse de l'emprunt : votre agence prête l'un de ses propres véhicules à un partenaire externe (autre agence, concessionnaire, entreprise). Le partenaire paye un tarif journalier — il s'agit d'un revenu pour votre agence.

Distinct de l'emprunt (vous louez un véhicule auprès d'un fournisseur) et des allocations intra-organisation (entre branches du même propriétaire).

Créer un prêt partenaire

Sous-Location → onglet Prêts → Nouveau prêt :

Le panneau récapitulatif affiche en temps réel : tarif × jours + options − remise = revenu total.

Le véhicule est automatiquement bloqué dans le vérificateur de disponibilité pendant toute la durée du prêt — aucune double réservation possible.

Cycle de statut

brouillon → actif → terminé
                 ↘ annulé

Page de détail du prêt

/dashboard/sub-rental/[id]

Cartes KPI :

Actions disponibles :

• Marquer actif / Marquer terminé / Annuler — changer le statut
• Télécharger le contrat de prêt — contrat imprimable dans la langue de l'utilisateur (13 langues)
• Télécharger la facture partenaire — facture à remettre au partenaire
• Modifier — dates, tarif, options, dépôt, remise, notes

Panneau paiement partenaire — enregistrer le règlement reçu :

• Référence de facture
• Montant reçu
• Confirmation de paiement

Réconciliation du dépôt — en fin de prêt, répartir le dépôt entre montant retenu (dommages) et restitué, avec notes. Statut mis à jour automatiquement : en attente → retenu / restitué / partiel.

Impact sur le CA et la rentabilité

Le revenu des prêts partenaires est intégré dans le tableau de bord Rentabilité aux côtés des revenus de location. Un badge bleu « +X prêt » apparaît dans la colonne revenu du véhicule.

32.3 Emprunts (Sous-location auprès fournisseur)

Un contrat est un accord entre votre agence et un fournisseur pour un véhicule spécifique sur une période donnée, à un tarif journalier défini.

Créer un contrat

Page principale Sous-location → Nouveau contrat :

Lors de la création du contrat, la source du véhicule est automatiquement définie à sub_rental pour un affichage correct dans votre flotte.

Workflow de statut du contrat

brouillon → actif → terminé
                 ↘ annulé

L'activation, la clôture ou l'annulation d'un contrat est enregistrée dans le journal d'activité.

Page de détail du contrat

/dashboard/sub-rental/[id]

Indicateurs clés :

Tableau des réservations liées — toutes les réservations effectuées avec ce véhicule pendant la période du contrat : client, dates, revenu location, part de coût fournisseur, marge par réservation.

Panneau facture fournisseur — enregistrer le paiement au fournisseur :

• Référence de la facture fournisseur
• URL / lien pièce jointe de la facture
• Montant payé
• Date de paiement

Les paiements sont suivis pour la comptabilité et peuvent être rapprochés du coût fournisseur total.

32.4 Intégration dans les réservations

Lorsqu'un client loue un véhicule couvert par un contrat de sous-location, la page de détail de la réservation affiche un panneau interne discret (visible uniquement par l'owner et le manager) :

Sous-location · [Nom du fournisseur]         contrat →
Coût fournisseur                             − XXX MAD
────────────────────────────────────────────────────
Marge                                        XXX MAD

Ce panneau est volontairement minimal — il n'apparaît pas sur le contrat ou la facture côté client. C'est uniquement un indicateur de rentabilité interne.

Le panneau s'affiche automatiquement lorsque :

• La source du véhicule est sub_rental, et
• Il existe un contrat actif couvrant les dates de la réservation

Aucune configuration supplémentaire n'est nécessaire.

32.5 Allocations intra-organisation

Nécessite une organisation multi-agences (même propriétaire, plusieurs agences)

Route : /dashboard/sub-rental/allocations

Les allocations de véhicules permettent à une agence de prêter un véhicule de sa propre flotte à une agence sœur du même propriétaire — sans créer de fournisseur ni de contrat externe.

Fonctionnement

1. L'agence prêteuse (owner/manager) crée une allocation : véhicule + agence destinataire + dates + tarif journalier optionnel
2. L'agence destinataire voit l'allocation comme en attente
3. Le propriétaire de l'agence prêteuse l'approuve → statut actif
4. Le véhicule est disponible pour l'agence destinataire
5. Quand c'est terminé, l'une ou l'autre agence la marque comme terminée

Statuts d'allocation

Formulaire d'allocation

Si votre agence ne fait pas partie d'une organisation multi-agences, la page d'allocations affiche un message d'information expliquant le prérequis.

32.6 Permissions

Les agents peuvent voir la liste de sous-location et les détails des contrats mais ne peuvent rien créer ni modifier.

32.7 Activation par plan

Lorsque la sous-location n'est pas incluse dans votre plan, l'entrée de menu affiche une icône de verrouillage et redirige vers la page de mise à niveau de plan.

34. Suivi GPS

Disponible à partir du plan Pro

La plupart des agences ont déjà des boîtiers dans leurs voitures, et un site séparé pour les regarder. Ici, on lit directement les données de ce site, et la flotte apparaît sur une carte en direct dans RentClic — une seule connexion au lieu de deux. Nous ne vendons pas de boîtiers et vous n'avez rien à nous acheter.

34.1 Connecter votre plateforme

Réglages → Suivi GPS. Choisissez la plateforme sur laquelle vos boîtiers remontent déjà, collez un jeton d'accès créé dans les réglages de cette plateforme, enregistrez. Quatre sont prises en charge :

Quel que soit le matériel posé — Teltonika, Queclink ou autre pris en charge par ces plateformes — ça fonctionne. Rien ici ne dépend d'un boîtier particulier.

34.2 L'appariement se fait tout seul

Chaque boîtier retrouve sa voiture : d'abord par la plaque, ensuite par le VIN. AB-123-CD, ab 123 cd et AB123CD sont traités comme une seule plaque, donc une différence de ponctuation ne casse pas le rapprochement. Rien à apparier à la main.

Deux boîtiers déclarant la même plaque, c'est un problème chez le fournisseur, pas ici — le second est signalé comme non apparié au lieu d'être choisi en silence, pour que vous puissiez aller le corriger.

34.3 Ce que vous voyez

Carte en direct dans la barre latérale. Un marqueur par voiture portant sa plaque, coloré selon son état : en roulage, à l'arrêt, à l'arrêt depuis une semaine, ou silencieux. Les compteurs au-dessus servent de filtres, la liste cherche, et cliquer d'un côté déplace l'autre.

Sélectionnez une voiture et vous obtenez son dernier relevé, depuis combien de temps elle est immobile, sa vitesse, son compteur, la batterie du boîtier quand elle est faible — et la location en cours.

34.4 Ce qu'un site de tracking ne peut pas vous montrer

Le portail de votre traceur n'a jamais vu vos contrats. Celui-ci, si. Donc la fiche vous dit aussi :

• qui a la voiture et quand elle doit revenir
• de combien elle est en retard, si elle l'est
• de combien de kilomètres le locataire dépasse déjà son forfait, pendant qu'il roule encore

34.5 Deux choses qui changent vos chiffres

Le compteur alimente le kilométrage du véhicule. La rentabilité par voiture et la date de la prochaine révision cessent de dépendre de quelqu'un qui pense à saisir un relevé. Le chiffre n'avance jamais à reculons : un boîtier déplacé d'une voiture à l'autre ne peut pas faire reculer un compteur.

Le temps d'immobilisation devient visible. Une voiture qui n'a pas bougé depuis huit jours affiche huit jours. Un portail de traceur dirait « vue il y a deux minutes », parce qu'une voiture garée continue d'émettre — et c'est exactement comme ça qu'une voiture reste trois semaines sur le parking sans que personne le remarque.

34.6 À quelle fréquence ça se rafraîchit

Chaque heure, automatiquement. Relever maintenant, sur l'écran de réglages, fait la même chose immédiatement. Si une plateforme refuse la connexion, la raison s'affiche là plutôt que d'échouer en silence.

34.7 Où elle est passée

Sélectionnez une voiture et choisissez une période : les 24 dernières heures, trois jours ou sept. L'itinéraire se dessine sur la carte, creux au départ et plein à l'arrivée, avec la distance parcourue et la vitesse maximale relevée au-dessus.

Le tracé est lu sur votre plateforme au moment où vous le demandez, au rythme d'émission du boîtier, qui est de l'ordre de la seconde et non de l'heure. Nous n'en gardons aucune copie : un relevé horaire à nous tracerait une ligne droite entre deux heures, et une voiture ayant fait quarante kilomètres aller-retour dans l'heure semblerait n'avoir pas bougé.

35. Distribution via courtiers (Rentalcars, DiscoverCars, Expedia, Kayak)

Disponible à partir du plan Pro

Personne ne cherche une agence de location par son nom. On cherche sur Rentalcars, DiscoverCars, Expedia et Kayak — qui ne possèdent aucune voiture. Ils revendent les flottes des agences raccordées, et n'acceptent que les loueurs dont le logiciel sait répondre à leurs requêtes. C'est cette exigence qui fait qu'une agence sans système connecté est écartée avant toute discussion sur les tarifs.

35.1 Ce que vous faites, et ce que nous faisons

Vous signez le contrat commercial avec chaque place de marché. Ce sont vos agences, votre enregistrement fiscal et vos standards de service qu'ils contrôlent — c'est votre activité qu'ils référencent.

RentClic est le système connecté qu'ils exigent. Ce sont eux qui l'interrogent ; vous ne collez rien dans leur site.

35.2 Activer

Réglages → Distribution via courtiers.

1. Activez Proposer ma flotte aux courtiers.
2. Réglez une majoration de canal si vous en voulez une. Un courtier prend une commission sur chaque réservation : ceci augmente le tarif pour les places de marché uniquement — votre comptoir et votre propre site ne changent pas.
3. Choisissez les véhicules à proposer, ou laissez vide pour proposer toutes les voitures réservables publiquement.
4. Créez une clé dans Réglages → Clés API avec les portées ota:read et ota:book, et transmettez au courtier cette clé et les trois adresses affichées à l'écran.

35.3 Quelles voitures peuvent réellement être listées

Le même écran liste celles qui ne peuvent pas, et pourquoi. La recherche d'un courtier s'appuie sur la classe ACRISS — le code de quatre lettres qui dit la taille, la carrosserie, la transmission et le carburant — et une voiture sans transmission ou sans carburant renseigné n'a pas de code, donc ne serait jamais montrée à personne. L'écran nomme le champ manquant voiture par voiture, au lieu de vous laisser chercher pourquoi le canal ne rapporte rien.

35.4 Ce que le courtier obtient

La disponibilité et les tarifs en direct, pas un stock envoyé la nuit : une voiture vendue au comptoir il y a une minute a déjà disparu. Les tarifs sont les vôtres — palier de durée, puis saison, puis la majoration de canal. Les réservations tombent directement dans votre planning avec la référence du courtier conservée, ce dont vous avez besoin quand son relevé de commissions arrive en fin de mois.

Une demande répétée avec la même référence renvoie la réservation existante au lieu d'en créer une seconde, donc un timeout chez eux ne peut pas réserver deux fois la même voiture.