Procura um preço e encontra um «a partir de». O número verdadeiro está mais abaixo, muitas vezes atrás de um formulário de contacto. Eis como o estimar sem esperar que lhe liguem.
Quatro formas de faturar, quatro armadilhas
Por veículo. O modelo mais comum. Simpático com oito carros, doloroso com quarenta. A armadilha é que também paga pelos carros parados, pelos que estão na oficina e pelos que guarda fora de época.
Avença, por escalões. Um preço fixo até certo número de veículos ou utilizadores. Caro no início, muito barato depois. A armadilha é o salto de escalão, que às vezes chega de um mês para o outro sem aviso.
Uma percentagem das reservas. Atraente porque só paga se vender. A armadilha é que cresce com a sua faturação indefinidamente, enquanto ao fabricante o software não fica mais caro.
Sob orçamento. Reservado a frotas grandes. Se lho propõem para quinze carros, está a olhar para a categoria de produto errada.
O que quase nunca entra no preço anunciado
O número de chamariz raramente cobre tudo. Veja estas seis linhas antes de comparar seja o que for.
| Linha | O que perguntar |
|---|---|
| Arranque | Cobrado uma vez, por vezes com quatro dígitos. Pergunte se é obrigatório |
| Carregamento dos seus dados | Quem introduz os veículos e clientes existentes, o senhor ou eles |
| Utilizadores adicionais | Muitas ofertas incluem duas ou três contas, a quarta paga-se |
| Assinatura eletrónica | Umas vezes incluída, outras cobrada por documento |
| SMS e emails transacionais | Frequentemente à unidade, e nota-se em época alta |
| Widget de reserva | Quase sempre no escalão acima |
Como está o mercado
Para uma agência independente, as ofertas sérias situam-se entre 40 e 150 euros por mês, com um salto claro acima disso assim que entra nas plataformas feitas para frotas grandes. A AutyCloud anuncia por exemplo 79 dólares por mês até dez veículos. HQ Rental Software e RENTALL andam por ordens comparáveis conforme as opções.
Pagar ao ano muda bastante. O desconto habitual ronda os trinta por cento, o que leva uma oferta de 49 euros para 29 por mês. A doze meses não é um pormenor.
Para sermos concretos em vez de vagos, os nossos são 49, 79 e 119 euros por mês, ou 349, 649 e 999 por ano, ou seja 29, 54 e 83 mensais.
A conta que importa
Não compare preços de chamariz. Pegue na frota que terá daqui a dois anos, some as seis linhas da tabela e faça o total a doze meses para cada candidato. É aí que as diferenças muitas vezes se invertem.
Depois faça a pergunta que ninguém faz: quanto custa sair. Se recuperar três anos de histórico implica um pedido ao suporte e uma espera, o preço anunciado é só uma parte do que paga.
Compare com aquilo que substitui
Um software de 79 euros por mês custa menos do que um dia de trabalho administrativo. A pergunta útil não é o preço, mas quantas horas lhe devolve e quanta receita deixa de perder. Um único dia de aluguer faturado porque o calendário apanhou uma reserva dupla paga o mês. As portagens debitadas que antes dava por perdidas pagam normalmente o resto.
O custo de não mudar nada
A subscrição vê-se. O que substitui não se vê, por isso nunca é contado, e a comparação acaba a opor um número real a zero.
Ponha quatro valores à frente, tirados dos seus últimos três meses e não do caso de sucesso de um fornecedor.
As reservas duplicadas. Conte quantas vezes o mesmo carro foi prometido a duas pessoas. Cada uma custa-lhe um reembolso, uma subida de categoria que não cobrou, ou um cliente que não volta. Numa frota de dez carros, uma vez por mês é normal com uma folha de cálculo.
Os extras que nunca chegaram a uma fatura. A cadeirinha, o segundo condutor, o combustível devolvido a menos, a devolução duas horas atrasada. É pequeno e é constante, e é a primeira coisa que desaparece quando o balcão está cheio. Vinte euros por semana são mil por ano.
Os encargos que deu como perdidos. Portagens e multas que decidiu não valerem a papelada. A maioria das empresas independentes desiste de tudo abaixo dos quinze euros, porque encontrar o aluguer à mão demora mais do que o valor vale.
As horas. Não as horas interessantes: as que passa a copiar os dados de um cliente da fotografia de uma carta para um contrato, depois para uma fatura, depois para uma folha de cálculo. Conte-as durante uma semana e multiplique por cinquenta.
Some essas quatro rubricas antes de olhar para qualquer preço. O total costuma ultrapassar a subscrição mais cara do mercado, e é por isso que a discussão sobre vinte euros de diferença entre duas plataformas quase nunca é a discussão que interessa.
Dois custos que um rastreador lhe pode apontar
Ambos já estão nas suas contas. Nenhum aparece numa fatura, e é por isso que nunca são contados.
O carro que ficou parado e ninguém reparou. Não o que está na oficina: o que dorme no parque, com impostos, seguro e financiamento, e que ninguém devolveu ao calendário. Um portal de rastreadores não lho dirá, porque mostra «visto há dois minutos»: um carro estacionado continua a transmitir. O que precisa é do tempo desde que se deslocou pela última vez. Tome o seu mês mais fraco, conte os carros que nada renderam e multiplique pelo que um deles lhe custa por dia.
Os quilómetros acima do limite incluído. Define um limite no contrato e um preço por quilómetro extra. Depois o carro volta, o balcão está cheio, e ninguém faz a diferença entre duas leituras do conta-quilómetros. É o extra mais sistematicamente não faturado do ramo, e, ao contrário de um pórtico, o cliente já o aceitou por escrito.
Um software que lê os seus rastreadores conhece ambos enquanto o aluguer ainda corre: o primeiro em dias parado em vez de último contacto, o segundo como excesso à medida que se acumula. Se isso vale um escalão decide-se com a mesma prova que o resto desta página: ponha os seus dois números à frente da diferença de preço.
Nada disto implica comprar equipamento a um fornecedor de software: os dados vêm da plataforma de rastreamento que já paga, Traccar, Wialon, flespi ou Samsara. O mesmo cálculo vale para a distribuição. Uma reserva que chega da Rentalcars, DiscoverCars, Expedia ou Kayak já dentro do sistema não custa nada a aceitar, e é a única forma de receita adicional que não acrescenta também trabalho.
O que justifica subir de escalão
A maioria dos fornecedores vende três ou quatro escalões, e a resposta honesta é que o mais barato serve durante mais tempo do que eles gostariam.
Três coisas justificam mesmo pagar mais. Uma segunda delegação, porque a alternativa são dois sistemas separados e uma reconciliação ao fim de cada mês. Mais utilizadores do que o escalão permite, porque partilhar um acesso destrói o único registo de quem fez o quê, o que vai querer ter no dia em que uma caução for contestada. E aceitar reservas em linha, porque uma reserva que chega já dentro do sistema é a única coisa que muda quanto trabalho custa um aluguer.
Tudo o resto na página de planos merece ser confrontado com a secção anterior. Se uma funcionalidade não reduz nenhum daqueles quatro valores, não vale um escalão.
Leia a seguir
Os valores com nome, fornecedor a fornecedor, estão em seis plataformas e quanto custam realmente.
Perguntas que nos fazem
Quanto deve uma pequena empresa de aluguer gastar em software?
Um tecto útil é um dia de trabalho administrativo por mês. Se a subscrição custa menos do que um dia de alguém e devolve mais do que um, o preço não é o assunto a discutir. Para uma frota de dez veículos isso costuma situar a faixa razoável abaixo dos cem euros por mês.
O preço por veículo sai mais barato do que uma subscrição fixa?
Sai mais barato enquanto é pequeno e mais caro à medida que cresce, e cobra-lhe os veículos que não rendem nada. Faça a conta no seu mês mais fraco, não no mais carregado: uma frota sazonal paga por veículo todo o inverno por carros parados.
Que custos escondidos acompanham um software de aluguer?
Quatro repetem-se: arranque e migração de dados, o preço de cada utilizador adicional, a comissão de cartão por baixo da subscrição, e o custo de sair. Pergunte como é uma exportação do seu próprio histórico antes de assinar, não depois.
Um software de aluguer gratuito é uma opção real?
Para um punhado de veículos pode ser, e um fornecedor deste mercado vende licença perpétua com um nível gratuito. O custo desloca-se em vez de desaparecer: fica com a instalação, as cópias e as atualizações, e esse tempo não é grátis.