Vous cherchez un prix et vous tombez sur « à partir de ». Le vrai chiffre est plus loin, souvent après un formulaire de contact. Voici de quoi l'estimer sans attendre qu'on vous rappelle.
Quatre façons de facturer, quatre pièges
Au véhicule. Le modèle le plus répandu. Aimable quand vous en avez huit, douloureux quand vous en avez quarante. Le piège est que vous payez aussi les voitures à l'arrêt, celles en réparation et celles que vous gardez hors saison.
Au forfait, par paliers. Un prix fixe jusqu'à un certain nombre de véhicules ou d'utilisateurs. Cher au début, très bon marché ensuite. Le piège est le passage de palier, qui arrive parfois d'un mois sur l'autre sans que vous l'ayez vu venir.
Au pourcentage des réservations. Séduisant parce que vous ne payez que si vous vendez. Le piège est que ça grossit avec votre chiffre d'affaires, indéfiniment, alors que le coût du logiciel pour l'éditeur ne bouge pas.
Sur devis. Réservé aux grosses flottes. Si on vous en propose un pour quinze voitures, vous n'êtes pas dans la bonne catégorie de produit.
Ce qui n'est presque jamais dans le prix affiché
Le prix d'appel couvre rarement tout. Regardez ces six lignes avant de comparer quoi que ce soit.
| Ligne | Ce qu'il faut demander |
|---|---|
| Mise en service | Facturée une fois, parfois quatre chiffres. Demandez si elle est obligatoire |
| Reprise de vos données | Qui saisit vos véhicules et vos clients existants, vous ou eux |
| Utilisateurs supplémentaires | Beaucoup d'offres comptent deux ou trois comptes, le quatrième se paie |
| Signature électronique | Parfois incluse, parfois facturée au document |
| SMS et e-mails transactionnels | Souvent à l'unité, et ça se voit en haute saison |
| Module de réservation en ligne | Presque toujours sur le palier supérieur |
Ce qu'on voit sur le marché
Pour une agence indépendante, les offres sérieuses se situent entre 40 et 150 € par mois, avec un saut net au-dessus quand on entre dans les plateformes conçues pour les grandes flottes. AutyCloud annonce par exemple 79 $ par mois jusqu'à dix véhicules. HQ Rental Software et RENTALL se situent dans des ordres comparables selon les options retenues.
L'engagement annuel change beaucoup de choses. La remise habituelle tourne autour de trente pour cent, ce qui déplace une offre à 49 € vers 29 € par mois. À douze mois d'écart, ce n'est pas un détail.
Chez nous, pour être précis plutôt que vague : 49, 79 et 119 € par mois, ou 349, 649 et 999 € par an, ce qui revient à 29, 54 et 83 € mensuels.
Le calcul qui compte
Ne comparez pas les prix d'appel. Prenez la flotte que vous aurez dans deux ans, ajoutez les six lignes du tableau, et faites le total sur douze mois pour chaque candidat. Les écarts se retournent souvent à ce moment-là.
Puis posez la question que personne ne pose : combien ça coûte de partir. Si récupérer vos trois ans d'historique suppose une demande au support et un délai, le prix affiché n'est qu'une partie de ce que vous payez.
Le rapporter à ce que ça remplace
Un logiciel à 79 € par mois coûte moins qu'une journée de travail administratif. La question utile n'est donc pas son prix, mais le nombre d'heures qu'il vous rend et les recettes qu'il arrête de laisser filer. Une seule journée de location facturée grâce à un calendrier qui n'a pas raté une double réservation couvre le mois. Des péages refacturés que vous abandonniez jusque-là couvrent souvent le reste.
Le coût de ne rien changer
L'abonnement se voit. Ce qu'il remplace ne se voit pas, donc on ne le compte jamais, et la comparaison finit par opposer un vrai chiffre à zéro.
Mettez quatre montants en face, tirés de vos trois derniers mois et non de l'étude de cas d'un éditeur.
Les doubles réservations. Comptez combien de fois deux personnes se sont vu promettre la même voiture. Chacune vous coûte un remboursement, une montée en gamme que vous n'avez pas facturée, ou un client qui ne reviendra pas. Sur une flotte de dix voitures, une fois par mois est normal sur un tableur.
Les suppléments jamais arrivés sur une facture. Le siège enfant, le second conducteur, le carburant rendu en moins, le retour tardif de deux heures. C'est petit et c'est constant, et c'est la première chose qui disparaît quand le comptoir est chargé. Vingt euros par semaine font mille euros par an.
Les frais passés en perte. Les péages et les amendes dont vous avez décidé qu'ils ne valaient pas la paperasse. La plupart des agences indépendantes abandonnent tout ce qui est sous quinze euros, parce que retrouver la location à la main prend plus de temps que le montant ne vaut.
Les heures. Pas les heures intéressantes : celles passées à recopier les informations d'un client depuis la photo d'un permis dans un contrat, puis dans une facture, puis dans un tableur. Comptez-les sur une semaine et multipliez par cinquante.
Additionnez ces quatre postes avant de regarder le moindre prix. Le total dépasse en général le plus cher des abonnements du marché, et c'est pourquoi la discussion sur vingt euros d'écart entre deux plateformes n'est presque jamais la discussion qui compte.
Deux coûts qu'un traceur peut vous signaler
Les deux sont déjà dans vos comptes. Aucun n'apparaît sur une facture, et c'est pourquoi personne ne les compte.
La voiture immobilisée que personne n'a remarquée. Pas celle qui est à l'atelier : celle qui dort sur le parking, taxée, assurée et financée, que personne n'a remise au planning. Un portail de traceurs ne vous le dira pas, parce qu'il affiche « vue il y a deux minutes » : une voiture garée continue d'émettre. Ce qu'il vous faut, c'est le temps depuis son dernier déplacement. Prenez votre mois le plus creux, comptez les voitures qui n'y ont rien rapporté, et multipliez par ce que l'une d'elles vous coûte par jour.
Les kilomètres au-delà du forfait. Vous fixez une limite au contrat et un tarif au kilomètre supplémentaire. Puis la voiture rentre, le comptoir est chargé, et personne ne fait la différence entre deux relevés de compteur. C'est le supplément le plus régulièrement non facturé du métier, et contrairement à un péage, il est déjà accepté par écrit par le client.
Un logiciel qui lit vos traceurs connaît les deux pendant que la location court encore : le premier en jours d'immobilisation plutôt qu'en dernier contact, le second en dépassement à mesure qu'il s'accumule. Savoir si cela vaut un palier relève du même test que le reste de cette page : posez vos deux chiffres en face de l'écart de prix.
Rien de tout cela n'implique d'acheter du matériel à un éditeur de logiciels : les données viennent de la plateforme de suivi que vous payez déjà, Traccar, Wialon, flespi ou Samsara. Le même calcul vaut pour la distribution. Une réservation qui arrive de Rentalcars, DiscoverCars, Expedia ou Kayak déjà dans le système ne coûte rien à prendre, et c'est la seule forme de chiffre d'affaires supplémentaire qui n'ajoute pas de travail.
Ce qui justifie de monter d'un palier
La plupart des éditeurs vendent trois ou quatre paliers, et la réponse honnête est que le moins cher convient plus longtemps qu'ils ne le souhaiteraient.
Trois choses justifient réellement de payer davantage. Une deuxième agence, parce que l'alternative est deux systèmes séparés et un rapprochement à la fin de chaque mois. Plus d'utilisateurs que le palier n'en autorise, parce que partager un identifiant détruit la seule trace de qui a fait quoi, celle dont vous aurez besoin le jour où un dépôt de garantie sera contesté. Et prendre des réservations en ligne, parce qu'une réservation qui arrive déjà dans le système est la seule chose qui change le coût de traitement d'une location.
Tout le reste de la page des offres mérite d'être confronté à la section précédente. Si une fonctionnalité ne réduit aucun des quatre montants, elle ne vaut pas un palier.
À lire ensuite
Les chiffres nommés, éditeur par éditeur, sont dans six plateformes et ce qu'elles coûtent vraiment.
Les questions qu'on nous pose
Combien une petite agence de location doit-elle mettre dans un logiciel ?
Un plafond utile est une journée de travail administratif par mois. Si l'abonnement coûte moins qu'une journée de quelqu'un et vous en rend plus d'une, le prix n'est pas le sujet du débat. Pour une flotte de dix véhicules, cela situe en général la fourchette raisonnable sous la centaine d'euros par mois.
Le prix au véhicule revient-il moins cher qu'un abonnement forfaitaire ?
Il revient moins cher tant que vous êtes petit et plus cher à mesure que vous grandissez, et il vous fait payer les véhicules qui ne rapportent rien. Faites le calcul sur votre mois le plus creux, pas sur le plus chargé : une flotte saisonnière paie au véhicule tout l'hiver pour des voitures qui dorment sur le parking.
Quels coûts cachés accompagnent un logiciel de location ?
Quatre reviennent : la mise en service et la reprise des données, le prix de chaque utilisateur supplémentaire, la commission carte sous l'abonnement, et le coût du départ. Demandez à quoi ressemble un export de votre propre historique avant de signer, pas après.
Un logiciel de location gratuit est-il une vraie option ?
Pour une poignée de véhicules, cela peut l'être, et un éditeur de ce marché vend une licence perpétuelle avec un palier gratuit. Le coût se déplace plutôt qu'il ne disparaît : vous reprenez l'installation, les sauvegardes et les mises à jour, et ce temps-là n'est pas gratuit.