Fast jede unabhängige Autovermietung beginnt mit einer Tabelle, und das ist der richtige Anfang. Sie kostet nichts, sie tut genau das, was man ihr sagt, und für sechs Fahrzeuge und eine Person ist sie ehrlich gesagt besser als Software.
Das Problem ist, dass sie allmählich aufhört zu funktionieren, nicht plötzlich. Niemand wacht auf und findet die Tabelle kaputt. Sie kostet nur jeden Monat ein bisschen mehr, und zwar auf Wegen, die nirgends auftauchen, wo man nachsehen würde.
Vier Dinge, die eine Tabelle nicht kann
Nicht schlecht. Gar nicht.
Ihnen sagen, was gerade frei ist. Ein Buchungskalender ist keine Verfügbarkeit. Verfügbarkeit ist dieser Kalender minus das Auto in der Werkstatt, minus das, das zu spät zurückkam, minus das, das noch gereinigt wird, und sie muss in dem Moment stimmen, in dem jemand vor Ihnen steht und fragt. Eine Tabelle zeigt Ihnen den ersten Teil und vom Rest nichts.
Eine einzige Fassung sein. Sobald eine zweite Person sie braucht, gibt es eine Kopie auf einem Laptop, eine in einem geteilten Ordner und eine im Postfach von jemandem. Sie widersprechen sich binnen einer Woche, und den Widerspruch entdeckt ein Kunde.
Ein Dokument erzeugen. Einen Vertrag, ein unterschriebenes Übergabeprotokoll, eine Rechnung mit korrekter Nummerierung. Man kann das von Hand bauen, und die meisten tun es: dort verschwinden die Stunden und dort wohnen die Fehler.
Sich erinnern, was passiert ist. Wer den Preis geändert hat, wann die Kaution zurückging, in welchem Zustand das Auto vor achtzehn Monaten war. Eine Tabelle hält den aktuellen Zustand. Streitigkeiten handeln von der Vergangenheit.
Anzeichen, dass Sie die Grenze überschritten haben
Sie brauchen nicht alle. Zwei genügen meist.
- Zwei Leuten wurde dasselbe Auto zugesagt, mehr als einmal in diesem Jahr.
- Sie führen eine zweite, inoffizielle Aufzeichnung: ein Notizbuch, ein Fotoalbum auf dem Telefon, einen WhatsApp-Verlauf.
- Jemand außer Ihnen muss eine Buchungsfrage beantworten und kann es nicht.
- Sie gehen kleinen Forderungen nicht mehr nach, weil die Miete zu finden länger dauert, als das Geld wert ist.
- Sie können nicht sagen, wie hoch Ihre Auslastung im letzten Monat war, ohne einen Nachmittag zu investieren.
- Ein Kunde bat um sein Vertragsexemplar vom letzten Jahr, und Sie mussten sagen, dass Sie nachsehen.
Das Letzte ist das, was man ernst nehmen sollte. Das ist kein Effizienzproblem, das ist ein Beweisproblem, und diese Art zeigt sich erst, wenn schon etwas schiefgegangen ist.
Daten säubern, bevor man sie bewegt, nicht danach
Der größte einzelne Grund für einen schlechten ersten Monat ist, eine unordentliche Tabelle zu importieren und dann in der Unordnung zu arbeiten.
Nehmen Sie sich einen Abend für drei Listen, bevor Sie irgendetwas importieren.
Fahrzeuge. Eine Zeile je Auto, mit dem Kennzeichen immer gleich geschrieben. Legen Sie das Format jetzt fest, denn ein Kennzeichen in drei Schreibweisen sind drei Fahrzeuge in jedem System, in das Sie gehen.
Kunden. Doppelte zusammenführen. Dieselbe Person steht meist zweimal drin, einmal mit Tippfehler im Namen und einmal mit anderer Telefonnummer. Welches System Sie auch wählen, es bewahrt beide treu auf.
Laufende Mieten. Die tippen Sie am Umstellungstag von Hand ein. Es sind selten mehr als ein Dutzend, und sie sind die einzigen Datensätze, bei denen ein Fehler sofort spürbar ist.
Alles andere, die alten Buchungen und die alten Rechnungen, kann bleiben, wo es ist. Sie müssen es ein Jahr lang lesen können, nicht umziehen.
Wie ein guter erster Monat aussieht
Versuchen Sie nicht, alles zu nutzen. Drei Gewohnheiten, in dieser Reihenfolge.
Woche eins: jede neue Buchung nur noch im neuen System erfassen. Die Tabelle bleibt zum Nachschlagen offen, aber Sie schreiben nicht mehr hinein. Zwei Quellen der Wahrheit sind schlechter als jede einzelne.
Woche zwei: jeden Vertrag und jede Rechnung aus dem System erzeugen. Auch die, die von Hand schneller wirken. Es geht darum, dass der Nachweis existiert, nicht darum, dass dieser eine Vertrag schneller ging.
Woche drei: eine Zahl ansehen. Die Auslastung oder den Monatsumsatz. Nicht, weil Sie in Woche drei danach handeln, sondern weil Sie sie zum ersten Mal sehen, ohne zu rechnen, und genau da beginnt sich die Umstellung zu bezahlen.
Am Monatsende beantwortet sich die Frage von selbst. Wenn Sie zur Tabelle zurückwollten, war die Software die falsche. Fast niemand geht zurück.
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Wenn Sie gerade vergleichen: die konkreten Zahlen stehen in sechs Plattformen und was sie wirklich kosten, und der Test, der die Sache entscheidet, in Vermietsoftware auswählen.
Häufige Fragen
Kann man eine Autovermietung mit Excel führen?
Ja, und bei etwa sechs Fahrzeugen mit einer Person, die alles macht, ist es oft die vernünftige Wahl. Es hört auf zu funktionieren, sobald eine zweite Person dieselben Informationen braucht, sobald Dokumente verlässlich erzeugt werden müssen, oder sobald die Verfügbarkeit am Schalter stimmen muss statt ungefähr zu stimmen.
Ab wie vielen Fahrzeugen braucht man Vermietsoftware?
Die Schwelle ist keine Fahrzeugzahl, sondern die Menge der Dinge, die Sie im Kopf behalten. Die meisten Vermietungen überschreiten sie zwischen acht und fünfzehn Autos, aber eine Flotte von fünf Fahrzeugen mit zwei Mitarbeitern und Onlinebuchungen überschreitet sie früher als zwanzig Fahrzeuge in einer Hand.
Wie riskant ist ein Wechsel mitten in der Saison?
Vor allem deshalb, weil Sie im vollsten Monat keine Kapazität haben, etwas zu lernen, und der erste Fehler alle davon überzeugt, dass das neue System nicht taugt. Wechseln Sie in einem ruhigen Monat, fahren Sie zwei Wochen beides parallel, und erfassen Sie die laufenden Verträge von Hand.
Verliere ich meine Historie beim Wechsel?
Nicht, wenn Sie die Tabelle behalten. Sie brauchen alte Buchungen lesbar, nicht migriert. Exportieren Sie, was Sie haben, in eine einfache Datei, legen Sie sie an einen auffindbaren Ort, und importieren Sie ins neue System nur Fahrzeuge, Kunden und laufende Mieten.