Bağımsız kiralama şirketlerinin neredeyse tamamı bir hesap tablosuyla başlar ve başlamanın doğru yolu budur. Hiçbir şeye mal olmaz, ona ne derseniz tam olarak onu yapar, ve altı araç ile tek kişi için açıkçası yazılımdan iyidir.
Sorun şu ki işlevini birden değil, yavaş yavaş yitirir. Kimse sabah kalkıp tablosunu bozulmuş bulmaz. Yalnızca her ay biraz daha pahalıya gelir; hem de bakmayı akıl edeceğiniz hiçbir yerde görünmeyen yollarla.
Bir hesap tablosunun yapamayacağı dört şey
Kötü yapmaz. Yapamaz.
Şu anda neyin boş olduğunu söylemek. Rezervasyon takvimi müsaitlik değildir. Müsaitlik, o takvimden serviste duran aracı, geç dönen aracı ve hâlâ temizlikte olanı çıkardığınızda kalandır; ve biri karşınızda durup sorduğu anda doğru olmak zorundadır. Bir tablo size ilk kısmı gösterir, gerisinden hiçbirini.
Tek bir sürüm olmak. İkinci bir kişinin ona ihtiyaç duyduğu anda, bir kopya dizüstünde, bir kopya paylaşılan klasörde ve bir kopya birinin postasında olur. Bir hafta içinde birbirlerini tutmazlar ve tutmadıklarını bir müşteri keşfeder.
Belge üretmek. Sözleşme, imzalı hasar tutanağı, doğru numaralandırmaya sahip fatura. Bunları elle yapabilirsiniz ve çoğu şirket yapar: saatler oraya gider ve hatalar orada yaşar.
Ne olduğunu hatırlamak. Fiyatı kim değiştirdi, depozito ne zaman geri döndü, araç on sekiz ay önce hangi durumdaydı. Bir tablo işlerin şu anki hâlini tutar. Uyuşmazlıklar ise geçmişle ilgilidir.
Sınırı geçtiğinizin işaretleri
Hepsine gerek yok. Genelde ikisi yeter.
- Aynı araç iki kişiye söz verildi, bu yıl birden fazla kez.
- İkinci ve gayriresmî bir kayıt tutuyorsunuz: bir defter, telefonda bir fotoğraf albümü, bir WhatsApp yazışması.
- Sizden başka biri bir rezervasyon sorusuna cevap vermek zorunda kalıyor ve veremiyor.
- Küçük tutarların peşine düşmeyi bıraktınız, çünkü kiralamayı bulmak paranın değerinden uzun sürüyor.
- Geçen ayki filo kullanım oranınızı bir öğleden sonra harcamadan söyleyemiyorsunuz.
- Bir müşteri geçen yılki sözleşmesinin kopyasını istedi ve bakacağınızı söylemek zorunda kaldınız.
Sonuncusu ciddiye alınması gerekendir. Bu bir verimlilik sorunu değil, bir kanıt sorunudur ve ancak bir şey zaten ters gittikten sonra ortaya çıkan türdendir.
Veriyi taşımadan önce temizleyin, sonra değil
Kötü bir ilk ayın en büyük tek nedeni, dağınık bir tabloyu içe aktarıp sonra dağınıklığın içinde çalışmaktır.
Herhangi bir şeyi aktarmadan önce üç listeye bir akşam ayırın.
Araçlar. Araç başına bir satır ve plaka her seferinde aynı biçimde yazılmış olsun. Biçimi şimdi kararlaştırın, çünkü üç farklı şekilde yazılmış bir plaka, geçeceğiniz her sistemde üç araç demektir.
Müşteriler. Yinelenenleri birleştirin. Aynı kişi genelde iki kez kayıtlıdır; bir kez soyadında yazım hatasıyla, bir kez farklı telefonla. Seçtiğiniz sistem hangisi olursa olsun, ikisini de sadakatle saklar.
Açık kiralamalar. Bunlar devir günü elle girilecek olanlardır. Nadiren bir düzineden fazladırlar ve bir hatanın anında hissedildiği tek kayıtlar onlardır.
Geri kalan her şey, eski rezervasyonlar ve eski faturalar, olduğu yerde kalabilir. Onu bir yıl okuyabilmeniz gerekir, taşımanız değil.
İyi bir ilk ay neye benzer
Her şeyi kullanmaya çalışmayın. Şu sırayla üç alışkanlık.
Birinci hafta: her yeni rezervasyonu yalnızca yeni sisteme girin. Tabloyu bakmak için açık tutun ama içine yazmayı bırakın. İki doğruluk kaynağı, ikisinden herhangi birinden kötüdür.
İkinci hafta: her sözleşmeyi ve faturayı sistemden üretin. Elle daha hızlı görünenleri bile. Önemli olan kaydın var olmasıdır, o sözleşmenin daha çabuk çıkması değil.
Üçüncü hafta: tek bir sayıya bakın. Kullanım oranı ya da ayın cirosu. Üçüncü haftada ona göre bir şey yapacağınız için değil, o sayıyı ilk kez hesap yapmadan göreceğiniz için; değişimin karşılığını vermeye başladığı an odur.
Ayın sonunda soru kendini yanıtlar. Hesap tablosuna dönmek isterdiyseniz, yazılım size uygun değildi. Neredeyse hiç kimse geri dönmez.
Sonra şunu okuyun
Seçenekleri karşılaştırıyorsanız, adlarıyla rakamlar altı platform ve gerçek fiyatları yazısında, kararı veren sınama ise kiralama yazılımı nasıl seçilir yazısında.
Bize sorulan sorular
Araç kiralama işi Excel ile yürütülebilir mi?
Evet, ve her şeyi tek kişinin yürüttüğü altı araçlık bir işte çoğu zaman makul seçimdir. İkinci bir kişinin aynı bilgiye ihtiyaç duyduğunda, belgelerin güvenilir biçimde üretilmesi gerektiğinde, ya da müsaitliğin gişede yaklaşık değil tam doğru olması gerektiğinde işlevini yitirir.
Kaç araçtan sonra yazılım gerekir?
Eşik bir araç sayısı değil, kafanızda tuttuğunuz iş sayısıdır. Şirketlerin çoğu bunu sekiz ile on beş araç arasında geçer; ama iki çalışanı ve çevrimiçi rezervasyonu olan beş araçlık bir filo, tek kişinin yürüttüğü yirmi araçlık bir filodan daha erken geçer.
Sezonun ortasında hesap tablosunu bırakmanın riski nedir?
Başlıca risk, en yoğun ayınızda yeni bir şey öğrenmeye kapasitenizin olmaması ve ilk hatanın herkesi yeni sistemin çalışmadığına ikna etmesidir. Durgun bir ayda geçin, iki hafta ikisini birlikte yürütün ve açık sözleşmeleri elle girin.
Geçersem geçmişimi kaybeder miyim?
Tabloyu saklarsanız hayır. Eski rezervasyonların okunabilir olması gerekir, taşınmış olması değil. Elinizdekini sade bir dosyaya aktarın, bulacağınız bir yere koyun ve yeni sisteme yalnızca araçları, müşterileri ve açık kiralamaları aktarın.