On iki arabanız var, kendi kendine büyümüş bir tablo ve artık yürümediği hissi. Yazılımlara bakmaya başlıyorsunuz. Üç saat sonra hepsi aynı şeyi vaat eden on beş ana sayfa okumuş oluyorsunuz ve bir arpa boyu yol almış değilsiniz.
Onları gerçekten ayıran şey şu.
Pazar üçe ayrılır, sıralamaya değil
Köklü platformlar, Rent Centric, Rental Car Manager, Myrentcar. Birkaç yüz araçlık filolar için kurulmuş, fiyatı ve kurulumu da ona göre. Her şeyi yaparlar ve yapılandırmakla haftalar geçirirsiniz. On iki arabayla, asla kullanmayacağınız bir yapıya ödeme yaparsınız.
Modern hepsi-bir-arada araçlar, HQ Rental Software, RENTALL, AutyCloud, Rentclic. Rezervasyonlar, filo, sözleşmeler, faturalama, rezervasyon widget'ı. Farklar pazarlamanın ima ettiğinden dardır; değişen şey, aracın çalışma biçiminiz hakkında ne kadar varsayımda bulunduğudur.
Tek amaçlı araçlar, bir rezervasyon widget'ı, e-imza, filo takibi. Ucuzdur ve çoğalırlar: üç abonelik, üç giriş ve onları birbirine bağlayan hiçbir şey.
Hangi kategoriye ait olduğunuzu kimse söyleyemez. On aracın altında üçüncüsü çoğu zaman yalnızca fiyatla kazanır. Otuzun üstünde birincisi aşırı olmaktan çıkar.
Gerçekten belirleyen beş soru
1. Araç döndükten sonra ne olur?
Araçların en çok ayrıştığı ve demoların en az konuştuğu yer burasıdır. Kiralama araç dönünce bitmez: geçiş ücreti üç hafta sonra gelir, hız cezası iki ay sonra, hasar talebi arada bir yerde. Bunu kötü çözen, sizi ekstreleri bir tabloya elle geçirmeye ve müşterileri tek tek aramaya bırakır.
Tam da bunun gösterimini isteyin, gerçek bir operatör ekstresiyle. Rezervasyon akışını değil, rezervasyon akışı herkeste çalışıyor.
2. Bankodaki kişiyle mi konuşuyor, sizinle mi?
Yazılımı sahibi satın alır. Personel günde kırk kez kullanır. Bir aracı teslim etmek on bir tık gerektiriyorsa, personel yanında bir defter tutar ve üç ay içinde verileriniz yanlış olur.
Deneme süresinde tam bir kiralamayı, onu gerçekten kullanacak kişiye yaptırın. Onun kararı belirleyicidir.
3. Büyüdüğünüzde ne kadar tutar?
Araç başına fiyat sekiz arabada nazik, kırkta cezalandırıcı görünür. Sabit ücret sekizde pahalı, kırkta ucuz görünür. Hiçbiri sahtekârlık değil; farklı ölçeklere uyarlar. İki yıl sonra beklediğiniz filoyla hesaplayın, bugünküyle değil.
4. Verilerinizi geri alabilir misiniz?
Her platform içe aktarır. Hepsi dışa aktarmaz. Bir araca üç yıllık geçmişi emanet etmeden önce, araçlarınızın, müşterilerinizin ve rezervasyonlarınızın CSV'sini kimseden izin istemeden alabildiğinizi doğrulayın.
5. Takip cihazlarınızla ve pazar yerleriyle konuşuyor mu?
İki entegrasyon artık egzotik değil. Bir takip platformuna zaten para ödüyorsanız (Traccar, Wialon, flespi, Samsara), yazılımın onu adıyla okuyup okumadığını sorun; yoksa özellik tablosundaki «GPS», birinin kilometreyi yazdığı bir alan olabilir. Rentalcars, DiscoverCars, Expedia veya Kayak'tan rezervasyon istiyorsanız da: onlar yalnızca yazılımı taleplerine cevap verebilen tedarikçileri listeler. Bunu seçtiğiniz platform belirler, sonradan yapılan bir satış görüşmesi değil.
İkisi de genellikle üst bir pakette yer alır. Hangisinde ve kaça olduğunu, hâlâ karşılaştırırken sorun.
İki haftalık deneme aslında neyi kanıtlamalı
Tıklayarak geçen bir deneme hiçbir şey kanıtlamaz. Onu baştan sona gerçek bir döngüye ayırın:
- En çok kiralanan beş aracınızı gerçek fiyatlarla girin
- Üç gerçek müşteri girin
- Gerçek bir rezervasyon alın, sözleşmeyi imzalayın, aracı çıkarın ve geri alın
- Faturayı kesin ve tahsilatı kaydedin
- Geçen ayın geçiş ücreti veya ceza ekstresini içe aktarın
Tek bir adım bile imkânsızsa cevabınız var demektir, ve size bir çeyrek yerine bir öğleden sonraya mal oldu.
Rentclic nerede duruyor, dürüstçe
İkinci kategorideyiz. Bağımsız şirketler için kuruldu, aynı kişinin bankoyu, faturalamayı ve bakım planını yürüttüğü ölçek.
Kendi ölçeğimizde çoğundan iyi yaptığımız şey: kiralamadan sonra gelen masraflar. Geçiş ya da ceza operatörünüzün gönderdiği ekstreyi içe aktarırsınız; her kalem plaka ve saate göre o an süren kiralamaya eşleşir, sonra işlem ücretinizle yansıtılır. Bir müşteri faturasına geçmeden önce siz onaylarsınız. Bu fiyattaki araçların çoğunun buna dair bir cevabı yoktur.
On iki dil, banko personelinizin kullandığı arayüz dâhil. Ekibiniz İngilizce çalışmıyorsa bu göründüğünden ağır basar.
Ne değiliz: geniz ve on yıldır sahada olan platformlardan daha az entegrasyonumuz var. Belirli bir channel manager ya da mevcut bir muhasebe bağlantısı gerekiyorsa, denemeden sonra değil önce sorun.
Bağlayıcılar konusunda somut olarak: dört takip platformunu okuyoruz (Traccar, Wialon, flespi ve Samsara), ve rezervasyon pazar yerlerine doğrudan cevap veriyoruz. Muhasebe bağlayıcımız yok ve bunu süslemenin dürüst bir yolu da yok: hesap planı ülkeden ülkeye değişir, dolayısıyla orada bugün sunabileceğimiz şey bir dışa aktarımdır, defterinize bir bağlantı değil.
Dürüst sonuç
En iyi kiralama yazılımı diye bir şey yok. Yukarıdaki beş adımlık testi sizin filonuz, sizin fiyatlarınız ve sizin personelinizle geçen bir yazılım var. Aynı hafta iki aracı bu teste sokun; cevap artık bir görüş meselesi olmaktan çıkar.
Onu başka kim kullanacak
Yazılımı sahibi seçer. Onunla haftada kırk saat başka biri çalışır ve o kişi tanıtımda yoktu.
Gişedeki çalışanınızın bir deneme hesabında araç teslim edişini izleyin. Provası yapılmış bir teslim değil, gerçek bir teslim; telefonla rezervasyon yapmış ve soyadı kayıtlarınızda iki farklı şekilde yazılmış bir müşteriyle. Müşterinin gelişiyle imzalı sözleşme arasındaki tıklamaları sayın. Ondan fazlaysa, çalışan bir ay içinde sistemi dolanmanın bir yolunu bulur ve o yolun adı defterdir.
Aynı sınama mali müşaviriniz için de geçerli. Bağlanmadan önce ona bir aylık dışa aktarım gönderin ve tek bir soru sorun: buna dokunmadan kullanabiliyor musunuz? Her ay yeniden düzenlenmesi gereken bir dışa aktarım, kaldırdığınız değil yarattığınız bir iştir.
Üçüncü kullanıcı ise hiç oturum açmayan ama yazılımın gönderdiği her şeyi alan müşteridir. Onay e-postasını, sözleşmeyi ve faturayı geldikleri hâliyle okuyun. Çirkinlerse, yanlış dildeyse ya da başkasının markasını taşıyorlarsa, müşterinin gelen kutusundaki yüz sizin şirketinizin yüzüdür.
Geçişler neden başarısız olur ve ne zaman yapılmalı
Başarısız yazılım değişimlerinin çoğu ürün arızası değildir. Takvim hatasıdır.
Sezonun tepesinde değiştirmeyin. En dolu olduğunuz ay, bir şey öğrenmeye hiç kapasitenizin olmadığı aydır ve ilk hata herkesi yeni sistemin çalışmadığına ikna eder.
İki hafta ikisini birlikte yürütün. Göstermelik değil: aynı rezervasyonları bilerek iki kez girin. Sıkıcıdır ve aktarılmayan şeyi önem kazanmadan bulmanın tek yoludur.
Açık sözleşmeleri elle taşıyın. Geçiş ne vaat ederse etsin, devir günü süren kiralamalar yanlış geldiklerinde canınızı yakacak olanlardır. Nadiren bir düzineden fazladırlar.
Eski sistemi bir yıl okunur tutun. Çalışır değil, okunur. Biri on sekiz ay önceki bir kiralamayı soracak ve cevap, verilerin abonelikle birlikte gittiği olamaz.
Sonra şunu okuyun
Sağlayıcı sağlayıcı adlarıyla rakamlar altı platform ve gerçek fiyatları yazısında.
Bize sorulan sorular
Kiralama yazılımında neye bakmalı?
Her hafta yaptığınız üç işe, deneme süresinde kendi verinizle: kayıtlı bir müşteriye rezervasyon açmak, ondan imzalı sözleşme çıkarmak ve bir ayı mali müşavirinizin kabul edeceği biçimde dışa aktarmak. Özellik listeleri burada işe yaramaz, çünkü her platform her kutuyu işaretler.
Deneme süresi ne kadar sürmeli?
İyi kullanılmış iki hafta karar için yeter. Bugün kullandığınızla paralel olarak gerçek bir iş haftasını içinden geçirin. Yalnızca tıkladığınız bir deneme size tanıtımın nasıl göründüğünü söyler, yazılımın cuma öğleden sonra nasıl davrandığını değil.
On araçlık bir filo için yazılıma ihtiyacım var mı?
Eşik filonun büyüklüğü değil, kafanızda tuttuğunuz iş sayısıdır. Çifte rezervasyonlar, faturalanmamış ek hizmetler ve zarar yazılan geçiş ücretleri ayda birden fazla olmaya başladığında, hesap tablosu size zaten abonelikten pahalıya geliyordur.
Müşterilerimin dilinde çalışan bir platform mu seçmeliyim?
Turistlere kiralıyorsanız evet, ve bu ciddi biçimde denetlenmeye değer. Birçok platformun tanıtım sitesi çevrilmiştir ama ürünü İngilizcedir. Satış sayfalarını değil, sözleşmeyi, faturayı ve müşteriye giden e-postaları ihtiyacınız olan dilde görmek isteyin.