Een huurovereenkomst is niets waard zolang het goed gaat. Hij verdient zichzelf terug op de dag dat een auto terugkomt met een gedeukt spatbord en de klant zegt dat het al zo was.
Dit heeft hij nodig om die dag overeind te blijven.
Wat erin moet staan
Niets hiervan is optioneel, en elke ontbrekende regel is een argument dat u de tegenpartij cadeau doet.
De partijen, met rijbewijsnummer van de bestuurder en de geldigheid. Het voertuig, met kenteken, model en kilometerstand bij vertrek. Datum en tijd van uitgifte en inlevering, op het uur en niet op de dag. De prijs, gespecificeerd. De waarborgsom, het bedrag en de voorwaarden voor teruggave. De brandstof bij vertrek en het verwachte niveau bij terugkomst. De toegestane bestuurders, bij naam.
En de verzekeringsdekking, met het eigen risico in cijfers. De meeste schadegeschillen komen van een klant die dacht volledig gedekt te zijn.
De vijf meest voorkomende omissies
Kosten die later komen. Tol, boetes, parkeren. Zonder een bepaling dat ze worden doorbelast en tegen welke administratiekosten, vordert u uiteindelijk een bedrag waar de klant nooit mee heeft ingestemd. Het is de duurste omissie op deze lijst.
Het toegestane gebied. Veel overeenkomsten zeggen niets over grenzen. Als uw verzekering een buurland niet dekt, moet de overeenkomst dat vermelden.
Te laat inleveren. Vanaf wanneer wordt een uur te laat een gefactureerde dag? Schrijf de drempel op, anders wordt hij aan de balie onderhandeld.
De kilometers. Onbeperkt, of inbegrepen met een prijs per kilometer daarboven. In het tweede geval hoort de beginstand in de getekende overeenkomst, niet in een schriftje.
Pech en stilstand. Wie de berging betaalt, binnen welke termijn u het voertuig vervangt, en wat er met de prijs gebeurt als de klant drie dagen zonder auto zit.
Het schaderapport weegt zwaarder dan de overeenkomst
Een perfecte overeenkomst bewijst de staat van het voertuig bij vertrek niet. Alleen foto's doen dat.
Maak ze bij uitgifte en bij terugkomst, van alle zijden, met datum en leesbare kilometerteller. Laat de klant ze ter plekke ondertekenen, niet de volgende dag. Bij een geschil sluit een reeks foto's met tijdstempel en medeondertekening het gesprek in dertig seconden, terwijl een vinkje op een carrosserieschema niets bewijst.
Daarom horen schaderapport en overeenkomst op dezelfde plek. Gescheiden belanden de foto's op een telefoon en de overeenkomst in een map, en op de dag van het geschil vindt niemand beide.
De handtekening
Een handgeschreven handtekening op papier blijft geldig, maar gaat ervan uit dat u het papier terugvindt. Een elektronische handtekening heeft in de Europese Unie hetzelfde juridische gewicht, zolang u kunt aantonen wie wanneer heeft getekend en dat het document sindsdien niet is veranderd.
Het praktische voordeel beslecht de discussie toch: een op een scherm getekende overeenkomst bereikt de klant binnen de seconde per e-mail, en u houdt een kopie die niemand kwijt kan raken.
Eén sjabloon per soort verhuur
Een verhuur van drie dagen aan een toerist en een terbeschikkingstelling van zes maanden aan een bedrijf vragen niet dezelfde clausules. Kort, lang, zakelijk, met chauffeur: houd per geval een sjabloon aan in plaats van één overeenkomst die met de hand wordt aangepast, want een met de hand aangepaste overeenkomst sleept uiteindelijk een clausule van vorig jaar mee.
In Rentclic worden de sjablonen één keer ingesteld, het juiste wordt vanzelf gekozen op duur en klanttype, en het document gaat getekend de deur uit met de foto's van het schaderapport bij dezelfde boeking.
Bepalingen die het begeven zodra ze worden getoetst
Een bepaling die bestaat is niet hetzelfde als een bepaling die standhoudt. Vier manieren waarop een goedbedoeld contract omvalt.
Ze is nooit getoond vóór de handtekening. Voorwaarden op de achterkant van een blad dat de klant niet las, of een bijlage die wel wordt genoemd maar niet overhandigd, zijn het eerste dat een rechter schrapt. Doet een voorwaarde ertoe, dan hoort ze op de pagina die de klant tekent, niet achter een link.
Ze is buiten verhouding. Een boete die niets met de schade te maken heeft wordt eerder tot nul teruggebracht dan tot iets redelijks. Honderdvijftig rekenen voor een verloren sleutel is kosten terughalen. Vijfhonderd rekenen is iemand uitnodigen tot discussie, en die wint.
Ze spreekt zichzelf tegen. Het brandstofbeleid zegt vol naar vol, de balie neemt een borg voor een volle tank, en de factuur zet er servicekosten bij die niemand noemde. Drie documenten, drie antwoorden, geen overeenkomst.
Niemand kan haar overleggen. De getekende versie moet achttien maanden later terug te vinden zijn, in de staat waarin ze is getekend. Een contract dat u achteraf nog kunt bewerken is een contract waarvan de handtekening weinig bewijst.
Tweede bestuurder, gebied en naar het buitenland
Drie bepalingen die klein lijken tot de dag dat ze dat niet meer zijn.
De extra bestuurder. Iedereen die gaat rijden moet vooraf genoemd zijn en het rijbewijs vastgelegd. Een niet-genoemde bestuurder achter het stuur valt meestal buiten uw verzekering, wat betekent dat een schade die u gedekt waande de uwe is. Het kost twee minuten aan de balie en het is de stap die het vaakst wordt overgeslagen.
Waar het voertuig heen mag. Zeg duidelijk welke landen zijn toegestaan en welke niet. Veerboten, onverharde wegen en grensovergangen staan allemaal in verzekeringsvoorwaarden, en een klant die dat niet weet ontdekt het op het slechtst denkbare moment.
De lange verhuring. Na een maand houden de slijtageaannames van een dagcontract geen stand. Leg een kilometerbundel vast en een tarief daarboven, spreek af wie onderhoudt en wanneer, en zeg wat er gebeurt als de auto eerder terug moet. Een verhuring van drie maanden op een contract van drie dagen is een geschil dat op een datum wacht.
De borg verdient een eigen behandeling: hoeveel, wanneer die terugkomt en wat u mag inhouden is waar de meeste geschillen in werkelijkheid beginnen.
Verder lezen
De cijfers met naam en toenaam, leverancier voor leverancier, staan in zes platformen en wat ze echt kosten.
Vragen die we krijgen
Wat moet in een huurovereenkomst voor een voertuig staan?
De partijen en de rijbewijsgegevens, het voertuig en de staat bij overdracht, de data en plaatsen van ophalen en inleveren, de prijs en wat die omvat, de borg en wanneer die terugkomt, de verzekering en het eigen risico, en wat u na inlevering mag berekenen. Alles wat u later wilt factureren moet vóór de handtekening benoemd zijn.
Is een gefotografeerd schaderapport juridisch nuttig?
Het is het nuttigste document dat u in een schadegeschil heeft, mits het een tijdstempel draagt, het hele voertuig toont en niet alleen de schade die u al kende, en de klant het heeft erkend. Een rapport dat de klant nooit zag bewijst dat u foto's maakte, niet dat hij akkoord ging.
Mag ik de borg houden voor schade die na inlevering wordt gevonden?
Alleen voor schade waarvan u kunt aantonen dat die er bij overdracht niet was, en daar dient het schaderapport voor. Vertel de klant wat u inhoudt en waarom, met bewijs, in plaats van de borg stilzwijgend niet terug te betalen. De meeste geschillen gaan over het zwijgen, niet over het bedrag.
Houdt een elektronische handtekening stand op een huurovereenkomst?
In de meeste rechtsstelsels wel, als u kunt aantonen wie wanneer tekende en welk exact document werd getoond. Bewaar de getekende versie zoals die op dat moment was. Een contract dat u achteraf nog kunt bewerken is een contract waarvan de handtekening weinig bewijst.