RentClic — Handleiding voor de Eigenaar

Version 2.4 — April 2026 | Deze handleiding beschrijft alles wat een Eigenaar kan doen in RentClic.

Inhoudsopgave

Kernactiviteiten

1. Rollen in RentClic
2. Onboarding — Uw bureau aanmaken
3. Navigatiestructuur
4. Dashboard — Overzicht
5. Rapporten, Prestaties en Analytics
6. Wagenparkbeheer
7. Reserveringen
8. Klanten

Klantgerichte kanalen

9. Fast Track — Voorregistratie van klanten
10. Customer Portal
11. Publieke Showroom
12. Insluitbare widget

Instellingen & Configuratie

13. Bureauinstellingen
14. Team en Rollen
15. Rollen en Rechten — Geavanceerde matrix
16. Dashboardzichtbaarheid — Wie ziet wat

Onderneming & Facturering

17. Multi-bureau en Enterprise-hiërarchie
18. Organisatieoverzicht en Doelstellingen
19. Commissies
20. RentClic-facturering
21. Webhooks en Integraties
22. API-sleutels

Documenten & Financiën

23. Facturen, Offertes & Contracten
24. Tweefactorauthenticatie (MFA)
25. Ondersteuning
26. Opslag

Geavanceerde modules

27. Borg & Waarborgsom
28. Transferservice
29. Chauffeursbeheer
30. Uitgaven
31. Onderhoud
32. Activiteitenlogboek & Geschiedenis
33. Sub-Verhuur
34. GPS-tracking
35. Distributie via brokers (Rentalcars, DiscoverCars, Expedia, Kayak)

1. Rollen in RentClic

RentClic heeft vier gebruikersrollen. Elke rol heeft een standaard rechtenprofiel dat u in Instellingen → Rollen en Rechten gedetailleerd kunt aanpassen.

Als eigenaar bent u de enige die abonnementen kan beheren, teamleden kan verwijderen en toegang heeft tot multi-bureau-instellingen.

2. Onboarding

Uw bureau aanmaken

1. Ga naar rentclic.com/register
2. Vul in: naam, e-mailadres, wachtwoord
3. Verifieer uw e-mailadres (bevestigingslink wordt verstuurd)
4. Configuratiewizard in 4 stappen:
   • Stap 1 — Bureauinformatie (naam, kleur, adres)
   • Stap 2 — Lokalisatie (taal, valuta, tijdzone)
   • Stap 3 — Uw eerste voertuig toevoegen
   • Stap 4 — Uw team uitnodigen (optioneel)
5. Uw dashboard is direct beschikbaar

Gratis proefperiode

14 dagen zonder creditcard vereist. Kies daarna een abonnement of neem contact op met de ondersteuning.

3. Navigatiestructuur

Het dashboard is georganiseerd in 6 logische groepen, elk weergegeven door een pictogram in de linker zijbalk. Door op een groep te klikken opent u een uitklapvenster met alle pagina's van die groep.

Pro-tip: Druk op ⌘K (Mac) of Ctrl+K (Windows) om het opdrachtpalet te openen en direct naar elke pagina te springen.

Mobiele navigatie

Op mobiel verschijnen de groepen als een navigatiebalk onderaan het scherm. Tik op een groep om een lade met de pagina's van die groep te openen. Profiel en bureauselectie zijn toegankelijk via het profielpictogram.

4. Dashboard — Overzicht

URL: /dashboard

KPI-kaarten (bovenaan de pagina)

Automatische waarschuwingen

Het dashboard toont automatisch:

• Te late terugkeer — voertuigen die niet op tijd zijn teruggebracht
• Te bevestigen reserveringen — lopende verzoeken (verzoeksmodus)
• Verlopen documenten — rijbewijzen of identiteitskaarten van klanten die verlengd moeten worden
• Kortingen in afwachting van goedkeuring — als uw goedkeuringswerkstroom is geconfigureerd (zie sectie 13)

Notificatiebel

Rechtsboven — realtime meldingen voor nieuwe reserveringen, statuswijzigingen, voltooide Fast Track-verzoeken. Ongelezen meldingen zijn gemarkeerd. Klik om als gelezen te markeren.

5. Rapporten, Prestaties en Analytics

RentClic heeft drie afzonderlijke rapportlagen, elk met verschillende toegangsniveaus en planvereisten.

5.1 Operationeel dashboard

URL: /dashboard

Het hoofddashboard is operationeel — het toont de realtime status van vandaag: actieve reserveringen, aankomende ophaal- en teruggavemomenten, waarschuwingen (te late terugkeer, verlopen documenten, openstaande kortingen).

Zichtbaar voor: Alle rollen.

5.2 Mijn prestaties

URL: /dashboard/my-performance · Abonnement: Starter+

Elke gebruiker (agent, manager, eigenaar) kan zijn of haar eigen persoonlijke prestatiestatistieken bekijken:

Periodeselectie: Deze maand / Vorige maand / Dit kwartaal / Dit jaar.

Toegangscontrole: Zichtbaar voor alle niet-waarnemer-rollen. Vergrendeld op het gratis abonnement. Kan per rol worden uitgeschakeld in Instellingen → Rechten → Rapporten en Gegevens.

5.3 Rapportage

URL: /dashboard/reporting · Beschikbaar vanaf het Pro-plan

Gestructureerde bedrijfsrapporten:

• Omzet per periode, per voertuig, per klant
• Wagenparkbenutting (bezettingsgraden)
• Klantenanalyse (nieuw vs. terugkerend)
• Overzicht kortingsgebruik
• Exporteren naar CSV

Toegangscontrole: Standaard verborgen voor agenten. Inschakelen via Instellingen → Rechten → "Rapporten bekijken (Rapportagepagina)".

5.4 Analytics

URL: /dashboard/analytics · Beschikbaar vanaf het Pro-plan

Geavanceerde analytics met visuele grafieken:

• Omzettrends in de tijd
• Uitsplitsing naar boekingsbron
• Analyse van piekperioden
• Annuleringspercentage

Toegangscontrole: Standaard verborgen voor agenten. Managers hebben toegang. Per rol in- of uitschakelen via Instellingen → Rechten → "Geavanceerde analytics bekijken".

5.5 Commissies

URL: /dashboard/organization/commissions · Beschikbaar vanaf het Pro-plan

Configuratie van commissieregels en geschatte inkomsten per agent. Zie sectie 19 — Commissies.

6. Wagenparkbeheer

Pad: /dashboard/fleet

Een voertuig toevoegen

Wagenpark → Nieuw voertuig → invullen:

1. Identificatie — merk, model, jaar, kenteken, kleur (vervolgkeuzelijst met vertalingen), VIN
2. Partnerleningen — uw eigen voertuig uitlenen aan een externe partner en omzet genereren
3. Specificaties — categorie, brandstoftype, transmissie, zitplaatsen, motorvermogen, pk
4. Kilometerstand — huidig + contractlimiet (indien van toepassing)
5. Prijzen — dagelijks, wekelijks, maandelijks (in centen)
6. Borg — borgbedrag
7. Foto's — meerdere uploads (opgeslagen op Cloudflare R2)

Voertuigstatussen

Available vs Rented vs Offline zijn afzonderlijke statussen. Een voertuig wordt automatisch weergegeven als Rented wanneer een actieve reservering de huidige datum omvat. Offline betekent dat u het handmatig als niet-beschikbaar hebt ingesteld.

Geavanceerde instellingen per voertuig

Elk voertuig kan de globale bureauinstellingen overschrijven:

CSV-import

Wagenpark → CSV importeren → sjabloon downloaden → invullen → uploaden.

Het rapport toont het aantal aangemaakte voertuigen en eventuele fouten.

Voertuigtoewijzing aan agenten

Instellingen → Rechten → tabblad Voertuigtoewijzing:

• Specifieke voertuigen toewijzen aan een specifieke agent
• Wanneer er minstens één toewijzing bestaat, zien agenten alleen hun toegewezen voertuigen
• Managers en eigenaren zien altijd alles

7. Reserveringen

Pad: /dashboard/reservations

Een reservering aanmaken

Reserveringen → Nieuw → selecteren:

1. Datums — ophaal- en retourdatums via de ingebouwde kalender (klik op ophaaldag, dan op retourdag). Tijdselectoren worden onder de kalender weergegeven.
2. Voertuig — beschikbaarheid wordt realtime gecontroleerd op basis van de geselecteerde datums
3. Ophaallocatie — als u locaties met toeslagen hebt geconfigureerd, wordt de vergoeding automatisch toegevoegd. Vink "Zelfde locatie voor retour" aan om dezelfde locatie te gebruiken voor inlevering (beide toeslagen zijn van toepassing).
4. Klant — zoeken op naam / telefoon / ID, of een nieuwe klant direct aanmaken
5. Extra's — GPS, kinderzitje, extra bestuurder... (met hoeveelheidselectoren)
6. Promotiecode — een kortingscode valideren en toepassen
7. Commerciële korting — handmatige korting (percentage of vast bedrag). Onderhevig aan uw rollimieten — zie sectie 13.
8. Dagtarief overschrijven — als uw rol dit toelaat, kunt u een aangepast tarief instellen

Het totaal wordt automatisch berekend: tarief × dagen + extra's + locatiekosten − korting.

Workflow reserveringsstatus

pending → confirmed → active → completed
                   ↘ cancelled

Inchecken

Op de reserveringspagina → Inchecken:

1. Vertrekfoto's
2. Vertrekkilometerstand
3. Schadeaantekening op interactief voertuigdiagram (canvas)
4. Elektronische handtekening van de klant

Uitchecken

Op de reserveringspagina → Uitchecken:

1. Retourfoto's
2. Retourkilometerstand (automatische vergelijking met vertrek)
3. Schadenotities (canvas-aantekening)
4. Generatie definitief PDF-contract

PDF-contract

Op elke reservering → knop PDF → downloadt het contract opgemaakt met uw aangepaste sjabloon.

Te late terugkeer

Het systeem detecteert automatisch niet-teruggebrachte voertuigen:

• Pushmelding (als de mobiele app geconfigureerd is)
• Waarschuwing zichtbaar op het dashboard
• Automatische e-mail als de automatisering "te late terugkeer" is ingeschakeld

Goedkeuringswerkstroom voor kortingen

Als uw rechtenconfiguratie managersgoedkeuring vereist voor kortingen boven een bepaalde drempel:

• De agent past een korting toe
• Als deze de goedkeuringsdrempel overschrijdt, wordt de reservering aangemaakt met de korting in behandeling
• De manager/eigenaar ziet een goedkeuringsbanner op de reserveringsdetailpagina
• Ze kunnen de korting Goedkeuren of Afwijzen (met een optionele toelichting)
• De volledige kortingsgeschiedenis wordt weergegeven in de sectie Prijzen van elke reservering

8. Klanten

Pad: /dashboard/customers

Klantendossier

Elk klantendossier bevat:

• Persoonlijke informatie (naam, e-mail, telefoon, adres)
• Documenten (voor- en achterkant ID, rijbewijs)
• Reserveringsgeschiedenis
• Interne notities
• Risicoscore (als AI-risicoscore is ingeschakeld)

OCR rijbewijs

Op het klantendossier → camerapictogram → de app leest het rijbewijs automatisch en extraheert:

• Voornaam / achternaam
• Geboortedatum
• Rijbewijsnummer
• Vervaldatum

OCR werkt standaard zonder configuratie (Tesseract.js browser-side). Voor betere nauwkeurigheid bij internationale documenten configureert u een API-sleutel in Instellingen → OCR.

Zwarte lijst

Een klant kan op de zwarte lijst worden geplaatst (vereist de canBlacklistCustomer-toestemming — standaard Manager):

• Knop Zwarte lijst op de klantdetailpagina
• Voer een optionele reden in
• Klanten op de zwarte lijst tonen een rode banner op het formulier voor het aanmaken van reserveringen

Klantgerichte kanalen — Online boekingskanalen en self-servicetools waarmee uw klanten direct interacteren.

9. Fast Track

Fast Track stelt klanten in staat alles voor te bereiden voor aankomst: documenten, handtekening, betaling. Ophalen wordt daardoor onmiddellijk.

Inschakelen

Instellingen → Boeking → Fast Track → vink Fast Track inschakelen aan

Configureer wat vereist is van de klant:

• ☑ Documenten uploaden (ID + rijbewijs)
• ☑ Elektronische contractondertekening
• ☑ Online betaling (borg of volledig bedrag)

De Fast Track-link versturen

Op een confirmed of active reservering → knop ⚡ Fast Track versturen:

• Er wordt een e-mail naar de klant gestuurd met een unieke link
• De link is geldig tot 1 uur na de ophaaltijd

Wat de klant doet

URL: rentclic.com/fast-track/[token]

1. Voor- en achterkantfoto's van ID + rijbewijs uploaden
2. Het contract lezen en elektronisch ondertekenen
3. Online betalen indien vereist
4. Scherm "U bent klaar!" met ophaaltijd

Alle documenten verschijnen automatisch op het klantendossier en de reservering.

10. Customer Portal

Laat uw klanten hun reserveringen bekijken zonder een account aan te maken.

Inschakelen

Instellingen → Boeking → Customer Portal → Inschakelen

Publieke URL van uw portaal:

rentclic.com/portal/[your-subdomain]

Wat de klant kan doen

1. E-mailadres invoeren → beveiligde link ontvangen (geldig 30 min)
2. Alle vroegere en aankomende reserveringen bekijken
3. PDF-contracten downloaden
4. Een huurverlenging aanvragen
5. Een annulering aanvragen

Verlengings- en annuleringsverzoeken worden u per e-mail gemeld. U verwerkt ze handmatig vanuit het dashboard.

11. Publieke Showroom

Uw publieke etalage — klanten kunnen uw wagenpark bekijken en direct online een boekingsverzoek indienen.

Inschakelen

Instellingen → Boeking → Openbare boeking inschakelen

URL van uw Showroom:

rentclic.com/en/agencies/[your-subdomain]

Deel deze URL op sociale media, in uw e-mailhandtekening, op Google Mijn Bedrijf.

Weergegeven inhoud

• Uw naam, beschrijving, contactgegevens, logo
• Filterbaar catalogus op categorie
• Detailpagina voor elk voertuig
• Aanvraagformulier / geïntegreerde betaling

Boekingsmodus

• Instant — de reservering wordt automatisch bevestigd bij indiening
• Request — u ontvangt een verzoek om handmatig te valideren

12. Insluitbare widget

Integreer uw catalogus rechtstreeks op uw eigen website — 2 regels code.

Inschakelen

Instellingen → Boeking → Widget → Inschakelen

Integratie

<iframe
  src="https://rentclic.com/widget/[your-subdomain]"
  width="100%"
  height="600"
  frameborder="0"
  allow="payment">
</iframe>

Aanpassingsopties

?color=e53e3e          → primaire kleur (hex zonder #)
?vehicles=id1,id2      → alleen specifieke voertuigen tonen
?locale=fr             → een taal forceren

Instellingen & Configuratie — Bureauhuisstijl, workflowregels, teambeheer en op rollen gebaseerde toegangscontrole.

13. Bureauinstellingen

Pad: /dashboard/settings

Alle instellingenpagina's

Aanpassing — tabblad Werkstroom

Instellingen → Huisstijl en aanpassing → Werkstroom bevat de essentiële operationele instellingen van uw bureau:

Snelkoppelingen op dit tabblad:

• Boeking & kanalen → Fast Track, widget, klantenportal, iCal, dynamische prijzen
• Borg & betaalmodus → Kaartautorisatie, volledige betaling of geen online betaling

Voor de volledige rechtenmatrix (kortingslimieten, rolbeperkingen, voertuigtoewijzing) gaat u naar Instellingen → Rollen en Rechten (zie sectie 13).

Bureauinformatie

Instellingen → Bureauinformatie:

• Bureaunaam
• Telefoon, e-mail, adres, stad, land
• Website
• Beschrijving (weergegeven in uw publieke Showroom)

Lokalisatie

Instellingen → Lokalisatie:

• Taal — interfacetaal van het dashboard (12 talen beschikbaar)
• Valuta — EUR, USD, MAD, TND, AED... (18 valuta's)
• Tijdzone — UTC, Europe/London, Africa/Casablanca...
• Datumnotatie — DD/MM/YYYY, MM/DD/YYYY, YYYY-MM-DD, DD-MM-YYYY
• RTL — inschakelen voor Arabisch, Hebreeuws, enz.

Boeking en Showroom

Instellingen → Boeking:

• Openbare boeking — uw Showroom in- of uitschakelen
• Boekingsmodus — direct of op verzoek
• Fast Track — inschakelen + stappen configureren
• Customer Portal — uw klantenportaal inschakelen
• Widget — de insluitbare iframe inschakelen
• iCal — de kalendersynchronisatie-URL genereren
• Dynamische prijzen — prijzen automatisch verhogen wanneer de wagenparkbezetting X% overschrijdt

Belasting- en factuurconfiguratie

• BTW-tarief (%)
• Annuleringsbeleid (tekst getoond aan de klant)
• Contractnummerprefix (bv. RF- → RF-0001, RF-0002...)

Automatiseringen

Contractsjabloon

WYSIWYG-editor — voeg dynamische variabelen in tussen dubbele accolades:

{{client_name}}       {{client_email}}      {{client_phone}}
{{vehicle}}           {{plate_number}}      {{pickup_date}}
{{return_date}}       {{nb_days}}           {{daily_rate}}
{{total_amount}}      {{deposit_amount}}    {{signature}}
{{contract_number}}   {{agency_name}}       {{agency_address}}

iCal — Kalendersynchronisatie

Instellingen → Boeking → iCal-URL genereren → de URL kopiëren → toevoegen aan Google Agenda, Apple Agenda of Outlook.

Elke reservering verschijnt als een gebeurtenis met de naam van de klant, het voertuig en het bedrag.

Opnieuw genereren van de URL trekt de oude onmiddellijk in.

SMS-meldingen

Instellingen → SMS-meldingen:

1. Kies uw SMS-provider:

2. Voer de providerreferenties in
3. Schakel de schakelaar SMS inschakelen in (alleen beschikbaar wanneer referenties zijn ingesteld)

Gebeurtenissen die een SMS naar de klant activeren:

• Reservering bevestigd
• Herinnering 24u voor ophalen (als Automatiseringen ingeschakeld)
• Reserveringsannulering
• Fast Track-link verstuurd

SMS-referenties zijn per bureau — elke tenant configureert ze onafhankelijk.

Betalingsgateway

Instellingen → Betalingsgateway:

Meldingen

Instellingen → Meldingen:

Schakelaars per gebeurtenis voor e-mail-/pushmeldingen naar eigenaren en managers:

OCR — Documentscan

Instellingen → OCR:

Standaard werkt documentscan (Fast Track, klant onboarding) gratis via Tesseract.js browser-side — geen configuratie vereist.

Voor betere nauwkeurigheid bij internationale documenten (alle landen, alle alfabetten):

Ondersteunde documenten: paspoort (MRZ-standaard, alle landen), rijbewijs, nationale identiteitskaart. Als uw abonnement Server-side OCR bevat, wordt de platformsleutel gebruikt als automatische fallback.

14. Team en Rollen

Pad: /dashboard/settings/team

Een lid uitnodigen

Team → Uitnodigen → e-mailadres invoeren + rol selecteren:

• Manager — volledige toegang behalve facturering en teamverwijdering
• Agent — reserveringen, wagenpark, klanten — geen instellingen
• Waarnemer — alleen-lezen toegang

De uitgenodigde persoon ontvangt een e-mail met een activatielink.

Planlimieten

Teamgrootte, opslag en reactietijd van de support hangen af van het abonnement — zie de abonnementenvergelijking.

Rol wijzigen

Team → [Lid] → Rol wijzigen → de nieuwe rol selecteren.

Uitschakelen / Opnieuw inschakelen

Team → [Lid] → Uitschakelen — het lid kan niet meer inloggen maar de gegevens blijven behouden.

Permanent verwijderen

Team → [Lid] → Permanent verwijderen — verwijdert het account (onomkeerbaar, alleen eigenaar).

U kunt uw eigen eigenaaraccount niet verwijderen.

15. Rollen en Rechten — Geavanceerde matrix

Pad: /dashboard/settings/permissions

Alleen eigenaar. Dit is een van de krachtigste onderscheidende kenmerken van RentClic: volledige granulariteit over wat elke rol kan doen, met een standaardconfiguratie die direct werkt.

De pagina heeft drie tabbladen:

Tabblad 1 — Korting en Goedkeuring

Configureer kortingslimieten per rol en een optionele managersgoedkeuringswerkstroom.

Voor elke rol (Agent / Manager):

Voorbeeldconfiguratie:

• Agent: max 10%, goedkeuring boven 5% → agent kan tot 5% vrij toepassen, kortingen tussen 5–10% hebben managersgoedkeuring nodig, alles boven 10% is geblokkeerd.
• Manager: max 100%, geen goedkeuring → managers passen elke korting vrij toe.

Hoe goedkeuring werkt:

1. Agent past een korting van 7% toe (boven de drempel van 5%)
2. Reservering wordt aangemaakt met de korting gemarkeerd als in behandeling
3. Manager / eigenaar ziet een oranje banner op de reservering: "Korting in afwachting van goedkeuring"
4. Ze kunnen de korting Goedkeuren (korting blijft) of Afwijzen (korting verwijderd, totaal herberekend)
5. Een optionele toelichting kan worden toegevoegd bij goedkeuren/afwijzen

Kortingsgeschiedenis is altijd zichtbaar in de sectie Prijzen van elke reservering, ongeacht de goedkeuring.

Tabblad 2 — Rechtenmatrix

Een volledige tweekoloms matrix (Agent | Manager). De eigenaar heeft altijd volledige toegang en kan niet worden beperkt.

Reserveringen

Klanten

Wagenpark

Rapporten en Gegevens

Instellingen (manager kan toegang worden verleend)

AI-functies (alleen weergegeven als uw abonnement AI bevat)

Elke schakelaar kan worden gewijzigd. Wijzigingen treden onmiddellijk na opslaan in werking.

Tabblad 3 — Voertuigtoewijzing

Beperken welke voertuigen elke agent kan zien en bewerken:

• Tabel van voertuigen (rijen) × agenten (kolommen)
• Vink een vakje aan om een voertuig aan een agent toe te wijzen
• Wanneer er minstens één toewijzing bestaat voor een agent, ziet die agent alleen zijn of haar toegewezen voertuigen
• Managers en eigenaren zien altijd het volledige wagenpark

16. Dashboardzichtbaarheid — Wie ziet wat

Als eigenaar bepaalt u precies welke dashboards en rapporten elke rol kan openen. Ga naar Instellingen → Rollen en Rechten → tabblad Rapporten en Gegevens.

Standaardzichtbaarheid per rol

* = vereist org-lidmaatschap of een specifiek abonnement.

HQ-/hoofdkantoorpersoneel

Voor teamleden op uw hoofdkantoor die leestoegang nodig hebben tot geconsolideerde rapporten (zonder operationele agents te zijn):

1. Maak de gebruiker aan met de rol manager of waarnemer
2. Wijs ze toe aan een OrgUnit (Organisatie → Org-boom → lid toevoegen) — dit verleent zichtbaarheid in de gegevens van de subtree van die eenheid
3. Schakel "Org-rapporten bekijken" in in Instellingen → Rechten voor hun rol

Ze zien dan het Org-overzicht en de Doelstellingen voor hun eenheid, zonder toegang tot het operationele reserveringsbeheer.

Analytics beperken voor agenten

Standaard hebben agenten geen toegang tot Analytics. Als u dit wilt verlenen:

Instellingen → Rechten → Rapporten en Gegevens → "Geavanceerde analytics bekijken" → schakelaar Agent inschakelen.

Onderneming & Facturering — Multi-bureau-hiërarchie, commissies, RentClic-abonnement, webhooks en API-toegang.

17. Multi-bureau en Enterprise-hiërarchie

Als u meerdere bureaus beheert of toegang wilt verlenen aan een externe medewerker:

Een externe gebruiker uitnodigen

Instellingen → Multi-bureau-toegang → e-mailadres van de gebruiker invoeren + rol → Uitnodigen.

De gebruiker krijgt toegang tot uw bureau bovenop hun eigen bureau. Ze kunnen schakelen tussen bureaus via het avatarmenu (rechtsboven in het dashboard).

Schakelen tussen bureaus (gebruikerszijde)

1. Klik op de avatar rechtsboven
2. Vervolgkeuzelijst "Bureau wisselen" met de lijst van toegankelijke bureaus
3. Klik → sessie opnieuw geladen voor het nieuwe bureau (geen hernieuwd inloggen vereist)

Gebruiksscenario's

• Multi-bureaugroep: een manager houdt toezicht op meerdere vestigingen
• Franchise: de franchisegever kan toegang krijgen tot franchisenemersbureaus
• Externe consultant: tijdelijke toegang zonder een apart account aan te maken

18. Organisatieoverzicht en Doelstellingen

URL: /dashboard/organization/overview · Abonnement: Enterprise

Het Org-overzicht consolideert KPI's van alle bureaus in uw organisatie. Alleen org-eigenaren en OrgUnit-leden hebben er toegang toe.

Wat u ziet

• Top-KPI's: Maandelijkse omzet, contracten, verhuurde voertuigen, aantal bureaus
• Uitsplitsing per eenheid: Als u een hiërarchie heeft, worden bureaus gegroepeerd per bovenliggende eenheid (Regio, Groep, enz.)
• Prestatietabel bureaus: Omzet, contracten, wagenparkbezetting, aantal agenten per bureau
• Top-bureaus podium: Snelle ranglijst op omzet deze maand

Doelstellingen

URL: /dashboard/organization/objectives · Beschikbaar vanaf het Starter-plan

Stel omzet- of contractdoelstellingen in per eenheid of per individu:

• Type: Omzet, Contracten, Nieuwe klanten, Upsell-percentage
• Periode: Maandelijks, kwartaalsgewijs of jaarlijks
• Target: Numeriek doel met voortgangsregistratie

Doelstellingen zijn zichtbaar voor de managers van de eenheid en hogergeplaatsten.

19. Commissies

URL: /dashboard/organization/commissions · Beschikbaar vanaf het Pro-plan

Commissieregels aanmaken (alleen eigenaar)

Klik op Regel toevoegen en configureer:

• Type: Percentage van omzet (met schijven) of vast bedrag per contract
• Van toepassing op: Agenten of Managers
• Startdatum: Maand vanaf wanneer de regel van toepassing is
• Schijven (type %): bv. 2% over 0–€5.000 / 3% boven €5.000

Agentweergave

Elke agent/manager ziet:

• Hun omzet en contracten voor de periode
• Hun geschatte commissie op basis van actieve regels
• Hun persoonlijke kaart "Mijn schatting"

Managersweergave

Managers en eigenaren zien de volledige teamranglijst met:

• Omzet per agent
• Geschatte commissie per agent
• Totale geschatte commissiebudget

20. RentClic-facturering

Pad: /dashboard/settings/billing

Alleen toegankelijk voor de eigenaar.

Uw huidige abonnement bekijken

Facturering toont:

• Actief abonnement
• Verlengingsdatum
• Volgend factureringsbedrag

Abonnement wijzigen

Facturering → Upgraden of Downgraden → het nieuwe abonnement selecteren → Stripe-bevestiging.

Facturering is naar rato: als u midden in een maand wisselt, betaalt u het verschil.

Facturen downloaden

Facturering → Facturen → lijst van alle downloadbare facturen als PDF.

Abonnement annuleren

Facturering → Abonnement annuleren — toegang blijft behouden tot het einde van de betaalde periode.

21. Webhooks en Integraties

Beschikbaar vanaf het Enterprise-plan

Ontvang realtime meldingen op uw eigen server voor elke gebeurtenis.

Een webhook configureren

Instellingen → Webhooks → Webhook toevoegen:

• URL — uw HTTPS-eindpunt
• Gebeurtenissen — selecteer de te ontvangen gebeurtenissen
• Geheim — automatisch gegenereerd, eenmalig getoond — kopieer het onmiddellijk

Beschikbare gebeurtenissen

Payload-formaat

POST https://your-server.com/webhook
X-RentClic-Signature: sha256=abc123...
X-RentClic-Event: reservation.created

{
  "event": "reservation.created",
  "tenantId": "clt...",
  "timestamp": "2026-03-28T10:00:00Z",
  "data": { ... }
}

De handtekening verifiëren (Node.js)

const crypto = require('crypto')
const expected = 'sha256=' + crypto
  .createHmac('sha256', WEBHOOK_SECRET)
  .update(rawBody)
  .digest('hex')
const valid = crypto.timingSafeEqual(
  Buffer.from(req.headers['x-rentflow-signature']),
  Buffer.from(expected)
)

Bezorglogs

Instellingen → Webhooks → [Webhook] → Bezorglog: laatste 50 pogingen met HTTP-status, verzonden payload, eventuele fouten.

22. API-sleutels

Beschikbaar vanaf het Enterprise-plan

Verbind uw externe tools (ERP, website, scripts) met RentClic zonder het dashboard te gebruiken.

Een sleutel aanmaken

Instellingen → API-sleutels → Sleutel aanmaken:

• Naam — identificator voor uzelf (bv. "ERP Sync")
• Scopes — verleende rechten
• Vervaldatum — optioneel

De onbewerkte sleutel (rf_live_xxxxxxxxxx) wordt eenmalig getoond. Kopieer hem onmiddellijk.

Gebruik

GET /api/reservations
Authorization: Bearer rf_live_xxxxxxxxxx

Beschikbare scopes

Documenten & Financiën — Facturen, offertes, contracten, MFA-beveiliging, ondersteuning en opslagbeheer.

23. Facturen, Offertes & Contracten

Planvereiste: Facturen & offertes vereisen een plan met facturering ingeschakeld. Contracten zijn beschikbaar op alle plannen.

Overzicht

RentClic genereert automatisch een factuur bij elke reservering en maakt het ook mogelijk om facturen en offertes handmatig aan te maken.

Waar te vinden

• Dashboard → Facturen — alle facturen en offertes
• Dashboard → Contracten — alle huurcontracten
• Reserveringsdetail — de gekoppelde factuur verschijnt onderaan de reserveringspagina

De facturenlijst

De KPI-balk weerspiegelt altijd de actieve filters:

• Facturen / Offertes — aantal
• Totaal geïnd — som van alle ontvangen betalingen
• Openstaand — totaal resterend saldo

Resultaten gepagineerd — 25 per pagina.

Factuur of offerte aanmaken

Automatisch (vanuit een reservering)

Elke reservering maakt automatisch een conceptfactuur — geen handmatige actie nodig.

Handmatig

Klik op Nieuwe factuur of Nieuwe offerte bovenaan de pagina.

Levenscyclus factuur

Betaling registreren

Vanuit factuurdetail: Dashboard → Facturen → factuur aanklikken → Betaling registreren-paneel (rechter zijbalk)

Vanuit reservering: Dashboard → Reserveringen → reservering openen → factuurpaneel onderaan → snel betalingsformulier

Velden: Bedrag · Methode · Datum · Referentie (optioneel)

Offertes

1. Facturen → Nieuwe offerte → formulier invullen → Opslaan als concept
2. PDF naar klant sturen
3. Klant accepteert → offerte openen → Converteren naar factuur
4. Nieuwe factuur aangemaakt met dezelfde regels; offerte gemarkeerd als geconverteerd

Factuursjablonen

Instellingen → Documenten → Factuursjablonen

• Eén sjabloon per type en taal, geschreven in HTML met {{variabelen}}
• Live voorbeeld met voorbeeldgegevens
• Instellen als standaard → automatisch toegepast

Contracten

Dashboard → Contracten — lijst van alle huurcontracten.

Filters: Status · Handtekening (ondertekend/niet ondertekend) · Zoeken · Datumbereik

Elke rij toont: contractnummer · klant en voertuig · periode · handtekeningsstatus (✓/✗) · PDF downloaden

Elektronische handtekening: vastgelegd bij check-in via Fast Track of dashboard.

24. Tweefactorauthenticatie (MFA)

Pad: Dashboard → Instellingen → Beveiliging (of Profiel → tabblad Beveiliging)

RentClic ondersteunt op TOTP gebaseerde tweefactorauthenticatie, compatibel met Google Authenticator, Authy, 1Password en elke TOTP-app.

2FA inschakelen

1. Ga naar Instellingen → Beveiliging
2. Klik op Tweefactorauthenticatie instellen
3. Scan de QR-code met uw authenticatie-app
4. Voer de 6-cijferige code in om de instelling te bevestigen
5. 2FA is nu actief op uw account

Inloggen met 2FA

Eenmaal ingeschakeld:

1. Voer e-mailadres + wachtwoord in zoals gewoonlijk
2. U wordt doorgestuurd naar een verificatiepagina
3. Voer de 6-cijferige code uit uw authenticatie-app in
4. Code vernieuwt elke 30 seconden

2FA uitschakelen

Ga naar Instellingen → Beveiliging → Tweefactorauthenticatie uitschakelen. U moet uw huidige TOTP-code invoeren ter bevestiging.

Toegang verloren tot uw authenticatie-app?

Neem contact op met de ondersteuning — zij kunnen uw 2FA resetten vanuit het beheerderspaneel.

25. Ondersteuning

Pad: Dashboard → Help en Ondersteuning

Een ticket aanmaken

1. Klik op Nieuw ticket
2. Vul in: onderwerp, categorie, prioriteit, beschrijving
3. Versturen → ticket aangemaakt en zichtbaar in de lijst

Categorieën

Prioriteitsniveaus

Opvolging

• Berichten van het ondersteuningsteam verschijnen links (blauw)
• Uw berichten verschijnen rechts (blauw)
• Reageren op een resolved ticket heropent het automatisch
• Een closed ticket kan geen reacties meer ontvangen

Ondersteuning is beschikbaar overeenkomstig uw abonnementsniveau: email (24u), phone (8u), dedicated (4u).

26. Opslag

Elk abonnement bevat een opslagquotum voor voertuigfoto's, klantdocumenten en bijlagen.

Teamgrootte, opslag en reactietijd van de support hangen af van het abonnement — zie de abonnementenvergelijking.

Gebruik bekijken

Dashboard → Instellingen → Facturering → sectie Opslag (voortgangsbalk).

• Groene balk → normaal gebruik
• Oranje balk → >80% gebruikt
• Rode balk → >100%: uploads worden geblokkeerd totdat er ruimte is vrijgemaakt

Ruimte vrijmaken

• Ongebruikte foto's verwijderen uit voertuigdossiers
• Verlopen documenten verwijderen uit klantendossiers
• Contact opnemen met de ondersteuning om uw quotum te verhogen (abonnementsupgrade)

Geavanceerde modules — Optionele functies beschikbaar afhankelijk van uw plan. Elke sectie geeft de planvereiste aan.

27. Borg & Waarborgsom

De borg beschermt uw agentschap tegen schade, brandstoftekort of diefstal. RentClic ondersteunt twee modellen afhankelijk van het plan.

Eenvoudige borg (alle plannen)

Elk voertuig heeft een borgbedrag in Vloot → voertuig → Prijzen → Borg.

Werkwijze:

• Bij aanmaken van een reservering wordt het bedrag vooraf ingevuld vanuit de voertuigkaart
• De agent kan het handmatig aanpassen
• De borg wordt weergegeven in het online boekingsformulier
• Bij check-out: alles inhouden, alles teruggeven, of gedeeltelijk bedrag

Borgstatussen:

Geavanceerde borg — component uitsplitsing (Beschikbaar vanaf het Pro-plan)

Configuratie: Instellingen → Borgbeheer → Geavanceerde borg

Activeer Component uitsplitsing — het totaalbedrag wordt berekend als de som van de drie componenten. Bij check-out wordt elke component afzonderlijk verrekend.

28. Transferservice

Beschikbaar vanaf het Pro-plan

Route: /dashboard/transfers

Beheer punt-tot-punt ritten (luchthaventransfers, hotelshuttles) los van voertuigverhuur.

Transfertypen: Luchthaven ophalen, Luchthaven afzetten, Hotel, Station, Inter-vestiging, Aangepast

Transfer aanmaken

Transfers → Nieuwe transfer:

1. Type, ophaaladres, afleveradres, datum/tijd, passagiersaantal
2. Optioneel: vluchtnummer, ontmoetingspunt, gelinkte klant of naam/telefoon direct
3. Chauffeur en voertuig toewijzen (optioneel)
4. Prijsmodel: Vaste prijs of Per kilometer (afstand × tarief)

Statusworkflow

in behandeling → bevestigd → onderweg → aangekomen → voltooid
                                             ↘ geannuleerd (op elk moment)

Bij bevestigd met prijs > 0: factuur automatisch aangemaakt.

29. Chauffeursbeheer

Beschikbaar vanaf het Pro-plan

Route: /dashboard/transfers/drivers

Chauffeurs zijn operationeel personeel beheerd los van gebruikersaccounts.

Chauffeur toevoegen

Velden: Voornaam, Achternaam, Telefoon, E-mail, Rijbewijsnummer, Vervaldatum, Notities

Rijbewijstracking

Functies

• Actief/Inactief schakelen
• Missiegeschiedenis — laatste 20 transfers + 20 reserveringen
• Toewijzing aan transfers en reserveringen

30. Uitgaven

Route: /dashboard/expenses

De module Uitgaven stelt u in staat alle operationele kosten bij te houden — voertuigreparaties, brandstof, boetes, reiniging enz. — met optionele goedkeuringsworkflow en automatische factuurregels.

Velden van een Uitgave

Typen Kosten

Goedkeuringsworkflow

Instelbaar via Instellingen → Uitgaven. Boven drempelwaarde vereist goedkeuring. Status: aangemaakt → in behandeling → goedgekeurd / afgewezen.

31. Onderhoud

Route: /dashboard/maintenance

De module Onderhoud stelt u in staat alle service en reparaties van uw voertuigen vast te leggen, volgende data bij te houden en kosten te bewaken.

Velden van een Onderhoudsrecord

Bij invoer van km bij service wordt de kilometerstand automatisch bijgewerkt. De voertuigkaart toont een servicemelding als de volgende datum binnen 30 dagen valt.

32. Activiteitenlogboek & Geschiedenis

Route: /dashboard/settings/activity

RentClic houdt een onveranderlijk auditspoor bij van elke significante actie in uw agentschap.

Geschiedenis per Record

De meeste records hebben een Geschiedenis-knop (klokpictogram): Reserveringen, Klanten, Uitgaven, Onderhoud, Transfers, Voertuigen, Facturen.

Globaal Activiteitenlogboek

Instellingen → Activiteitenlogboek — filterbaar op categorie, actor, periode en vrije tekst.

33. Sub-Verhuur

Beschikbaar vanaf het Pro-plan

Sub-verhuur stelt u in staat voertuigen te beheren die u van externe leveranciers huurt en in uw eigen vloot gebruikt.

Route: /dashboard/sub-rental

33.1 Vlootleveranciers

Externe onderneming die u voertuigen verstrekt onder huurcontract. Velden: Bedrijfsnaam, Contactpersoon, Telefoon, E-mail, Adres, BTW-nummer, Bankgegevens, Opmerkingen.

33.2 Partnerleningen

Route: /dashboard/sub-rental → tabblad Leningen

Een partnerlening is het tegenovergestelde van sub-verhuur: uw agency leent een eigen voertuig uit aan een externe partner (andere agency, dealer, bedrijf). De partner betaalt een dagtarief — dit is omzet voor uw agency.

Onderscheidt zich van sub-verhuur (huren van een voertuig bij een leverancier) en van intra-org-toewijzingen (tussen vestigingen van dezelfde eigenaar).

Een partnerlening aanmaken

Sub-Verhuur → tabblad Leningen → Nieuwe lening:

Het live overzichtspaneel toont: dagtarief × dagen + extra's − korting = totale omzet.

Het voertuig wordt automatisch geblokkeerd in de beschikbaarheidschecker voor de volledige leenperiode.

Statuscyclus

Impact op omzet en winstgevendheid

Omzet uit partnerleningen wordt opgenomen in het Winstgevendheids-dashboard. Een blauw "+X lening"-badge verschijnt in de omzetkolom van het voertuig.

33.3 Huurovereenkomsten van Leverancier

Statusstroom: Concept → Actief → Voltooid / Geannuleerd

Bij aanmaken voertuigbron → sub_rental. Bij voltooiing/annulering → own. Detailpagina: KPI-kaarten + gekoppelde reserveringen + leveranciersfactuurpaneel.

33.4 Integratie in Reserveringen

Voor voertuigen met actieve overeenkomst verschijnt een discreet intern paneel (alleen Owner/Manager) met leverancierskosten en marge.

33.5 Intra-Organisatie Toewijzingen

Route: /dashboard/sub-rental/allocations — vereist multi-vestiging organisatie. Status: In behandeling → Actief → Voltooid / Geannuleerd.

33.6 Machtigingen

34. GPS-tracking

Beschikbaar vanaf het Pro-plan

De meeste verhuurders hebben al trackers in hun auto's en een aparte website om ze te bekijken. Hier worden die gegevens direct uitgelezen en staat de vloot op een live kaart binnen RentClic: één keer inloggen in plaats van twee. Wij verkopen geen trackers en u hoeft niets bij ons te kopen.

34.1 Uw platform verbinden

Instellingen → GPS-tracking. Kies het platform waar uw trackers al naartoe rapporteren, plak een token uit de instellingen van dat platform en bewaar. Het werkt met de hardware die er al in zit — Teltonika, Queclink of wat die platforms verder ondersteunen.

34.2 Koppelen gaat van zelf

Elke tracker vindt zijn eigen auto: eerst op kenteken, dan op VIN. AB-123-CD, ab 123 cd en AB123CD zijn hetzelfde kenteken. Twee trackers op hetzelfde kenteken is een probleem bij het platform: de tweede wordt als niet-gekoppeld gemeld in plaats van stil gekozen.

34.3 Wat u ziet

Live kaart in de zijbalk. Eén markering per auto met het kenteken, gekleurd naar toestand: rijdend, stilstaand, een week stilstaand of stil. De tellers werken ook als filter. Selecteert u een auto, dan ziet u de laatste melding, hoe lang hij al stilstaat, snelheid, kilometerstand en de lopende verhuur.

34.4 Wat een trackingsite u niet kan laten zien

Het portaal van uw tracker heeft uw contracten nooit gezien. Dit wel. Daarom vertelt de kaart ook wie de auto heeft en wanneer hij terug moet, hoeveel te laat hij is en hoeveel kilometer de huurder al boven de inbegrepen kilometers zit, terwijl hij nog rijdt.

34.5 Twee dingen die uw cijfers veranderen

De kilometerteller vult de kilometerstand van het voertuig, zodat rendement per auto en de volgende onderhoudsbeurt niet meer afhangen van iemand die een stand overtypt. Het getal kan alleen vooruit.

Stilstand wordt zichtbaar. Een auto die acht dagen niet bewogen heeft, zegt acht dagen; een trackerportaal zou «twee minuten geleden gezien» zeggen, want een geparkeerde auto blijft rapporteren.

34.6 Hoe vaak het ververst

Elk uur, automatisch. Nu uitlezen doet hetzelfde direct. Weigert een platform de verbinding, dan staat de reden daar in plaats van stil te mislukken.

34.7 Waar hij geweest is

Kies een auto en een periode: de laatste 24 uur, drie dagen of zeven. De route wordt op de kaart getekend, hol waar de auto vertrok en gevuld waar hij aankwam, met de afgelegde afstand en de hoogst gemeten snelheid erboven.

Het spoor wordt op het moment dat u het opvraagt van uw platform gelezen, in het tempo waarin het kastje meldt, en dat is seconden, geen uren. Wij houden er geen kopie van: een uurlijkse opname van onszelf zou een rechte lijn tussen twee uren trekken, en een auto die binnen een uur veertig kilometer heen en terug reed, zou lijken niet bewogen te hebben.

35. Distributie via brokers (Rentalcars, DiscoverCars, Expedia, Kayak)

Beschikbaar vanaf het Pro-plan

Niemand zoekt een verhuurbedrijf op naam: men zoekt op Rentalcars, DiscoverCars, Expedia en Kayak, die zelf geen enkele auto bezitten. Zij verkopen de vloten van de verhuurders die op hen zijn aangesloten, en nemen alleen leveranciers aan wier software hun verzoeken kan beantwoorden. Daarom valt een verhuurder zonder aangesloten systeem af nog voor er over tarieven gesproken wordt.

35.1 Wat u doet en wat wij doen

U sluit het commerciële contract met elke marktplaats: zij toetsen uw vestigingen, uw fiscale registratie en uw servicenormen.

RentClic is het aangesloten systeem dat zij eisen. Zij bevragen het; u plakt niets op hun site.

35.2 Aanzetten

Instellingen → Distributie via brokers. Zet de optie aan, stel een kanaalopslag in als u die wilt (die verhoogt het tarief alleen voor de marktplaatsen; uw balie blijft ongemoeid), kies de voertuigen of laat het leeg om ze allemaal aan te bieden, en maak een sleutel aan via Instellingen → API-sleutels met de rechten ota:read en ota:book.

35.3 Welke auto's echt geplaatst kunnen worden

Hetzelfde scherm toont de auto's die dat niet kunnen, en waarom. Een zoekopdracht werkt op de ACRISS-klasse — formaat, carrosserie, transmissie en brandstof — en een auto zonder transmissie of brandstof heeft geen code, dus die zou nooit getoond worden. Het scherm noemt per auto het ontbrekende veld.

35.4 Wat de broker krijgt

Beschikbaarheid en tarieven live: een auto die een minuut geleden aan de balie verhuurd is, is al weg. De tarieven zijn de uwe — duurstaffel, dan seizoen, dan kanaalopslag. Boekingen komen rechtstreeks in uw agenda met de referentie van de broker bewaard, precies wat u nodig hebt als hun commissieoverzicht komt. Een herhaald verzoek met dezelfde referentie geeft de bestaande boeking terug, zodat een timeout aan hun kant een auto niet dubbel kan boeken.