Un contratto di noleggio non serve a niente finché tutto va bene. Si guadagna lo stipendio il giorno in cui un'auto rientra con un parafango ammaccato e il cliente dice che era già così.
Ecco cosa gli serve per reggere quel giorno.
Cosa deve contenere
Niente di tutto questo è facoltativo, e ogni riga mancante è un argomento regalato alla controparte.
Le parti, con numero di patente del conducente e validità. Il veicolo, con targa, modello e chilometraggio alla partenza. Date e orari di consegna e rientro, all'ora e non al giorno. Il prezzo, dettagliato. Il deposito cauzionale, il suo importo e le condizioni di restituzione. Il carburante alla partenza e il livello atteso al rientro. I conducenti autorizzati, per nome.
E la copertura assicurativa, con la franchigia scritta in cifre. La maggior parte delle contestazioni sui danni nasce da un cliente che si credeva coperto per intero.
Le cinque dimenticanze più frequenti
Gli addebiti che arrivano dopo. Pedaggi, multe, sosta. Senza una clausola che dica che vengono riaddebitati e con quale spesa di gestione, finisce per reclamare una somma che il cliente non ha mai accettato. È la dimenticanza più costosa dell'elenco.
Il territorio consentito. Molti contratti non dicono nulla sui confini. Se la sua assicurazione non copre un paese vicino, il contratto deve scriverlo.
Il ritardo al rientro. Da quando un'ora di ritardo diventa una giornata fatturata? Scriva la soglia, altrimenti si negozierà al banco.
Il chilometraggio. Illimitato, o incluso con un prezzo al chilometro oltre una soglia. Nel secondo caso il dato di partenza va nel contratto firmato, non su un quaderno.
Il guasto e il fermo. Chi paga il carro attrezzi, entro quanto sostituisce il veicolo, e cosa succede al prezzo se il cliente resta tre giorni senza auto.
Il verbale di stato vale più del contratto
Un contratto perfetto non prova lo stato del veicolo alla partenza. Lo provano solo le foto.
Le faccia alla consegna e al rientro, su tutti i lati, con data e contachilometri leggibile. Le faccia firmare al cliente sul momento, non il giorno dopo. In caso di contestazione, una serie di foto con orario e controfirmate chiude il discorso in trenta secondi, mentre una casella spuntata su uno schema di carrozzeria non prova nulla.
Per questo verbale e contratto devono stare nello stesso posto. Separati, le foto finiscono in un telefono e il contratto in un raccoglitore, e il giorno della lite nessuno ritrova entrambi.
La firma
La firma autografa su carta resta valida, ma presuppone che lei ritrovi la carta. La firma elettronica ha lo stesso valore giuridico nell'Unione europea, purché possa mostrare chi ha firmato, quando, e che il documento non è cambiato da allora.
Il vantaggio pratico chiude comunque la questione: un contratto firmato a schermo arriva al cliente via email nello stesso secondo, e lei conserva una copia che nessuno può smarrire.
Un modello per tipo di noleggio
Un noleggio di tre giorni a un turista e una messa a disposizione di sei mesi a un'azienda non chiedono le stesse clausole. Breve termine, lungo termine, società, con conducente: tenga un modello per ciascun caso invece di un contratto unico ritoccato a mano, perché un contratto ritoccato a mano finisce per portarsi dietro una clausola dell'anno scorso.
In Rentclic i modelli si impostano una volta, quello giusto viene scelto da solo in base a durata e tipo di cliente, e il documento esce firmato con le foto del verbale allegate alla stessa prenotazione.
Le clausole che cedono quando vengono messe alla prova
Una clausola che esiste non è la stessa cosa di una clausola che regge. Quattro modi in cui un contratto ben intenzionato crolla.
Non è mai stata mostrata prima della firma. Condizioni sul retro di una pagina che il cliente non ha letto, o un allegato citato ma mai consegnato, sono la prima cosa che un giudice toglie. Se una condizione conta, va sulla pagina che il cliente firma, non dietro un link.
È sproporzionata. Una penale senza rapporto con il danno tende a essere ridotta a nulla piuttosto che a qualcosa di ragionevole. Chiedere centocinquanta per una chiave persa è recuperare un costo. Chiederne cinquecento è invitare qualcuno a contestare, e vincerà.
Si contraddice. La politica sul carburante dice pieno a pieno, il banco prende una cauzione per un pieno, e la fattura aggiunge spese di servizio di cui nessuno ha parlato. Tre documenti, tre risposte, nessun accordo.
Nessuno riesce a produrla. La versione firmata deve essere reperibile diciotto mesi dopo, com'era al momento della firma. Un contratto che potete ancora modificare dopo è un contratto la cui firma prova ben poco.
Secondo conducente, territorio e uscita dal paese
Tre clausole che sembrano minori fino al giorno in cui non lo sono più.
Il conducente aggiuntivo. Chiunque guiderà va nominato e la sua patente registrata prima che lo faccia. Un conducente non dichiarato al volante è di solito fuori dalla vostra assicurazione, il che significa che un sinistro che credevate coperto è vostro. È un passaggio di due minuti al banco ed è quello che si salta più spesso.
Dove il veicolo può andare. Dite chiaramente quali paesi sono ammessi e quali no. Traghetti, strade non asfaltate e valichi compaiono tutti nelle condizioni assicurative, e un cliente che non lo sa lo scoprirà nel momento peggiore.
Il noleggio lungo. Superato il mese, le ipotesi di usura di un contratto giornaliero non reggono più. Fissate un massimale chilometrico e una tariffa oltre, concordate chi fa la manutenzione e quando, e dite cosa succede se l'auto deve rientrare prima. Un noleggio di tre mesi scritto su un contratto di tre giorni è una controversia che aspetta una data.
Il deposito cauzionale merita un trattamento a parte: quanto, quando torna e cosa potete trattenere è dove la maggior parte delle controversie comincia davvero.
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Domande che ci fanno
Cosa deve contenere un contratto di noleggio di veicolo?
Le parti e i dati della patente, il veicolo e il suo stato alla consegna, date e luoghi di ritiro e rientro, il prezzo e cosa comprende, il deposito cauzionale e quando torna, l'assicurazione e la sua franchigia, e cosa potete fatturare dopo il rientro. Tutto ciò che pensate di fatturare dopo va nominato prima della firma.
Un verbale di stato fotografato ha valore?
È il documento più utile che avrete in una controversia sui danni, purché sia datato con l'ora, mostri tutto il veicolo e non solo il danno che già conoscevate, e il cliente ne abbia preso atto. Un verbale che il cliente non ha mai visto prova che avete scattato fotografie, non che fosse d'accordo.
Posso trattenere il deposito per un danno visto dopo il rientro?
Solo per un danno di cui potete dimostrare che non c'era alla consegna, ed è a questo che serve il verbale. Dite al cliente cosa trattenete e perché, con le prove, invece di lasciare che il deposito semplicemente non torni. La maggior parte delle controversie riguarda il silenzio, non l'importo.
Una firma elettronica regge su un contratto di noleggio?
Nella maggior parte degli ordinamenti sì, se potete mostrare chi ha firmato, quando, e quale documento esatto gli è stato presentato. Conservate la versione firmata com'era in quel momento. Un contratto che potete ancora modificare dopo è un contratto la cui firma prova ben poco.