RentClic — Guida per il Titolare

Version 2.4 — April 2026 | Questa guida illustra tutto ciò che un Titolare può fare in RentClic.

Indice

Operazioni principali

1. Ruoli in RentClic
2. Onboarding — Creare la propria agenzia
3. Struttura di navigazione
4. Dashboard — Panoramica
5. Report, Performance e Analytics
6. Gestione del parco veicoli
7. Prenotazioni
8. Clienti

Canali clienti

9. Fast Track — Pre-registrazione del cliente
10. Customer Portal
11. Showroom pubblico
12. Widget incorporabile

Impostazioni e configurazione

13. Impostazioni dell'agenzia
14. Team e Ruoli
15. Ruoli e Permessi — Matrice avanzata
16. Visibilità della Dashboard — Chi vede cosa

Azienda e fatturazione

17. Multi-agenzia e Gerarchia Enterprise
18. Panoramica dell'organizzazione e Obiettivi
19. Commissioni
20. Fatturazione RentClic
21. Webhook e Integrazioni
22. Chiavi API

Documenti e finanze

23. Fatture, Preventivi & Contratti
24. Autenticazione a due fattori (MFA)
25. Supporto
26. Archiviazione

Moduli avanzati

27. Deposito Cauzionale
28. Servizio Trasferimenti
29. Gestione Autisti
30. Spese
31. Manutenzione
32. Registro Attività & Storico
33. Sub-Noleggio
34. Tracciamento GPS
35. Distribuzione tramite broker (Rentalcars, DiscoverCars, Expedia, Kayak)

1. Ruoli in RentClic

RentClic prevede quattro ruoli utente. Ogni ruolo dispone di un set di permessi predefinito che può essere personalizzato in modo granulare in Impostazioni → Ruoli e Permessi.

In qualità di titolare, Lei è l'unico che può gestire gli abbonamenti, eliminare i membri del team e accedere alle impostazioni multi-agenzia.

2. Onboarding

Creare la propria agenzia

1. Accedere a rentclic.com/register
2. Compilare: nome, email, password
3. Verificare l'indirizzo email (link di conferma inviato per email)
4. Procedura guidata di configurazione in 4 fasi:
   • Fase 1 — Informazioni sull'agenzia (nome, colore, indirizzo)
   • Fase 2 — Localizzazione (lingua, valuta, fuso orario)
   • Fase 3 — Aggiungere il primo veicolo
   • Fase 4 — Invitare il team (facoltativo)
5. La dashboard è disponibile immediatamente

Prova gratuita

14 giorni senza carta di credito richiesta. Al termine, scegliere un piano o contattare il supporto.

3. Struttura di navigazione

La dashboard è organizzata in 6 gruppi logici, ciascuno rappresentato da un'icona nella barra laterale sinistra. Facendo clic su un gruppo si apre un pannello a comparsa con tutte le pagine di quel gruppo.

Suggerimento: Premere ⌘K (Mac) o Ctrl+K (Windows) per aprire la palette dei comandi e passare istantaneamente a qualsiasi pagina.

Navigazione mobile

Su mobile, i gruppi appaiono come una barra di schede nella parte inferiore dello schermo. Toccare un gruppo per aprire un cassetto con le pagine del gruppo. Il profilo e il selettore di agenzia sono accessibili tramite l'icona del profilo.

4. Dashboard — Panoramica

URL: /dashboard

Schede KPI (in cima alla pagina)

Avvisi automatici

La dashboard mostra automaticamente:

• Rientri in ritardo — veicoli non restituiti nei tempi previsti
• Prenotazioni da confermare — richieste in sospeso (modalità richiesta)
• Documenti scaduti — patenti di guida o carte d'identità dei clienti da rinnovare
• Sconti in attesa di approvazione — se il flusso di approvazione è configurato (vedere sezione 13)

Campanella delle notifiche

In alto a destra — notifiche in tempo reale per nuove prenotazioni, cambiamenti di stato, richieste Fast Track completate. Le notifiche non lette sono evidenziate. Fare clic per contrassegnarle come lette.

5. Report, Performance e Analytics

RentClic dispone di tre livelli distinti di report, ciascuno con diversi livelli di accesso e requisiti di piano.

5.1 Dashboard operativa

URL: /dashboard

La dashboard principale è operativa — mostra lo stato in tempo reale di oggi: prenotazioni attive, prossimi ritiri/restituzioni, avvisi (rientri in ritardo, documenti scaduti, sconti in sospeso).

Visibile a: Tutti i ruoli.

5.2 Le mie performance

URL: /dashboard/my-performance · Piano: Starter+

Ogni utente (agente, manager, titolare) può visualizzare le proprie statistiche di performance personali:

Selettore di periodo: Questo mese / Mese scorso / Questo trimestre / Quest'anno.

Controllo degli accessi: Visibile a tutti i ruoli non osservatori. Bloccato nel piano gratuito. Può essere disabilitato per ruolo in Impostazioni → Permessi → Report e Dati.

5.3 Report

URL: /dashboard/reporting · Disponibile dal piano Pro

Report aziendali strutturati:

• Fatturato per periodo, per veicolo, per cliente
• Utilizzo del parco veicoli (tassi di occupazione)
• Analisi clienti (nuovi vs. ricorrenti)
• Riepilogo utilizzo sconti
• Esportazione in CSV

Controllo degli accessi: Nascosto agli agenti per impostazione predefinita. Abilitare in Impostazioni → Permessi → "Visualizza report (pagina Report)".

5.4 Analytics

URL: /dashboard/analytics · Disponibile dal piano Pro

Analytics avanzata con grafici visivi:

• Tendenze del fatturato nel tempo
• Ripartizione per fonte di prenotazione
• Analisi dei periodi di punta
• Tasso di cancellazione

Controllo degli accessi: Nascosto agli agenti per impostazione predefinita. I manager hanno accesso. Abilitare/disabilitare per ruolo in Impostazioni → Permessi → "Visualizza analytics avanzata".

5.5 Commissioni

URL: /dashboard/organization/commissions · Disponibile dal piano Pro

Configurazione delle regole di commissione e stime dei guadagni per agente. Vedere sezione 19 — Commissioni.

6. Gestione del parco veicoli

Percorso: /dashboard/fleet

Aggiungere un veicolo

Parco veicoli → Nuovo veicolo → compilare:

1. Identificazione — marca, modello, anno, targa, colore (menu a tendina con traduzioni), numero telaio
2. Prestiti ai partner — prestare il proprio veicolo a un partner esterno e generare ricavi
3. Specifiche — categoria, tipo di carburante, trasmissione, posti, potenza del motore, CV
4. Chilometraggio — attuale + limite contrattuale (se applicabile)
5. Prezzi — giornaliero, settimanale, mensile (in centesimi)
6. Deposito — importo della cauzione
7. Foto — caricamento multiplo (archiviato su Cloudflare R2)

Stati del veicolo

Available vs Rented vs Offline sono stati distinti. Un veicolo viene automaticamente mostrato come Rented quando una prenotazione attiva copre la data corrente. Offline significa che l'utente lo ha impostato manualmente come non disponibile.

Impostazioni avanzate per veicolo

Ogni veicolo può sovrascrivere le impostazioni globali dell'agenzia:

Importazione CSV

Parco veicoli → Importa CSV → scaricare il modello → compilarlo → caricarlo.

Il report mostra il numero di veicoli creati e gli eventuali errori.

Assegnazione veicoli agli agenti

Impostazioni → Permessi → scheda Assegnazione veicoli:

• Assegnare veicoli specifici a un agente specifico
• Quando esiste almeno un'assegnazione, gli agenti vedono solo i veicoli assegnati a loro
• I manager e i titolari vedono sempre tutto

7. Prenotazioni

Percorso: /dashboard/reservations

Creare una prenotazione

Prenotazioni → Nuova → selezionare:

1. Date — date di ritiro e restituzione tramite il calendario integrato (fare clic sul giorno di ritiro, poi sul giorno di restituzione). I selettori dell'orario sono visualizzati sotto il calendario.
2. Veicolo — la disponibilità viene verificata in tempo reale in base alle date selezionate
3. Sede di ritiro — se sono state configurate sedi con supplementi, la tariffa viene aggiunta automaticamente. Spuntare "Stessa sede per la restituzione" per utilizzare la stessa sede per la riconsegna (si applicano entrambi i supplementi).
4. Cliente — cercare per nome / telefono / ID, oppure creare un nuovo cliente direttamente
5. Extra — GPS, seggiolino, conducente aggiuntivo... (con selettori di quantità)
6. Codice promozionale — validare e applicare un codice sconto
7. Sconto commerciale — sconto manuale (percentuale o importo fisso). Soggetto ai limiti del proprio ruolo — vedere sezione 13.
8. Sostituzione tariffa giornaliera — se il proprio ruolo lo consente, è possibile impostare una tariffa personalizzata

Il totale viene calcolato automaticamente: tariffa × giorni + extra + tariffe sede − sconto.

Flusso degli stati della prenotazione

pending → confirmed → active → completed
                   ↘ cancelled

Check-in

Nella pagina della prenotazione → Check-in:

1. Foto di partenza
2. Chilometraggio di partenza
3. Annotazione dei danni sul diagramma interattivo del veicolo (canvas)
4. Firma elettronica del cliente

Check-out

Nella pagina della prenotazione → Check-out:

1. Foto di restituzione
2. Chilometraggio di restituzione (confronto automatico con la partenza)
3. Note sui danni (annotazione canvas)
4. Generazione del contratto PDF finale

Contratto PDF

Su qualsiasi prenotazione → pulsante PDF → scarica il contratto formattato con il modello personalizzato.

Rientri in ritardo

Il sistema rileva automaticamente i veicoli non restituiti:

• Notifica push (se l'app mobile è configurata)
• Avviso visibile sulla dashboard
• Email automatica se l'automazione "rientro in ritardo" è abilitata

Flusso di approvazione degli sconti

Se la configurazione dei permessi richiede l'approvazione del manager per sconti superiori a una determinata soglia:

• L'agente applica uno sconto
• Se supera la soglia di approvazione, la prenotazione viene creata con lo sconto in sospeso
• Il manager/titolare vede un banner di approvazione nella pagina di dettaglio della prenotazione
• Può Approvare o Rifiutare lo sconto (con una nota facoltativa)
• Lo storico completo degli sconti è visibile nella sezione Prezzi di ogni prenotazione

8. Clienti

Percorso: /dashboard/customers

Scheda cliente

Ogni cliente contiene:

• Informazioni personali (nome, email, telefono, indirizzo)
• Documenti (fronte/retro ID, patente di guida)
• Storico prenotazioni
• Note interne
• Punteggio di rischio (se il Punteggio di rischio AI è abilitato)

OCR patente di guida

Nella scheda cliente → icona fotocamera → l'app legge automaticamente la patente ed estrae:

• Nome / Cognome
• Data di nascita
• Numero di patente
• Data di scadenza

L'OCR funziona per impostazione predefinita senza alcuna configurazione (Tesseract.js lato browser). Per una maggiore precisione sui documenti internazionali, configurare una chiave API in Impostazioni → OCR.

Lista nera

Un cliente può essere inserito nella lista nera (richiede il permesso canBlacklistCustomer — Manager per impostazione predefinita):

• Pulsante Lista nera nella pagina di dettaglio del cliente
• Inserire un motivo facoltativo
• I clienti in lista nera mostrano un banner rosso nel modulo di creazione della prenotazione

Canali clienti — Canali di prenotazione online e strumenti self-service con cui i clienti interagiscono direttamente.

9. Fast Track

Fast Track consente ai clienti di preparare tutto prima di arrivare: documenti, firma, pagamento. Il ritiro diventa istantaneo.

Abilitare

Impostazioni → Prenotazione → Fast Track → spuntare Abilita Fast Track

Configurare cosa è richiesto al cliente:

• ☑ Caricamento documento (ID + patente di guida)
• ☑ Firma elettronica del contratto
• ☑ Pagamento online (deposito o importo totale)

Inviare il link Fast Track

Su una prenotazione confirmed o active → pulsante ⚡ Invia Fast Track:

• Viene inviata un'email al cliente con un link univoco
• Il link è valido fino a 1 ora dopo l'orario di ritiro

Cosa fa il cliente

URL: rentclic.com/fast-track/[token]

1. Caricare le foto fronte/retro dell'ID e della patente di guida
2. Leggere e firmare elettronicamente il contratto
3. Pagare online se richiesto
4. Schermata "È tutto pronto!" con l'orario di ritiro

Tutti i documenti appaiono automaticamente nella scheda cliente e nella prenotazione.

10. Customer Portal

Consente ai Suoi clienti di visualizzare le proprie prenotazioni senza creare un account.

Abilitare

Impostazioni → Prenotazione → Customer Portal → Abilita

URL pubblico del portale:

rentclic.com/portal/[your-subdomain]

Cosa può fare il cliente

1. Inserire l'email → ricevere un link sicuro (valido 30 min)
2. Visualizzare tutte le prenotazioni passate e future
3. Scaricare i contratti PDF
4. Richiedere un'estensione del noleggio
5. Richiedere una cancellazione

Le richieste di estensione/cancellazione Le vengono notificate via email. Le elabora manualmente dalla dashboard.

11. Showroom pubblico

La sua vetrina pubblica — i clienti possono sfogliare il parco veicoli e inviare una richiesta di prenotazione direttamente online.

Abilitare

Impostazioni → Prenotazione → Abilita prenotazione pubblica

URL del Showroom:

rentclic.com/en/agencies/[your-subdomain]

Condividere questo URL sui social media, nella firma email, su Google My Business.

Contenuto visualizzato

• Nome, descrizione, contatti, logo
• Catalogo filtrabile per categoria
• Pagina di dettaglio per ogni veicolo
• Modulo di richiesta / pagamento integrato

Modalità di prenotazione

• Instant — la prenotazione viene confermata automaticamente all'invio
• Request — si riceve una richiesta da validare manualmente

12. Widget incorporabile

Incorporare il proprio catalogo direttamente sul proprio sito web — 2 righe di codice.

Abilitare

Impostazioni → Prenotazione → Widget → Abilita

Integrazione

<iframe
  src="https://rentclic.com/widget/[your-subdomain]"
  width="100%"
  height="600"
  frameborder="0"
  allow="payment">
</iframe>

Opzioni di personalizzazione

?color=e53e3e          → colore primario (hex senza #)
?vehicles=id1,id2      → mostrare solo veicoli specifici
?locale=fr             → forzare una lingua

Impostazioni e configurazione — Identità visiva dell'agenzia, regole di workflow, gestione del team e controllo degli accessi per ruolo.

13. Impostazioni dell'agenzia

Percorso: /dashboard/settings

Tutte le pagine delle impostazioni

Personalizzazione — scheda Workflow

Impostazioni → Brand e personalizzazione → Workflow contiene le impostazioni operative essenziali della tua agenzia:

Link rapidi in questa scheda:

• Prenotazione e canali → Fast Track, widget, portale clienti, iCal, prezzi dinamici
• Deposito e modalità di pagamento → Autorizzazione carta, pagamento completo o nessun pagamento online

Per la matrice completa dei permessi (limiti sconti, restrizioni per ruolo, assegnazione veicoli), andare a Impostazioni → Ruoli e Permessi (vedere sezione 13).

Informazioni agenzia

Impostazioni → Informazioni agenzia:

• Nome dell'agenzia
• Telefono, email, indirizzo, città, paese
• Sito web
• Descrizione (mostrata nello Showroom pubblico)

Localizzazione

Impostazioni → Localizzazione:

• Lingua — lingua dell'interfaccia della dashboard (12 lingue disponibili)
• Valuta — EUR, USD, MAD, TND, AED... (18 valute)
• Fuso orario — UTC, Europe/London, Africa/Casablanca...
• Formato data — DD/MM/YYYY, MM/DD/YYYY, YYYY-MM-DD, DD-MM-YYYY
• RTL — abilitare per arabo, ebraico, ecc.

Prenotazione e Showroom

Impostazioni → Prenotazione:

• Prenotazione pubblica — abilitare/disabilitare lo Showroom
• Modalità prenotazione — immediata o su richiesta
• Fast Track — abilitare + configurare le fasi
• Customer Portal — abilitare il portale clienti
• Widget — abilitare l'iframe incorporabile
• iCal — generare l'URL di sincronizzazione del calendario
• Prezzi dinamici — aumentare automaticamente i prezzi quando l'occupazione del parco veicoli supera X%

Configurazione fiscale e fatturazione

• Aliquota IVA (%)
• Politica di cancellazione (testo mostrato al cliente)
• Prefisso numero contratto (es. RF- → RF-0001, RF-0002...)

Automazioni

Modello contratto

Editor WYSIWYG — inserire le variabili dinamiche tra doppie parentesi graffe:

{{client_name}}       {{client_email}}      {{client_phone}}
{{vehicle}}           {{plate_number}}      {{pickup_date}}
{{return_date}}       {{nb_days}}           {{daily_rate}}
{{total_amount}}      {{deposit_amount}}    {{signature}}
{{contract_number}}   {{agency_name}}       {{agency_address}}

iCal — Sincronizzazione calendario

Impostazioni → Prenotazione → Genera URL iCal → copiare l'URL → aggiungerlo a Google Calendar, Apple Calendar o Outlook.

Ogni prenotazione appare come un evento con il nome del cliente, il veicolo e l'importo.

Rigenerare l'URL revoca immediatamente quello precedente.

Notifiche SMS

Impostazioni → Notifiche SMS:

1. Scegliere il provider SMS:

2. Inserire le credenziali del provider
3. Abilitare l'interruttore Abilita SMS (disponibile solo quando le credenziali sono impostate)

Eventi che attivano un SMS al cliente:

• Prenotazione confermata
• Promemoria 24h prima del ritiro (se le Automazioni sono abilitate)
• Cancellazione della prenotazione
• Link Fast Track inviato

Le credenziali SMS sono per agenzia — ogni tenant le configura autonomamente.

Gateway di pagamento

Impostazioni → Gateway di pagamento:

Notifiche

Impostazioni → Notifiche:

Interruttori per evento per gli avvisi email/push inviati a titolari e manager:

OCR — Scansione documenti

Impostazioni → OCR:

Per impostazione predefinita, la scansione dei documenti (Fast Track, onboarding clienti) funziona gratuitamente tramite Tesseract.js lato browser — nessuna configurazione richiesta.

Per una maggiore precisione sui documenti internazionali (tutti i paesi, tutti gli alfabeti):

Documenti supportati: passaporto (standard MRZ, tutti i paesi), patente di guida, carta d'identità nazionale. Se il piano include OCR lato server, la chiave della piattaforma viene utilizzata come fallback automatico.

14. Team e Ruoli

Percorso: /dashboard/settings/team

Invitare un membro

Team → Invita → inserire email + selezionare ruolo:

• Manager — accesso completo tranne fatturazione ed eliminazione del team
• Agente — prenotazioni, parco veicoli, clienti — non le impostazioni
• Osservatore — accesso in sola lettura

L'invitato riceve un'email con un link di attivazione.

Limiti del piano

La dimensione del team, l'archiviazione e il tempo di risposta dell'assistenza dipendono dal piano — vedi il confronto dei piani.

Cambiare ruolo

Team → [Membro] → Cambia ruolo → selezionare il nuovo ruolo.

Disabilitare / Riabilitare

Team → [Membro] → Disabilita — il membro non può più accedere ma i suoi dati vengono conservati.

Eliminare definitivamente

Team → [Membro] → Elimina definitivamente — elimina l'account (irreversibile, solo titolare).

Non è possibile eliminare il proprio account titolare.

15. Ruoli e Permessi — Matrice avanzata

Percorso: /dashboard/settings/permissions

Solo titolare. Questo è uno dei differenziatori più potenti di RentClic: piena granularità su ciò che ogni ruolo può fare, con una configurazione predefinita che funziona immediatamente.

La pagina ha tre schede:

Scheda 1 — Sconto e Approvazione

Configurare i limiti di sconto per ruolo e un flusso di approvazione manager opzionale.

Per ogni ruolo (Agente / Manager):

Esempio di configurazione:

• Agente: max 10%, approvazione sopra 5% → l'agente può applicare liberamente fino al 5%, gli sconti tra 5–10% necessitano dell'approvazione del manager, qualsiasi cosa sopra il 10% è bloccata.
• Manager: max 100%, nessuna approvazione → i manager applicano qualsiasi sconto liberamente.

Come funziona l'approvazione:

1. L'agente applica uno sconto del 7% (sopra la soglia del 5%)
2. La prenotazione viene creata con lo sconto contrassegnato come in sospeso
3. Il manager / titolare vede un banner ambra sulla prenotazione: "Sconto in attesa di approvazione"
4. Può Approvare (lo sconto rimane) o Rifiutare (lo sconto viene rimosso, il totale viene ricalcolato)
5. Una nota facoltativa può essere aggiunta durante l'approvazione/rifiuto

Lo storico sconti è sempre visibile nella sezione Prezzi di ogni prenotazione, indipendentemente dall'approvazione.

Scheda 2 — Matrice dei permessi

Una matrice completa a due colonne (Agente | Manager). Il titolare ha sempre accesso completo e non può essere limitato.

Prenotazioni

Clienti

Parco veicoli

Report e Dati

Impostazioni (il manager può ricevere accesso)

Funzionalità AI (mostrate solo se il piano include l'AI)

Qualsiasi interruttore può essere modificato. Le modifiche hanno effetto immediatamente dopo il salvataggio.

Scheda 3 — Assegnazione veicoli

Limitare quali veicoli ogni agente può vedere e su cui può agire:

• Tabella di veicoli (righe) × agenti (colonne)
• Spuntare una casella per assegnare un veicolo a un agente
• Quando esiste almeno un'assegnazione per un agente, questi vede solo i veicoli assegnati
• I manager e i titolari vedono sempre l'intero parco veicoli

16. Visibilità della Dashboard — Chi vede cosa

In qualità di titolare, Lei controlla esattamente quali dashboard e report ciascun ruolo può accedere. Andare a Impostazioni → Ruoli e Permessi → scheda Report e Dati.

Visibilità predefinita per ruolo

* = richiede l'appartenenza all'organizzazione o un piano specifico.

Personale HQ / Sede centrale

Per i membri del team presso la sede centrale che necessitano di accesso in lettura ai report consolidati (senza essere agenti operativi):

1. Creare l'utente con il ruolo manager o osservatore
2. Assegnarlo a un'OrgUnit (Organizzazione → Albero org. → aggiungi membro) — questo concede visibilità sui dati del sottoalbero di quell'unità
3. Abilitare "Visualizza report org." in Impostazioni → Permessi per il loro ruolo

Vedranno quindi la Panoramica org. e gli Obiettivi per la propria unità, senza accesso alla gestione operativa delle prenotazioni.

Limitare l'analytics per gli agenti

Per impostazione predefinita gli agenti non possono accedere all'Analytics. Per concedere l'accesso:

Impostazioni → Permessi → Report e Dati → "Visualizza analytics avanzata" → attivare Agente.

Azienda e fatturazione — Gerarchia multi-agenzia, commissioni, abbonamento RentClic, webhooks e accesso API.

17. Multi-agenzia e Gerarchia Enterprise

Se si gestiscono più agenzie o si desidera concedere accesso a un collaboratore esterno:

Invitare un utente esterno

Impostazioni → Accesso multi-agenzia → inserire l'email dell'utente + ruolo → Invita.

L'utente ottiene accesso alla propria agenzia in aggiunta alla propria agenzia di origine. Può passare tra le agenzie dal menu avatar (in alto a destra della dashboard).

Cambio agenzia (lato utente)

1. Fare clic sull'avatar in alto a destra
2. Menu a tendina "Cambia agenzia" con l'elenco delle agenzie accessibili
3. Clic → sessione ricaricata sulla nuova agenzia (nessun nuovo accesso richiesto)

Casi d'uso

• Gruppo multi-agenzia: un manager supervisiona più filiali
• Franchising: il franchisor può accedere alle agenzie dei franchisee
• Consulente esterno: accesso temporaneo senza creare un account separato

18. Panoramica dell'organizzazione e Obiettivi

URL: /dashboard/organization/overview · Piano: Enterprise

La Panoramica org. consolida i KPI di tutte le agenzie della propria organizzazione. Solo i titolari dell'organizzazione e i membri delle OrgUnit possono accedervi.

Cosa si vede

• KPI principali: Fatturato mensile, contratti, veicoli noleggiati, numero di agenzie
• Dettaglio per unità: Se si dispone di una gerarchia, le agenzie sono raggruppate per unità principale (Regione, Gruppo, ecc.)
• Tabella performance agenzie: Fatturato, contratti, occupazione parco veicoli, numero agenti per agenzia
• Podio agenzie top: Classifica rapida per fatturato del mese corrente

Obiettivi

URL: /dashboard/organization/objectives · Disponibile dal piano Starter

Impostare obiettivi di fatturato o contratti per unità o per singolo individuo:

• Tipo: Fatturato, Contratti, Nuovi clienti, Tasso di upsell
• Periodo: Mensile, trimestrale o annuale
• Target: Obiettivo numerico con monitoraggio del progresso

Gli obiettivi sono visibili ai manager dell'unità e ai livelli superiori.

19. Commissioni

URL: /dashboard/organization/commissions · Disponibile dal piano Pro

Creare regole di commissione (solo titolare)

Fare clic su Aggiungi regola e configurare:

• Tipo: Percentuale del fatturato (con fasce) o importo fisso per contratto
• Si applica a: Agenti o Manager
• Data di inizio: Mese a partire dal quale si applica la regola
• Fasce (tipo %): es. 2% su 0–€5.000 / 3% sopra €5.000

Vista agente

Ogni agente/manager vede:

• Il proprio fatturato e contratti per il periodo
• La propria commissione stimata in base alle regole attive
• La propria scheda personale "La mia stima"

Vista manager

I manager e i titolari vedono la classifica completa del team con:

• Fatturato per agente
• Commissione stimata per agente
• Stima totale del budget commissioni

20. Fatturazione RentClic

Percorso: /dashboard/settings/billing

Accessibile solo dal titolare.

Visualizzare il piano corrente

La fatturazione mostra:

• Piano attivo
• Data di rinnovo
• Importo del prossimo addebito

Cambiare piano

Fatturazione → Upgrade o Downgrade → selezionare il nuovo piano → conferma Stripe.

La fatturazione è proporzionale: se si cambia a metà mese, si paga la differenza.

Scaricare le fatture

Fatturazione → Fatture → elenco di tutte le fatture scaricabili in PDF.

Annullare l'abbonamento

Fatturazione → Annulla abbonamento — l'accesso viene mantenuto fino alla fine del periodo pagato.

21. Webhook e Integrazioni

Disponibile dal piano Enterprise

Ricevere notifiche in tempo reale sul proprio server per ogni evento.

Configurare un webhook

Impostazioni → Webhook → Aggiungi Webhook:

• URL — il proprio endpoint HTTPS
• Eventi — selezionare gli eventi da ricevere
• Segreto — generato automaticamente, mostrato una sola volta — copiarlo immediatamente

Eventi disponibili

Formato del payload

POST https://your-server.com/webhook
X-RentClic-Signature: sha256=abc123...
X-RentClic-Event: reservation.created

{
  "event": "reservation.created",
  "tenantId": "clt...",
  "timestamp": "2026-03-28T10:00:00Z",
  "data": { ... }
}

Verificare la firma (Node.js)

const crypto = require('crypto')
const expected = 'sha256=' + crypto
  .createHmac('sha256', WEBHOOK_SECRET)
  .update(rawBody)
  .digest('hex')
const valid = crypto.timingSafeEqual(
  Buffer.from(req.headers['x-rentflow-signature']),
  Buffer.from(expected)
)

Log di consegna

Impostazioni → Webhook → [Webhook] → Log consegna: ultimi 50 tentativi con stato HTTP, payload inviato, eventuali errori.

22. Chiavi API

Disponibile dal piano Enterprise

Collegare i propri strumenti esterni (ERP, sito web, script) a RentClic senza utilizzare la dashboard.

Creare una chiave

Impostazioni → Chiavi API → Crea chiave:

• Nome — identificatore per l'utente (es. "ERP Sync")
• Ambiti — permessi concessi
• Scadenza — facoltativa

La chiave grezza (rf_live_xxxxxxxxxx) viene mostrata una sola volta. Copiarla immediatamente.

Utilizzo

GET /api/reservations
Authorization: Bearer rf_live_xxxxxxxxxx

Ambiti disponibili

Documenti e finanze — Fatture, preventivi, contratti, sicurezza MFA, supporto e gestione dell'archiviazione.

23. Fatture, Preventivi & Contratti

Requisito del piano: Fatture e preventivi richiedono un piano con fatturazione abilitata. I contratti sono disponibili su tutti i piani.

Panoramica

RentClic genera automaticamente una fattura per ogni prenotazione e consente anche di creare fatture e preventivi manualmente.

Dove trovarli

• Dashboard → Fatture — tutte le fatture e i preventivi
• Dashboard → Contratti — tutti i contratti di noleggio
• Dettaglio prenotazione — la fattura collegata appare in fondo alla pagina della prenotazione

L'elenco fatture

La barra KPI riflette sempre i filtri attivi:

• Fatture / Preventivi — conteggio
• Totale incassato — somma di tutti i pagamenti ricevuti
• Residuo — saldo totale ancora dovuto

Risultati paginati — 25 per pagina.

Creare una fattura o preventivo

Automaticamente (da una prenotazione)

Ogni prenotazione crea automaticamente una bozza di fattura — nessuna azione richiesta. Include:

• Riga noleggio (tariffa giornaliera × giorni)
• Extra, costo andata sola, sconto (se presenti)
• Aliquota fiscale e valuta dalle impostazioni dell'agenzia

Manualmente

Cliccare Nuova fattura o Nuovo preventivo in cima alla pagina Fatture.

Ciclo di vita fattura

Registrare un pagamento

Dal dettaglio fattura: Dashboard → Fatture → clicca fattura → pannello Registra pagamento (barra laterale destra)

Dalla prenotazione: Dashboard → Prenotazioni → apri prenotazione → pannello fattura in basso → modulo pagamento rapido

Campi: Importo · Metodo · Data · Riferimento (opzionale)

Preventivi

1. Fatture → Nuovo preventivo → compilare modulo → Salva come bozza
2. Inviare PDF al cliente
3. Cliente accetta → aprire preventivo → Converti in fattura
4. Viene creata una nuova fattura con le stesse righe; il preventivo viene marcato come convertito

Modelli fattura

Impostazioni → Documenti → Modelli fattura

• Un modello per tipo e lingua
• Scritto in HTML con {{variabili}}
• Anteprima live con dati di esempio
• Impostare come predefinito → applicato automaticamente

Contratti

Dashboard → Contratti — elenco di tutti i contratti di noleggio.

Filtri: Stato · Firma (firmato/non firmato) · Ricerca · Intervallo date

Ogni riga mostra: numero contratto · cliente e veicolo · periodo · stato firma (✓/✗) · scarica PDF

Firma elettronica: acquisita al check-in tramite Fast Track o dashboard.

Modelli contratto: Impostazioni → Documenti → Modelli contratto.

24. Autenticazione a due fattori (MFA)

Percorso: Dashboard → Impostazioni → Sicurezza (o Profilo → scheda Sicurezza)

RentClic supporta l'autenticazione a due fattori basata su TOTP, compatibile con Google Authenticator, Authy, 1Password e qualsiasi app TOTP.

Abilitare il 2FA

1. Andare a Impostazioni → Sicurezza
2. Fare clic su Configura autenticazione a due fattori
3. Scansionare il codice QR con l'app di autenticazione
4. Inserire il codice a 6 cifre per confermare la configurazione
5. Il 2FA è ora attivo sull'account

Accesso con 2FA

Una volta abilitato:

1. Inserire email + password come di consueto
2. Si viene reindirizzati a una pagina di verifica
3. Inserire il codice a 6 cifre dall'app di autenticazione
4. Il codice si aggiorna ogni 30 secondi

Disabilitare il 2FA

Andare a Impostazioni → Sicurezza → Disabilita autenticazione a due fattori. Sarà necessario inserire il codice TOTP corrente per confermare.

Accesso perso all'app di autenticazione?

Contattare il supporto — possono reimpostare il 2FA dal pannello di amministrazione.

25. Supporto

Percorso: Dashboard → Guida e Supporto

Creare un ticket

1. Fare clic su Nuovo ticket
2. Compilare: oggetto, categoria, priorità, descrizione
3. Inviare → ticket creato e visibile nell'elenco

Categorie

Livelli di priorità

Monitoraggio

• I messaggi del team di supporto appaiono a sinistra (blu)
• I propri messaggi appaiono a destra (blu)
• Rispondere a un ticket resolved lo riapre automaticamente
• Un ticket closed non può più ricevere risposte

Il supporto è disponibile in base al livello del piano: email (24h), phone (8h), dedicated (4h).

26. Archiviazione

Ogni piano include una quota di archiviazione per foto di veicoli, documenti dei clienti e allegati.

La dimensione del team, l'archiviazione e il tempo di risposta dell'assistenza dipendono dal piano — vedi il confronto dei piani.

Visualizzare l'utilizzo

Dashboard → Impostazioni → Fatturazione → sezione Archiviazione (barra di avanzamento).

• Barra verde → utilizzo normale
• Barra ambra → >80% utilizzato
• Barra rossa → >100%: i caricamenti sono bloccati fino a quando non viene liberato spazio

Liberare spazio

• Eliminare le foto inutilizzate dai record dei veicoli
• Eliminare i documenti scaduti dai record dei clienti
• Contattare il supporto per aumentare la propria quota (upgrade del piano)

Moduli avanzati — Funzionalità opzionali disponibili in base al piano. Ogni sezione indica il requisito di piano.

27. Deposito Cauzionale

Il deposito protegge la tua agenzia da danni, mancanza di carburante o furto. RentClic supporta due modelli secondo il piano.

Deposito semplice (tutti i piani)

Ogni veicolo ha un importo di deposito in Flotta → veicolo → Prezzi → Deposito.

Come funziona:

• Alla creazione della prenotazione, l'importo viene pre-compilato dalla scheda del veicolo
• L'agente può modificarlo manualmente
• Il deposito è mostrato nel modulo di prenotazione online
• Al check-out: trattenere tutto, restituire tutto, o importo parziale

Stati del deposito:

Deposito avanzato — suddivisione per componenti (Disponibile dal piano Pro)

Configurazione: Impostazioni → Gestione depositi → Deposito avanzato

Attivare Suddivisione per componenti — l'importo totale è calcolato come somma dei tre componenti. Al check-out, ogni componente viene riconciliato separatamente.

28. Servizio Trasferimenti

Disponibile dal piano Pro

Percorso: /dashboard/transfers

Gestisci tratte punto a punto (trasferimenti aeroporto, hotel, navette) separatamente dal noleggio veicoli.

Tipi di trasferimento: Ritiro aeroporto, Consegna aeroporto, Hotel, Stazione, Inter-agenzia, Personalizzato

Creare un trasferimento

Trasferimenti → Nuovo trasferimento:

1. Tipo, indirizzo di ritiro, indirizzo di consegna, data/ora, numero passeggeri
2. Opzionale: numero volo, punto di incontro, cliente collegato o nome/telefono diretto
3. Assegnare autista e veicolo (opzionale)
4. Modello di prezzo: Tariffa fissa o Al chilometro (distanza × tariffa)

Flusso di stato

in attesa → confermato → in viaggio → arrivato → completato
                                          ↘ annullato (in qualsiasi momento)

A confermato con prezzo > 0: fattura creata automaticamente.

Foglio di viaggio autista (PDF)

Pagina dettaglio → Foglio di viaggio → PDF stampabile con percorso, orario, dati cliente, veicolo, note.

29. Gestione Autisti

Disponibile dal piano Pro

Percorso: /dashboard/transfers/drivers

Gli autisti sono personale operativo gestito indipendentemente dagli account utente.

Aggiungere un autista

Campi: Nome, Cognome, Telefono, Email, Numero patente, Data scadenza, Note

Monitoraggio della patente

Funzionalità

• Attivare/Disattivare — gli autisti inattivi non appaiono nell'assegnazione
• Storico missioni — ultimi 20 trasferimenti + 20 prenotazioni
• Assegnazione a trasferimenti e prenotazioni (extra autista)

30. Spese

Percorso: /dashboard/expenses

Il modulo Spese consente di tracciare tutti i costi operativi — riparazioni veicoli, carburante, multe, pulizie, ecc. — con flusso di approvazione opzionale e aggiunta automatica come voce di fattura.

Campi di una Spesa

Tipi di Addebito

Flusso di Approvazione

Configurabile in Impostazioni → Spese. Le spese sopra soglia richiedono approvazione. Stato: creata → in attesa → approvata / rifiutata.

31. Manutenzione

Percorso: /dashboard/maintenance

Il modulo Manutenzione consente di registrare tutti i tagliandi e le riparazioni dei veicoli, monitorare le scadenze e controllare i costi nel tempo.

Campi di un Intervento

Se si inserisce il km all'intervento, il chilometraggio del veicolo viene aggiornato automaticamente. La scheda veicolo mostra un avviso di manutenzione se la prossima scadenza è entro 30 giorni.

32. Registro Attività & Storico

Percorso: /dashboard/settings/activity

RentClic mantiene un audit trail immutabile di ogni azione significativa nella propria agenzia.

Storico per Record

La maggior parte dei record ha un pulsante Storico (icona orologio): Prenotazioni, Clienti, Spese, Manutenzione, Trasferimenti, Veicoli, Fatture.

Registro Attività Globale

Impostazioni → Registro attività — feed filtrabile per categoria, attore, periodo e ricerca libera.

33. Sub-Noleggio

Disponibile dal piano Pro

Il sub-noleggio consente di gestire veicoli noleggiati da fornitori esterni e di operarli all'interno della propria flotta.

Percorso: /dashboard/sub-rental

33.1 Fornitori di Flotta

Società esterna che fornisce veicoli con contratto di noleggio. Campi: Ragione sociale, Referente, Telefono, Email, Indirizzo, P.IVA, Coordinate bancarie, Note.

33.2 Prestiti ai Partner

Percorso: /dashboard/sub-rental → scheda Prestiti

Un prestito a partner è l'opposto del sub-noleggio: la tua agenzia presta uno dei suoi propri veicoli a un partner esterno (altra agenzia, concessionario, azienda). Il partner paga una tariffa giornaliera — questo è ricavo per la tua agenzia.

Distinto dal sub-noleggio (noleggio di un veicolo da un fornitore) e dalle allocazioni intra-organizzazione (tra filiali dello stesso proprietario).

Creare un prestito a partner

Sub-Noleggio → scheda Prestiti → Nuovo prestito:

Il pannello di riepilogo in tempo reale mostra: tariffa × giorni + extra − sconto = ricavo totale.

Il veicolo viene bloccato automaticamente nel controllo disponibilità per l'intera durata del prestito.

Ciclo di stato

Impatto su ricavi e redditività

I ricavi dei prestiti a partner sono inclusi nel pannello Redditività. Un badge blu "+X prestito" appare nella colonna ricavi del veicolo.

33.3 Noleggi da Fornitore

Flusso di stato: Bozza → Attivo → Completato / Annullato

Alla creazione la sorgente del veicolo → sub_rental. Al completamento/annullamento → own. Pagina dettaglio: KPI (Periodo, Tariffa giornaliera, Costo fornitore, Margine lordo) + tabella prenotazioni + pannello fattura.

33.4 Integrazione nelle Prenotazioni

Per i veicoli con contratto attivo, nella prenotazione appare un pannello discreto interno (solo Owner/Manager) con costo fornitore e margine.

33.5 Allocazioni Intra-Organizzazione

Percorso: /dashboard/sub-rental/allocations — richiede organizzazione multi-agenzia. Stato: In attesa → Attivo → Completato / Annullato.

33.6 Permessi

34. Tracciamento GPS

Disponibile dal piano Pro

La maggior parte delle agenzie ha già dei localizzatori sulle proprie auto e un sito separato dove guardarli. Qui quei dati vengono letti direttamente e la flotta compare su una mappa in tempo reale dentro RentClic: un accesso invece di due. Non vendiamo localizzatori e non deve comprare nulla da noi.

34.1 Collegare la sua piattaforma

Impostazioni → Tracciamento GPS. Scelga la piattaforma a cui i suoi localizzatori già inviano i dati, incolli un token creato nelle impostazioni di quella piattaforma e salvi. Funziona con l'hardware installato — Teltonika, Queclink o qualunque altro supportato da quelle piattaforme.

34.2 L'abbinamento si fa da sé

Ogni localizzatore trova la propria auto: prima dalla targa, poi dal telaio. AB-123-CD, ab 123 cd e AB123CD sono la stessa targa. Due localizzatori sulla stessa targa sono un problema della piattaforma: il secondo viene segnalato come non abbinato invece di essere scelto in silenzio.

34.3 Cosa vede

Mappa in tempo reale nella barra laterale. Un segnaposto per auto con la sua targa, colorato per stato: in movimento, ferma, ferma da una settimana o muta. I contatori fanno anche da filtri. Selezionando un'auto vede l'ultimo dato ricevuto, da quanto è ferma, velocità, contachilometri e il noleggio in corso.

34.4 Quello che un sito di tracking non può mostrarle

Il portale del suo localizzatore non ha mai visto i suoi contratti. Questo sì. Per questo la scheda dice anche chi ha l'auto e quando la riporta, di quanto è in ritardo e di quanti chilometri il cliente ha già superato il limite incluso, mentre è ancora alla guida.

34.5 Due cose che cambiano i suoi numeri

Il contachilometri alimenta il chilometraggio del veicolo, così la redditività per auto e la prossima scadenza di manutenzione non dipendono più da qualcuno che trascriva una lettura. Il valore può solo salire.

Il fermo diventa visibile. Un'auto che non si muove da otto giorni dice otto giorni; un portale di localizzatori direbbe «vista due minuti fa», perché un'auto parcheggiata continua a trasmettere.

34.6 Ogni quanto si aggiorna

Ogni ora, in automatico. Leggi ora fa la stessa cosa immediatamente. Se una piattaforma rifiuta la connessione, il motivo viene mostrato lì invece di fallire in silenzio.

34.7 Dove è stata

Selezioni un'auto e scelga un periodo: le ultime 24 ore, tre giorni o sette. Il percorso viene disegnato sulla mappa, vuoto dove l'auto è partita e pieno dove è arrivata, con la distanza percorsa e la velocità massima rilevata sopra.

La traccia viene letta dalla sua piattaforma nel momento in cui la chiede, al ritmo con cui trasmette il dispositivo, che è di secondi e non di ore. Non ne conserviamo copia: una rilevazione oraria nostra traccerebbe una linea retta tra due ore, e un'auto che facesse quaranta chilometri andata e ritorno in un'ora sembrerebbe non essersi mossa.

35. Distribuzione tramite broker (Rentalcars, DiscoverCars, Expedia, Kayak)

Disponibile dal piano Pro

Nessuno cerca un autonoleggio per nome: si cerca su Rentalcars, DiscoverCars, Expedia e Kayak, che non possiedono nemmeno un'auto. Rivendono le flotte delle agenzie collegate e accettano solo fornitori il cui software sappia rispondere alle loro richieste. È per questo che un'agenzia senza sistema collegato viene esclusa prima ancora di parlare di tariffe.

35.1 Cosa fa lei e cosa facciamo noi

Lei firma il contratto commerciale con ogni marketplace: verificano le sue sedi, la sua posizione fiscale e i suoi standard di servizio.

RentClic è il sistema collegato che richiedono. Loro lo interrogano; lei non incolla nulla sul loro sito.

35.2 Attivarlo

Impostazioni → Distribuzione tramite broker. Attivi l'opzione, imposti un ricarico di canale se lo desidera (alza la tariffa solo per i marketplace; il suo banco non cambia), scelga i veicoli o lasci vuoto per offrirli tutti, e crei una chiave in Impostazioni → Chiavi API con i permessi ota:read e ota:book.

35.3 Quali auto possono essere pubblicate

La stessa schermata elenca quelle che non possono, e perché. La ricerca si basa sulla classe ACRISS — dimensione, carrozzeria, cambio e alimentazione — e un'auto senza cambio o alimentazione non ha codice, quindi non verrebbe mai mostrata. La schermata indica il campo mancante auto per auto.

35.4 Cosa riceve il broker

Disponibilità e tariffe in tempo reale: un'auto venduta al banco un minuto fa non c'è più. Le tariffe sono le sue — scaglione di durata, poi stagione, poi ricarico di canale. Le prenotazioni entrano nel suo calendario con il riferimento del broker conservato, che è ciò che serve quando arriva il loro estratto commissioni. Una richiesta ripetuta con lo stesso riferimento restituisce la prenotazione esistente, così un timeout dalla loro parte non può duplicare un'auto.