Avete dodici auto e volete smettere di gestire l'attività su un foglio di calcolo. Allineate quindi cinque fornitori, aprite cinque pagine prezzi e scoprite che tre non ce l'hanno. Hanno un modulo.
È la prima vera scoperta su questo mercato, e va detta prima di qualsiasi tabella di funzioni: metà del mercato non vi dirà quanto costa finché non avrete parlato con qualcuno. Qui sotto c'è quanto chiedevano a settembre 2026 le sei piattaforme che un noleggiatore indipendente mette davvero in lista, secondo le loro pagine e gli elenchi in cui si pubblicano.
La tabella
| Piattaforma | Prezzo pubblicato | Ingresso | Modello |
|---|---|---|---|
| Rentclic | Sì | 29 € / mese con pagamento annuale, 10 veicoli | Forfait per fascia |
| HQ Rental Software | Sì | 120 $ / mese, Basic | Forfait per fascia |
| RentSyst | Sì | 55 € / mese fino a 15 veicoli | Forfait poi per veicolo |
| Easy Rent Pro | Sì | 399 $ licenza una tantum | Licenza perpetua |
| RENTALL (ex Navotar) | No | «Pricing available upon request» | Su preventivo |
| Coastr | No | «Contact vendor for pricing» | Su preventivo |
Cifre verificate a settembre 2026 sulla pagina prezzi di ciascun fornitore o sulla sua scheda Capterra e Software Advice. Cambiano. Verificatele di nuovo prima di firmare qualcosa.
A cosa serve davvero ciascuno
HQ Rental Software è il più consolidato del gruppo e si fa pagare di conseguenza. Basic a 120 $ al mese, Standard a 175 $, Professional a 250 $, Enterprise su preventivo. È un prodotto ampio e serio, e chi gestisce più sedi lo ha in lista per buoni motivi. Con dieci auto, 120 $ al mese sono una voce reale nei vostri conti.
RentSyst pubblica il listino più franco del settore, e vale la pena leggerlo anche se comprate altrove, perché mostra la forma di un prezzo per veicolo. Forfait di 55 € al mese fino a quindici veicoli, poi 3,00 € per veicolo al mese da sedici a cinquanta, 2,70 € fino a cento, 2,50 € fino a duecento, 2,00 € oltre. Guardate cosa succede al confine: il sedicesimo veicolo da solo vi costa 48 € al mese, perché uscite dal forfait e iniziate a pagare tutti e sedici.
Easy Rent Pro è quello fuori schema, ed è per questo che resta nelle liste: vende una licenza invece di un abbonamento, da 399 $ una volta, e dichiara una versione Standard gratuita. Se volete un software vostro e l'installazione non vi spaventa, qui non c'è nulla che regga il confronto. Se preferite che sia qualcun altro a tenere i server e a consegnare gli aggiornamenti, non è la forma giusta.
RENTALL, che quasi tutti continuano a chiamare Navotar, vende Essential, Business ed Enterprise e non pubblica alcuna cifra per nessuno dei tre. Punta alla fascia alta, alle reti in franchising e agli operatori multisede, e il processo commerciale lo rispecchia.
Coastr è una piattaforma più recente, di origine britannica, con una vera specialità sull'auto connessa, l'accesso senza chiave e la telematica. Anche lei chiede di essere contattata per un prezzo.
Rentclic è il nostro, quindi leggete questo paragrafo sapendolo. 29 € al mese con pagamento annuale per dieci veicoli e due utenti, 49 € pagando mese per mese. Le due cose che lo distinguono davvero sono che la cifra è sulla pagina e che l'intero prodotto funziona in dodici lingue, non in inglese con un sito vetrina tradotto.
Perché un preventivo non è automaticamente un brutto segno
È facile leggere «contattaci» come qualcosa da nascondere, e a volte lo è. Ma ci sono ragioni oneste: chi vende a una rete di quaranta sedi sinceramente non può mettere una cifra unica su una pagina, e chi fa un vero lavoro di migrazione deve guardare i vostri dati prima di promettere un importo.
Il problema non è il preventivo. Il problema è cosa fa il preventivo al vostro pomeriggio. Volevate confrontare cinque soluzioni martedì. Avete invece fissato tre chiamate per la settimana dopo, e quando i numeri arrivano avete speso quindici giorni e una certa quantità di volontà, che è esattamente l'attrito che fa rinunciare e restare sul foglio di calcolo per un altro anno.
Se chiedete preventivi, fate a tutti le stesse tre domande nella stessa mail, così le risposte sono confrontabili: il totale per la vostra esatta dimensione di flotta, quanto costa un utente in più e cosa succede al prezzo quando aggiungete dieci auto.
Cosa un prezzo pubblicato continua a non comprendere
Una cifra su una pagina è meglio di nessuna cifra, ma raramente è l'importo completo. Le quattro voci che lo spostano di più:
Attivazione e migrazione. Far entrare la vostra flotta, i vostri clienti e i contratti aperti nel nuovo sistema. A volte gratis, a volte un una tantum a quattro cifre.
Gli utenti. Il prezzo per veicolo è il titolo; il prezzo per utente è il punto in cui un noleggio di due persone diventa discretamente una licenza da quattro postazioni.
I pagamenti. Se la piattaforma incassa con carta, sotto l'abbonamento c'è una commissione, e non è sempre quella che otterreste in diretta.
Le auto che non lavorano. Con il prezzo per veicolo pagate anche quella in officina e quella che ritirate a febbraio. Su una flotta stagionale non è un arrotondamento. Abbiamo fatto il conto in quanto costa davvero un software di noleggio.
Le due capacità che oggi le distinguono
Tutte le piattaforme di questa pagina gestiscono prenotazioni, contratti e fatture. Due cose non sono ancora standard, ed è lì che le differenze sono reali.
Leggere i suoi localizzatori. La maggior parte delle agenzie ha già dispositivi installati e un secondo sito per guardarli. Una piattaforma che legge quei dati direttamente mette la flotta su una sola mappa, accanto ai contratti; una che non lo fa le lascia due accessi e nessun legame tra l'auto e il noleggio in corso. Coastr si è fatta un nome proprio qui. Rentclic legge Traccar, Wialon, flespi e Samsara. Chieda a ogni fornitore con quali piattaforme parla, per nome: «integrazione GPS» in una tabella di funzioni può voler dire un campo in cui qualcuno scrive il contachilometri a mano.
Rispondere ai marketplace. Rentalcars, DiscoverCars, Expedia e Kayak non possiedono nemmeno un'auto. Rivendono le flotte delle agenzie il cui software sa rispondere alle loro richieste di disponibilità e prenotazione, e quel requisito è un requisito software: per questo un'agenzia viene esclusa prima che si parli di tariffe. Se vuole quel canale, non è una funzione da confrontare più tardi: decide la sua lista.
Entrambe stanno nei livelli alti delle piattaforme che le hanno, la nostra compresa. La domanda non è se un fornitore le abbia, ma a quale livello e a quale prezzo.
Confrontare in un pomeriggio
Lasciate perdere gli elenchi di funzioni. Tutte le piattaforme qui fanno prenotazioni, contratti e fatture, e la griglia a caselle di un comparatore vi dirà che fanno tutte tutto.
Prendete invece le tre cose che vi tolgono davvero tempo questa settimana e fate esattamente quelle durante la prova. Per la maggior parte dei noleggiatori indipendenti: creare una prenotazione per un cliente che esiste già, ricavarne un contratto firmato, ed estrarre il mese in un report che il vostro commercialista accetti. Se una piattaforma rende scomodi questi tre gesti, nessun elenco di funzioni la salva. Una versione più completa di questa prova è in come scegliere un software di noleggio.
Poi guardate l'unica cifra che nessun comparatore mette in tabella: il vostro tasso di utilizzo. Una piattaforma che ve lo alza di cinque punti vale più di tutta la differenza di abbonamento fra quanto c'è in questa pagina. Il calcolo è qui.
Domande che ci fanno
Quanto costa un software di noleggio auto per una flotta piccola?
Per un noleggiatore indipendente con una decina di veicoli, i prezzi pubblicati a settembre 2026 vanno da circa 29 € a 120 $ al mese, e un fornitore vende invece una licenza perpetua da 399 $. Le piattaforme che non pubblicano un prezzo stanno di solito nella parte alta, perché sono costruite per operatori multisede.
Perché tanti fornitori nascondono i prezzi?
Alcuni sinceramente non possono mettere una cifra unica su una pagina, perché vendono a operatori la cui dimensione e le cui esigenze di migrazione variano moltissimo. Altri usano la chiamata per qualificarvi e fissare il prezzo su quanto pensano che pagherete. Dal lato di chi compra l'effetto è lo stesso: confrontare cinque fornitori diventa quindici giorni invece di un pomeriggio.
Meglio il prezzo per veicolo o il forfait?
Il prezzo per veicolo è gentile quando siete piccoli e doloroso quando crescete, e vi fa pagare le auto ferme. Le fasce forfettarie sono prevedibili ma pagate l'intera fascia dal primo giorno in cui ci entrate. La cifra che decide è il vostro minimo stagionale: contate i veicoli che lavorano ancora nel mese più fiacco, non quelli a libro ad agosto.
Posso portare i miei dati da una piattaforma all'altra?
Di solito sì per veicoli e clienti, che sono elenchi ordinari, e spesso con fatica per i contratti aperti e lo storico. Chiedete con precisione cosa passa prima di firmare, e pretendete come condizione un export dei vostri dati in un formato semplice. Un fornitore che non sa esportare è un fornitore che non potete lasciare.