Cerca un prezzo e trova un «a partire da». La cifra vera sta più in basso, spesso dietro un modulo di contatto. Ecco come stimarla senza aspettare che la richiamino.
Quattro modi di fatturare, quattro trappole
A veicolo. Il modello più diffuso. Gentile con otto auto, doloroso con quaranta. La trappola è che paga anche le auto ferme, quelle in officina e quelle che tiene giù fuori stagione.
A forfait, a scaglioni. Un prezzo fisso fino a un certo numero di veicoli o di utenti. Caro all'inizio, molto conveniente dopo. La trappola è il salto di scaglione, che a volte arriva da un mese all'altro senza preavviso.
Una percentuale sulle prenotazioni. Allettante perché paga solo se vende. La trappola è che cresce con il suo fatturato all'infinito, mentre al fornitore il software non costa di più.
Su preventivo. Riservato alle flotte grandi. Se glielo propongono per quindici auto, sta guardando la categoria di prodotto sbagliata.
Cosa non rientra quasi mai nel prezzo esposto
La cifra civetta copre di rado tutto. Controlli queste sei voci prima di confrontare qualsiasi cosa.
| Voce | Cosa chiedere |
|---|---|
| Attivazione | Una tantum, a volte a quattro cifre. Chieda se è obbligatoria |
| Caricamento dei suoi dati | Chi inserisce veicoli e clienti esistenti, lei o loro |
| Utenti aggiuntivi | Molte offerte includono due o tre account, il quarto si paga |
| Firma elettronica | A volte inclusa, a volte fatturata per documento |
| SMS ed email transazionali | Spesso a consumo, e in alta stagione si vede |
| Widget di prenotazione | Quasi sempre allo scaglione superiore |
Com'è il mercato
Per un'agenzia indipendente le offerte serie stanno fra 40 e 150 euro al mese, con un salto netto sopra appena si entra nelle piattaforme pensate per flotte grandi. AutyCloud annuncia per esempio 79 dollari al mese fino a dieci veicoli. HQ Rental Software e RENTALL si muovono su ordini paragonabili a seconda delle opzioni.
Il pagamento annuale cambia molto. Lo sconto abituale si aggira sul trenta per cento, il che porta un'offerta da 49 euro a 29 al mese. Su dodici mesi non è un dettaglio.
Per essere precisi anziché vaghi, i nostri sono 49, 79 e 119 euro al mese, oppure 349, 649 e 999 all'anno, cioè 29, 54 e 83 mensili.
Il conto che conta
Non confronti i prezzi civetta. Prenda la flotta che avrà fra due anni, sommi le sei voci della tabella e faccia il totale su dodici mesi per ogni candidato. È lì che spesso i divari si rovesciano.
Poi faccia la domanda che nessuno fa: quanto costa andarsene. Se recuperare tre anni di storico richiede una richiesta all'assistenza e un'attesa, il prezzo esposto è solo una parte di quello che paga.
Lo misuri con ciò che sostituisce
Un software da 79 euro al mese costa meno di una giornata di lavoro amministrativo. La domanda utile non è il prezzo, ma quante ore le restituisce e quanti incassi smette di lasciarsi sfuggire. Un solo giorno di noleggio fatturato perché il calendario ha evitato una doppia prenotazione copre il mese. I pedaggi riaddebitati che prima abbandonava coprono di solito il resto.
Il costo di non cambiare nulla
L'abbonamento si vede. Quello che sostituisce non si vede, quindi non viene mai contato, e il confronto finisce per mettere una cifra vera contro zero.
Mettete davanti quattro importi, presi dai vostri ultimi tre mesi e non dal caso di studio di un fornitore.
Le doppie prenotazioni. Contate quante volte due persone si sono sentite promettere la stessa auto. Ognuna vi costa un rimborso, un passaggio di categoria che non avete fatturato, o un cliente che non tornerà. Su una flotta di dieci auto, una volta al mese è normale con un foglio di calcolo.
Gli extra mai arrivati su una fattura. Il seggiolino, il secondo conducente, il carburante reso in meno, il rientro in ritardo di due ore. È piccolo ed è costante, ed è la prima cosa che sparisce quando il banco è pieno. Venti euro a settimana fanno mille all'anno.
Gli addebiti dati per persi. Pedaggi e multe che avete deciso non valessero la burocrazia. La maggior parte dei noleggiatori indipendenti rinuncia a tutto ciò che sta sotto i quindici euro, perché ritrovare il noleggio a mano richiede più tempo di quanto valga l'importo.
Le ore. Non quelle interessanti: quelle passate a ricopiare i dati di un cliente dalla foto di una patente in un contratto, poi in una fattura, poi in un foglio di calcolo. Contatele per una settimana e moltiplicate per cinquanta.
Sommate queste quattro voci prima di guardare un qualsiasi prezzo. Il totale supera di solito l'abbonamento più caro sul mercato, ed è per questo che la discussione su venti euro di differenza fra due piattaforme non è quasi mai la discussione che conta.
Due costi che un localizzatore può segnalarle
Entrambi sono già nei suoi conti. Nessuno dei due compare su una fattura, ed è per questo che non vengono mai contati.
L'auto ferma che nessuno ha notato. Non quella in officina: quella parcheggiata nel piazzale, con tasse, assicurazione e finanziamento, che nessuno ha rimesso in calendario. Un portale di localizzatori non glielo dirà, perché mostra «vista due minuti fa»: un'auto parcheggiata continua a trasmettere. Quello che le serve è il tempo dal suo ultimo spostamento. Prenda il mese più fiacco, conti le auto che non hanno reso nulla e moltiplichi per quanto una di esse le costa al giorno.
I chilometri oltre la soglia inclusa. Lei fissa un limite nel contratto e un prezzo per chilometro extra. Poi l'auto rientra, il banco è pieno e nessuno calcola la differenza tra due letture del contachilometri. È l'extra più regolarmente non fatturato del settore, e, a differenza di un pedaggio, il cliente lo ha già accettato per iscritto.
Un software che legge i suoi localizzatori conosce entrambi mentre il noleggio è ancora in corso: il primo come giorni di fermo invece che come ultimo contatto, il secondo come eccedenza mentre si accumula. Se valga una fascia si decide con la stessa prova del resto di questa pagina: metta le sue due cifre davanti alla differenza di prezzo.
Niente di tutto questo significa comprare hardware da un fornitore di software: i dati arrivano dalla piattaforma di tracciamento che già paga, Traccar, Wialon, flespi o Samsara. Lo stesso calcolo vale per la distribuzione. Una prenotazione che arriva da Rentalcars, DiscoverCars, Expedia o Kayak già dentro il sistema non costa nulla da prendere, ed è la sola forma di ricavo aggiuntivo che non aggiunge anche lavoro.
Cosa giustifica salire di fascia
La maggior parte dei fornitori vende tre o quattro fasce, e la risposta onesta è che la più economica va bene più a lungo di quanto vorrebbero.
Tre cose giustificano davvero di pagare di più. Una seconda sede, perché l'alternativa sono due sistemi separati e una riconciliazione a fine mese. Più utenti di quanti la fascia consenta, perché condividere un accesso distrugge l'unica traccia di chi ha fatto cosa, quella che vi servirà il giorno in cui un deposito verrà contestato. E accettare prenotazioni online, perché una prenotazione che arriva già dentro il sistema è l'unica cosa che cambia quanto lavoro costa un noleggio.
Tutto il resto della pagina dei piani va confrontato con la sezione precedente. Se una funzione non riduce nessuno di quei quattro importi, non vale una fascia.
Da leggere dopo
Le cifre con nome, fornitore per fornitore, sono in sei piattaforme e quanto costano davvero.
Domande che ci fanno
Quanto dovrebbe spendere in software un piccolo noleggiatore?
Un tetto utile è una giornata di lavoro amministrativo al mese. Se l'abbonamento costa meno di una giornata di qualcuno e ne restituisce più di una, il prezzo non è il punto da discutere. Per una flotta di dieci veicoli questo colloca di solito la fascia ragionevole sotto il centinaio di euro al mese.
Il prezzo per veicolo conviene più di un abbonamento forfettario?
Conviene finché siete piccoli e costa di più man mano che crescete, e vi fa pagare i veicoli che non rendono nulla. Fate il conto sul mese più fiacco, non sul più carico: una flotta stagionale paga al veicolo tutto l'inverno per auto ferme.
Quali costi nascosti accompagnano un software di noleggio?
Quattro ricorrono: attivazione e migrazione dei dati, il prezzo di ogni utente in più, la commissione sulle carte sotto l'abbonamento, e il costo di andarsene. Chiedete com'è fatto un export del vostro storico prima di firmare, non dopo.
Un software di noleggio gratuito è un'opzione reale?
Per una manciata di veicoli può esserlo, e un fornitore di questo mercato vende una licenza perpetua con un livello gratuito. Il costo si sposta invece di sparire: installazione, backup e aggiornamenti ve li prendete voi, e quel tempo non è gratis.