Σχεδόν κάθε ανεξάρτητη επιχείρηση ενοικίασης ξεκινά σε υπολογιστικό φύλλο, και αυτός είναι ο σωστός τρόπος να ξεκινήσει. Δεν κοστίζει τίποτα, κάνει ακριβώς ό,τι του πείτε, και για έξι αυτοκίνητα και έναν άνθρωπο είναι ειλικρινά καλύτερο από ένα λογισμικό.
Το πρόβλημα είναι ότι παύει να δουλεύει σταδιακά, όχι απότομα. Κανείς δεν ξυπνά και βρίσκει το φύλλο χαλασμένο. Απλώς κοστίζει λίγο περισσότερο κάθε μήνα, με τρόπους που δεν εμφανίζονται πουθενά όπου θα σκεφτόσασταν να κοιτάξετε.
Τα τέσσερα πράγματα που ένα υπολογιστικό φύλλο δεν μπορεί να κάνει
Όχι «τα κάνει άσχημα». Δεν μπορεί.
Να σας πει τι είναι ελεύθερο τώρα. Ένα ημερολόγιο κρατήσεων δεν είναι διαθεσιμότητα. Διαθεσιμότητα είναι εκείνο το ημερολόγιο μείον το αυτοκίνητο στο συνεργείο, μείον αυτό που γύρισε αργά, μείον αυτό που ακόμη καθαρίζεται, και πρέπει να είναι σωστή τη στιγμή που κάποιος στέκεται μπροστά σας και ρωτά. Ένα φύλλο σας δείχνει το πρώτο μέρος και τίποτα από τα υπόλοιπα.
Να είναι μία εκδοχή. Τη στιγμή που το χρειάζεται δεύτερος άνθρωπος, έχετε ένα αντίγραφο σε φορητό, ένα σε κοινόχρηστο φάκελο και ένα στο μέιλ κάποιου. Θα διαφωνήσουν μέσα σε μια βδομάδα, και τη διαφωνία θα την ανακαλύψει πελάτης.
Να παραγάγει έγγραφο. Συμβόλαιο, υπογεγραμμένο πρωτόκολλο κατάστασης, τιμολόγιο με τη σωστή αρίθμηση. Μπορείτε να τα φτιάχνετε με το χέρι, και οι περισσότεροι το κάνουν: εκεί πάνε οι ώρες και εκεί ζουν τα λάθη.
Να θυμάται τι έγινε. Ποιος άλλαξε την τιμή, πότε επιστράφηκε η εγγύηση, σε τι κατάσταση ήταν το αυτοκίνητο πριν από δεκαοκτώ μήνες. Ένα φύλλο κρατά την τρέχουσα κατάσταση. Οι διαφορές αφορούν το παρελθόν.
Τα σημάδια ότι περάσατε το όριο
Δεν τα χρειάζεστε όλα. Δύο συνήθως αρκούν.
- Το ίδιο αυτοκίνητο υποσχέθηκε σε δύο ανθρώπους, πάνω από μία φορά φέτος.
- Κρατάτε δεύτερο, ανεπίσημο αρχείο: ένα τετράδιο, ένα άλμπουμ φωτογραφιών στο τηλέφωνο, μια συνομιλία στο WhatsApp.
- Κάποιος άλλος εκτός από εσάς πρέπει να απαντήσει σε ερώτηση για κράτηση, και δεν μπορεί.
- Σταματήσατε να κυνηγάτε μικρά ποσά γιατί το να βρεις τη μίσθωση παίρνει περισσότερο χρόνο απ' όσο αξίζουν τα λεφτά.
- Δεν μπορείτε να πείτε ποιος ήταν ο βαθμός αξιοποίησης τον περασμένο μήνα χωρίς ένα απόγευμα δουλειάς.
- Πελάτης ζήτησε αντίγραφο του περσινού του συμβολαίου και χρειάστηκε να πείτε ότι θα ψάξετε.
Το τελευταίο είναι αυτό που πρέπει να πάρετε στα σοβαρά. Δεν είναι πρόβλημα αποδοτικότητας, είναι πρόβλημα απόδειξης, και είναι από εκείνα που εμφανίζονται μόνο αφού κάτι έχει ήδη πάει στραβά.
Καθαρίστε τα δεδομένα πριν τα μετακινήσετε, όχι μετά
Η μεγαλύτερη μεμονωμένη αιτία ενός κακού πρώτου μήνα είναι να εισαγάγετε ένα ακατάστατο φύλλο και μετά να δουλεύετε μέσα στην ακαταστασία.
Αφιερώστε ένα βράδυ σε τρεις λίστες πριν εισαγάγετε οτιδήποτε.
Οχήματα. Μία γραμμή ανά αυτοκίνητο, με την πινακίδα γραμμένη πάντα με τον ίδιο τρόπο. Αποφασίστε τη μορφή τώρα, γιατί μια πινακίδα γραμμένη με τρεις τρόπους είναι τρία οχήματα σε όποιο σύστημα κι αν πάτε.
Πελάτες. Ενώστε τα διπλά. Το ίδιο πρόσωπο συνήθως υπάρχει δύο φορές, μία με τυπογραφικό στο επώνυμο και μία με διαφορετικό τηλέφωνο. Όποιο σύστημα κι αν διαλέξετε θα διατηρήσει πιστά και τα δύο.
Ανοιχτές μισθώσεις. Αυτές θα τις περάσετε με το χέρι την ημέρα της αλλαγής. Σπάνια ξεπερνούν τη δωδεκάδα, και είναι οι μόνες εγγραφές όπου ένα λάθος γίνεται αμέσως αισθητό.
Όλα τα υπόλοιπα, το ιστορικό κρατήσεων και τα παλιά τιμολόγια, μπορούν να μείνουν εκεί που είναι. Χρειάζεται να μπορείτε να τα διαβάσετε για έναν χρόνο, όχι να τα μετακινήσετε.
Πώς είναι ένας καλός πρώτος μήνας
Μην προσπαθήσετε να τα χρησιμοποιήσετε όλα. Τρεις συνήθειες, με αυτή τη σειρά.
Πρώτη εβδομάδα: περάστε κάθε νέα κράτηση μόνο στο νέο σύστημα. Κρατήστε το φύλλο ανοιχτό για αναφορά, αλλά σταματήστε να γράφετε σε αυτό. Δύο πηγές αλήθειας είναι χειρότερες από την καθεμία μόνη της.
Δεύτερη εβδομάδα: βγάλτε κάθε συμβόλαιο και τιμολόγιο από το σύστημα. Ακόμη και εκείνα που μοιάζουν πιο γρήγορα με το χέρι. Σημασία έχει ότι υπάρχει η εγγραφή, όχι ότι εκείνο το συμβόλαιο βγήκε πιο γρήγορα.
Τρίτη εβδομάδα: κοιτάξτε έναν αριθμό. Τον βαθμό αξιοποίησης, ή τον τζίρο του μήνα. Όχι επειδή θα δράσετε βάσει αυτού την τρίτη εβδομάδα, αλλά επειδή είναι η πρώτη φορά που τον βλέπετε χωρίς να κάνετε πράξεις, και εκείνη είναι η στιγμή που η αλλαγή αρχίζει να αποδίδει.
Στο τέλος του μήνα η ερώτηση απαντιέται μόνη της. Αν θα γυρίζατε στο υπολογιστικό φύλλο, το λογισμικό ήταν λάθος για εσάς. Σχεδόν κανείς δεν γυρίζει.
Διαβάστε στη συνέχεια
Αν συγκρίνετε επιλογές, τα νούμερα με ονόματα είναι στο έξι πλατφόρμες και το πραγματικό τους κόστος, και η δοκιμή που κρίνει στο πώς να επιλέξετε λογισμικό ενοικίασης.
Ερωτήσεις που μας κάνουν
Μπορώ να τρέχω μια επιχείρηση ενοικίασης με Excel;
Ναι, και για περίπου έξι οχήματα με έναν άνθρωπο να τα κάνει όλα είναι συχνά η λογική επιλογή. Παύει να δουλεύει όταν δεύτερος άνθρωπος χρειάζεται τις ίδιες πληροφορίες, όταν πρέπει να παράγονται έγγραφα με αξιοπιστία, ή όταν η διαθεσιμότητα πρέπει να είναι σωστή στο γραφείο και όχι περίπου σωστή.
Από πόσα οχήματα χρειάζομαι λογισμικό;
Το κατώφλι δεν είναι αριθμός αυτοκινήτων, είναι το πλήθος όσων κρατάτε στο μυαλό σας. Οι περισσότερες επιχειρήσεις το περνούν κάπου ανάμεσα σε οκτώ και δεκαπέντε αυτοκίνητα, αλλά στόλος πέντε οχημάτων με δύο υπαλλήλους και κρατήσεις online το περνά νωρίτερα από στόλο είκοσι που τον τρέχει ένας άνθρωπος.
Τι ρίσκο έχει να αφήσω το υπολογιστικό φύλλο μέσα στη σεζόν;
Κυρίως ότι στον πιο φορτωμένο μήνα δεν έχετε καμία δυνατότητα να μάθετε κάτι, οπότε το πρώτο λάθος πείθει όλους ότι το νέο σύστημα δεν δουλεύει. Αλλάξτε σε ήσυχο μήνα, τρέξτε και τα δύο για δύο εβδομάδες, και περάστε τα ανοιχτά συμβόλαια με το χέρι.
Θα χάσω το ιστορικό μου αν αλλάξω;
Όχι, αν κρατήσετε το φύλλο. Χρειάζεστε τις παλιές κρατήσεις αναγνώσιμες, όχι μεταφερμένες. Εξαγάγετε ό,τι έχετε σε ένα απλό αρχείο, βάλτε το κάπου που θα το βρείτε, και εισαγάγετε στο νέο σύστημα μόνο οχήματα, πελάτες και ανοιχτές μισθώσεις.