RentClic — Οδηγός Ιδιοκτήτη

Version 2.4 — April 2026 | Αυτός ο οδηγός καλύπτει όλα όσα μπορεί να κάνει ένας Ιδιοκτήτης στο RentClic.

Πίνακας Περιεχομένων

Βασικές Λειτουργίες

1. Ρόλοι στο RentClic
2. Onboarding — Δημιουργία πρακτορείου
3. Δομή Πλοήγησης
4. Dashboard — Επισκόπηση
5. Αναφορές, Απόδοση & Αναλυτικά
6. Διαχείριση Στόλου
7. Κρατήσεις
8. Πελάτες

Κανάλια Πελατών

9. Fast Track — Προ-εγγραφή πελάτη
10. Customer Portal
11. Δημόσιο Showroom
12. Ενσωματώσιμο Widget

Ρυθμίσεις & Διαμόρφωση

13. Ρυθμίσεις Πρακτορείου
14. Ομάδα & Ρόλοι
15. Ρόλοι & Άδειες — Αναλυτικός Πίνακας
16. Ορατότητα Dashboard — Ποιος Βλέπει Τι

Επιχείρηση & Χρέωση

17. Πολλαπλά Πρακτορεία & Ιεραρχία Enterprise
18. Επισκόπηση & Στόχοι Οργανισμού
19. Προμήθειες
20. Χρέωση RentClic
21. Webhooks & Ενσωματώσεις
22. Κλειδιά API

Έγγραφα & Οικονομικά

23. Τιμολόγια, Προσφορές & Συμβόλαια
24. Έλεγχος Ταυτότητας Δύο Παραγόντων (MFA)
25. Υποστήριξη
26. Αποθηκευτικός Χώρος

Προχωρημένες Λειτουργίες

27. Εγγύηση & Κατάθεση Ασφαλείας
28. Υπηρεσία Μεταφορών
29. Διαχείριση Οδηγών
30. Έξοδα
31. Συντήρηση
32. Αρχείο Δραστηριότητας & Ιστορικό
33. Υπο-Ενοικίαση
34. Παρακολούθηση GPS
35. Διανομή μέσω μεσαζόντων (Rentalcars, DiscoverCars, Expedia, Kayak)

1. Ρόλοι στο RentClic

Το RentClic διαθέτει τέσσερις ρόλους χρηστών. Κάθε ρόλος έχει ένα προεπιλεγμένο σύνολο αδειών που μπορεί να προσαρμοστεί αναλυτικά στις Ρυθμίσεις → Ρόλοι & Άδειες.

Ως ιδιοκτήτης, είστε ο μόνος που μπορεί να διαχειριστεί συνδρομές, να διαγράψει μέλη ομάδας και να αποκτήσει πρόσβαση στις ρυθμίσεις πολλαπλών πρακτορείων.

2. Onboarding

Δημιουργία πρακτορείου

1. Μεταβείτε στο rentclic.com/register
2. Συμπληρώστε: όνομα, email, κωδικό πρόσβασης
3. Επαληθεύστε το email σας (αποστολή συνδέσμου επιβεβαίωσης)
4. Οδηγός διαμόρφωσης 4 βημάτων:
   • Βήμα 1 — Πληροφορίες πρακτορείου (όνομα, χρώμα, διεύθυνση)
   • Βήμα 2 — Τοπικές ρυθμίσεις (γλώσσα, νόμισμα, ζώνη ώρας)
   • Βήμα 3 — Προσθήκη πρώτου οχήματος
   • Βήμα 4 — Πρόσκληση ομάδας (προαιρετικό)
5. Το dashboard σας είναι διαθέσιμο αμέσως

Δωρεάν δοκιμή

14 ημέρες χωρίς απαίτηση πιστωτικής κάρτας. Στο τέλος, επιλέξτε ένα πλάνο ή επικοινωνήστε με την υποστήριξη.

3. Δομή Πλοήγησης

Το dashboard οργανώνεται σε 6 λογικές ομάδες, καθεμία εκπροσωπείται από ένα εικονίδιο στην αριστερή πλαϊνή μπάρα. Κάνοντας κλικ σε μια ομάδα ανοίγει ένα αναδυόμενο πάνελ με όλες τις σελίδες της ομάδας.

Συμβουλή: Πατήστε ⌘K (Mac) ή Ctrl+K (Windows) για να ανοίξετε την παλέτα εντολών και να μεταβείτε σε οποιαδήποτε σελίδα αμέσως.

Πλοήγηση σε κινητά

Στα κινητά, οι ομάδες εμφανίζονται ως κάτω μπάρα καρτελών. Πατήστε μια ομάδα για να ανοίξετε ένα συρτάρι με τις σελίδες της ομάδας. Το προφίλ και ο επιλογέας πρακτορείου είναι προσβάσιμα μέσω του εικονιδίου προφίλ.

4. Dashboard — Επισκόπηση

URL: /dashboard

Κάρτες KPI (κορυφή σελίδας)

Αυτόματες ειδοποιήσεις

Το dashboard εμφανίζει αυτόματα:

• Καθυστερημένες επιστροφές — οχήματα που δεν επιστράφηκαν εγκαίρως
• Κρατήσεις προς επιβεβαίωση — εκκρεμή αιτήματα (λειτουργία αιτημάτων)
• Ληγμένα έγγραφα — άδειες οδήγησης ή ταυτότητες πελατών προς ανανέωση
• Εκκρεμείς εκπτώσεις προς έγκριση — εάν η ροή έγκρισης είναι διαμορφωμένη (βλ. τμήμα 13)

Κουδούνι ειδοποιήσεων

Πάνω δεξιά — ειδοποιήσεις σε πραγματικό χρόνο για νέες κρατήσεις, αλλαγές κατάστασης, ολοκληρωμένα αιτήματα Fast Track. Οι μη αναγνωσμένες ειδοποιήσεις επισημαίνονται. Κάντε κλικ για επισήμανση ως αναγνωσμένες.

5. Αναφορές, Απόδοση & Αναλυτικά

Το RentClic διαθέτει τρία διακριτά επίπεδα αναφορών, καθένα με διαφορετικά επίπεδα πρόσβασης και απαιτήσεις πλάνου.

5.1 Επιχειρησιακό Dashboard

URL: /dashboard

Το κύριο dashboard είναι επιχειρησιακό — εμφανίζει την κατάσταση σε πραγματικό χρόνο σήμερα: ενεργές κρατήσεις, επερχόμενες παραλαβές/επιστροφές, ειδοποιήσεις (καθυστερημένες επιστροφές, ληγμένα έγγραφα, εκκρεμείς εκπτώσεις).

Ορατό σε: Όλους τους ρόλους.

5.2 Η Απόδοσή μου

URL: /dashboard/my-performance · Πλάνο: Starter+

Κάθε χρήστης (agent, manager, owner) μπορεί να δει τα προσωπικά στατιστικά απόδοσής του:

Επιλογέας περιόδου: Αυτός ο μήνας / Προηγούμενος μήνας / Αυτό το τρίμηνο / Αυτό το έτος.

Έλεγχος πρόσβασης: Ορατό σε όλους τους μη-viewer ρόλους. Κλειδωμένο στο δωρεάν πλάνο. Μπορεί να απενεργοποιηθεί ανά ρόλο στις Ρυθμίσεις → Άδειες → Αναφορές & Δεδομένα.

5.3 Αναφορές

URL: /dashboard/reporting · Διαθέσιμο από το πλάνο Pro

Δομημένες επιχειρηματικές αναφορές:

• Έσοδα ανά περίοδο, ανά όχημα, ανά πελάτη
• Χρήση στόλου (ποσοστά πληρότητας)
• Ανάλυση πελατών (νέοι έναντι επαναλαμβανόμενων)
• Περίληψη χρήσης εκπτώσεων
• Εξαγωγή σε CSV

Έλεγχος πρόσβασης: Κρυμμένο από agents από προεπιλογή. Ενεργοποιείται στις Ρυθμίσεις → Άδειες → "Προβολή αναφορών (σελίδα Αναφορών)".

5.4 Αναλυτικά

URL: /dashboard/analytics · Διαθέσιμο από το πλάνο Pro

Προηγμένα αναλυτικά με οπτικά γραφήματα:

• Τάσεις εσόδων με την πάροδο του χρόνου
• Ανάλυση πηγής κρατήσεων
• Ανάλυση κορυφαίων περιόδων
• Ποσοστό ακυρώσεων

Έλεγχος πρόσβασης: Κρυμμένο από agents από προεπιλογή. Οι managers έχουν πρόσβαση. Ενεργοποίηση/απενεργοποίηση ανά ρόλο στις Ρυθμίσεις → Άδειες → "Προβολή προηγμένων αναλυτικών".

5.5 Προμήθειες

URL: /dashboard/organization/commissions · Διαθέσιμο από το πλάνο Pro

Διαμόρφωση κανόνων προμήθειας και εκτιμήσεις κερδών ανά agent. Βλ. τμήμα 19 — Προμήθειες.

6. Διαχείριση Στόλου

Διαδρομή: /dashboard/fleet

Προσθήκη οχήματος

Στόλος → Νέο Όχημα → συμπληρώστε:

1. Αναγνώριση — μάρκα, μοντέλο, έτος, αριθμός πινακίδας, χρώμα (αναπτυσσόμενο με μεταφράσεις), VIN
2. Δανεισμοί συνεργατών — δανείστε το δικό σας όχημα σε εξωτερικό συνεργάτη και δημιουργήστε έσοδα
3. Προδιαγραφές — κατηγορία, τύπος καυσίμου, κιβώτιο ταχυτήτων, θέσεις, ισχύς κινητήρα, HP
4. Χιλιόμετρα — τρέχοντα + όριο συμβολαίου (εάν ισχύει)
5. Τιμολόγηση — ημερήσια, εβδομαδιαία, μηνιαία (σε λεπτά)
6. Εγγύηση — ποσό εγγύησης
7. Φωτογραφίες — πολλαπλή μεταφόρτωση (αποθηκεύονται στο Cloudflare R2)

Καταστάσεις οχήματος

Available έναντι Rented έναντι Offline είναι διακριτές καταστάσεις. Ένα όχημα εμφανίζεται αυτόματα ως Rented όταν μια ενεργή κράτηση καλύπτει την τρέχουσα ημερομηνία. Offline σημαίνει ότι το ορίσατε χειροκίνητα ως μη διαθέσιμο.

Προηγμένες ρυθμίσεις ανά όχημα

Κάθε όχημα μπορεί να παρακάμπτει τις καθολικές ρυθμίσεις πρακτορείου:

Εισαγωγή CSV

Στόλος → Εισαγωγή CSV → κατεβάστε το πρότυπο → συμπληρώστε το → μεταφορτώστε.

Η αναφορά εμφανίζει τον αριθμό των οχημάτων που δημιουργήθηκαν και τυχόν σφάλματα.

Ανάθεση οχήματος σε agent

Ρυθμίσεις → Άδειες → καρτέλα Ανάθεση Οχημάτων:

• Ανάθεση συγκεκριμένων οχημάτων σε συγκεκριμένο agent
• Όταν υπάρχει τουλάχιστον μια ανάθεση, οι agents βλέπουν μόνο τα ανατεθειμένα οχήματά τους
• Οι managers και owners βλέπουν πάντα τα πάντα

7. Κρατήσεις

Διαδρομή: /dashboard/reservations

Δημιουργία κράτησης

Κρατήσεις → Νέα → επιλέξτε:

1. Ημερομηνίες — ημερομηνίες παραλαβής και επιστροφής χρησιμοποιώντας το ενσωματωμένο ημερολόγιο (κλικ στην ημέρα παραλαβής, μετά στην ημέρα επιστροφής). Οι επιλογείς ώρας εμφανίζονται κάτω από το ημερολόγιο.
2. Όχημα — η διαθεσιμότητα ελέγχεται σε πραγματικό χρόνο βάσει των επιλεγμένων ημερομηνιών
3. Τοποθεσία παραλαβής — εάν έχετε διαμορφώσει τοποθεσίες με επιπλέον χρεώσεις, το τέλος προστίθεται αυτόματα. Επιλέξτε "Ίδια τοποθεσία για επιστροφή" για χρήση της ίδιας τοποθεσίας για παράδοση (και οι δύο χρεώσεις ισχύουν).
4. Πελάτης — αναζήτηση με όνομα / τηλέφωνο / ταυτότητα, ή δημιουργία νέου απευθείας
5. Extras — GPS, παιδικό κάθισμα, πρόσθετος οδηγός... (με επιλογείς ποσότητας)
6. Κωδικός προσφοράς — επαλήθευση και εφαρμογή κωδικού έκπτωσης
7. Εμπορική έκπτωση — χειροκίνητη έκπτωση (ποσοστό ή σταθερό ποσό). Υπόκειται στα όρια ρόλου σας — βλ. τμήμα 13.
8. Παράκαμψη ημερήσιας χρέωσης — εάν ο ρόλος σας το επιτρέπει, μπορείτε να ορίσετε προσαρμοσμένη τιμή

Το σύνολο υπολογίζεται αυτόματα: χρέωση × ημέρες + extras + χρεώσεις τοποθεσίας − έκπτωση.

Ροή κατάστασης κράτησης

pending → confirmed → active → completed
                   ↘ cancelled

Check-in

Στη σελίδα κράτησης → Check-in:

1. Φωτογραφίες αναχώρησης
2. Χιλιόμετρα αναχώρησης
3. Σημείωση ζημιών σε διαδραστικό διάγραμμα οχήματος (canvas)
4. Ηλεκτρονική υπογραφή πελάτη

Check-out

Στη σελίδα κράτησης → Check-out:

1. Φωτογραφίες επιστροφής
2. Χιλιόμετρα επιστροφής (αυτόματη σύγκριση με αναχώρηση)
3. Σημειώσεις ζημιών (σχολιασμός canvas)
4. Τελική δημιουργία PDF συμβολαίου

PDF Συμβόλαιο

Σε οποιαδήποτε κράτηση → κουμπί PDF → λήψη του συμβολαίου μορφοποιημένου με το προσαρμοσμένο πρότυπό σας.

Καθυστερημένες επιστροφές

Το σύστημα εντοπίζει αυτόματα μη επιστραμμένα οχήματα:

• Push ειδοποίηση (εάν η εφαρμογή κινητού είναι διαμορφωμένη)
• Ειδοποίηση ορατή στο dashboard
• Αυτόματο email εάν η αυτοματοποίηση "καθυστερημένη επιστροφή" είναι ενεργοποιημένη

Ροή έγκρισης έκπτωσης

Εάν η διαμόρφωση αδειών απαιτεί έγκριση manager για εκπτώσεις άνω ενός ορίου:

• Ο agent εφαρμόζει μια έκπτωση
• Εάν υπερβαίνει το όριο έγκρισης, η κράτηση δημιουργείται με την έκπτωση εκκρεμή
• Ο manager/owner βλέπει ένα banner έγκρισης στη σελίδα λεπτομερειών κράτησης
• Μπορεί να Εγκρίνει ή να Απορρίψει την έκπτωση (με προαιρετική σημείωση)
• Το πλήρες ιστορικό εκπτώσεων εμφανίζεται στην ενότητα Τιμολόγηση κάθε κράτησης

8. Πελάτες

Διαδρομή: /dashboard/customers

Αρχείο πελάτη

Κάθε πελάτης περιέχει:

• Προσωπικές πληροφορίες (όνομα, email, τηλέφωνο, διεύθυνση)
• Έγγραφα (μπροστά/πίσω ταυτότητα, άδεια οδήγησης)
• Ιστορικό κρατήσεων
• Εσωτερικές σημειώσεις
• Βαθμολογία κινδύνου (εάν το AI Risk Score είναι ενεργοποιημένο)

OCR Άδειας Οδήγησης

Στο αρχείο πελάτη → εικονίδιο κάμερας → η εφαρμογή διαβάζει αυτόματα την άδεια και εξάγει:

• Όνομα / Επώνυμο
• Ημερομηνία γέννησης
• Αριθμό άδειας
• Ημερομηνία λήξης

Το OCR λειτουργεί από προεπιλογή χωρίς διαμόρφωση (Tesseract.js πλευράς browser). Για καλύτερη ακρίβεια σε διεθνή έγγραφα, διαμορφώστε ένα κλειδί API στις Ρυθμίσεις → OCR.

Μαύρη λίστα

Ένας πελάτης μπορεί να μπει στη μαύρη λίστα (απαιτεί άδεια canBlacklistCustomer — Manager από προεπιλογή):

• Κουμπί Μαύρη Λίστα στη σελίδα λεπτομερειών πελάτη
• Εισαγωγή προαιρετικής αιτιολογίας
• Πελάτες στη μαύρη λίστα εμφανίζουν κόκκινο banner στη φόρμα δημιουργίας κράτησης

Κανάλια Πελατών — Κανάλια online κράτησης και εργαλεία self-service με τα οποία οι πελάτες σας αλληλεπιδρούν άμεσα.

9. Fast Track

Το Fast Track επιτρέπει στους πελάτες να προετοιμάσουν τα πάντα πριν φτάσουν: έγγραφα, υπογραφή, πληρωμή. Η παραλαβή γίνεται άμεση.

Ενεργοποίηση

Ρυθμίσεις → Κράτηση → Fast Track → επιλέξτε Ενεργοποίηση Fast Track

Διαμορφώστε τι απαιτείται από τον πελάτη:

• ☑ Μεταφόρτωση εγγράφων (ταυτότητα + άδεια οδήγησης)
• ☑ Ηλεκτρονική υπογραφή συμβολαίου
• ☑ Διαδικτυακή πληρωμή (εγγύηση ή πλήρης)

Αποστολή συνδέσμου Fast Track

Σε confirmed ή active κράτηση → κουμπί ⚡ Αποστολή Fast Track:

• Αποστέλλεται email στον πελάτη με μοναδικό σύνδεσμο
• Ο σύνδεσμος ισχύει έως 1 ώρα μετά την ώρα παραλαβής

Τι κάνει ο πελάτης

URL: rentclic.com/fast-track/[token]

1. Μεταφόρτωση φωτογραφιών ταυτότητας (μπροστά/πίσω) + άδεια οδήγησης
2. Ανάγνωση και ηλεκτρονική υπογραφή του συμβολαίου
3. Διαδικτυακή πληρωμή εάν απαιτείται
4. Οθόνη "Είστε έτοιμοι!" με ώρα παραλαβής

Όλα τα έγγραφα εμφανίζονται αυτόματα στο αρχείο πελάτη και στην κράτηση.

10. Customer Portal

Επιτρέπει στους πελάτες σας να βλέπουν τις κρατήσεις τους χωρίς δημιουργία λογαριασμού.

Ενεργοποίηση

Ρυθμίσεις → Κράτηση → Customer Portal → Ενεργοποίηση

Δημόσιο URL του portal σας:

rentclic.com/portal/[your-subdomain]

Τι μπορεί να κάνει ο πελάτης

1. Εισαγωγή email → λήψη ασφαλούς συνδέσμου (ισχύει 30 λεπτά)
2. Προβολή όλων των παρελθοντικών και επερχόμενων κρατήσεων
3. Λήψη PDF συμβολαίων
4. Αίτημα παράτασης ενοικίασης
5. Αίτημα ακύρωσης

Τα αιτήματα παράτασης/ακύρωσης σας αποστέλλονται με email. Τα επεξεργάζεστε χειροκίνητα από το dashboard.

11. Δημόσιο Showroom

Η δημόσια βιτρίνα σας — οι πελάτες μπορούν να περιηγηθούν στον στόλο σας και να υποβάλουν αίτημα κράτησης απευθείας διαδικτυακά.

Ενεργοποίηση

Ρυθμίσεις → Κράτηση → Ενεργοποίηση Δημόσιας Κράτησης

URL του Showroom σας:

rentclic.com/en/agencies/[your-subdomain]

Μοιραστείτε αυτό το URL στα social media, την υπογραφή email, το Google My Business.

Περιεχόμενο που εμφανίζεται

• Το όνομα, η περιγραφή, τα στοιχεία επικοινωνίας, το λογότυπό σας
• Φιλτραρισμένος κατάλογος ανά κατηγορία
• Λεπτομερής σελίδα για κάθε όχημα
• Φόρμα αιτήματος / ενσωματωμένη πληρωμή

Λειτουργία κράτησης

• Instant — η κράτηση επιβεβαιώνεται αυτόματα κατά την υποβολή
• Request — λαμβάνετε αίτημα προς χειροκίνητη επικύρωση

12. Ενσωματώσιμο Widget

Ενσωματώστε τον κατάλογό σας απευθείας στον δικό σας ιστότοπο — 2 γραμμές κώδικα.

Ενεργοποίηση

Ρυθμίσεις → Κράτηση → Widget → Ενεργοποίηση

Ενσωμάτωση

<iframe
  src="https://rentclic.com/widget/[your-subdomain]"
  width="100%"
  height="600"
  frameborder="0"
  allow="payment">
</iframe>

Επιλογές προσαρμογής

?color=e53e3e          → κύριο χρώμα (hex χωρίς #)
?vehicles=id1,id2      → εμφάνιση μόνο συγκεκριμένων οχημάτων
?locale=fr             → εξαναγκασμός γλώσσας

Ρυθμίσεις & Διαμόρφωση — Branding πρακτορείου, κανόνες ροής εργασίας, διαχείριση ομάδας και έλεγχος πρόσβασης ανά ρόλο.

13. Ρυθμίσεις Πρακτορείου

Διαδρομή: /dashboard/settings

Όλες οι σελίδες ρυθμίσεων

Προσαρμογή — καρτέλα Ροή εργασίας

Ρυθμίσεις → Επωνυμία & Προσαρμογή → Ροή εργασίας περιέχει τις βασικές λειτουργικές ρυθμίσεις του πρακτορείου σας:

Γρήγοροι σύνδεσμοι σε αυτή την καρτέλα:

• Κράτηση & κανάλια → Fast Track, widget, πύλη πελατών, iCal, δυναμική τιμολόγηση
• Προκαταβολή & τρόπος πληρωμής → Εξουσιοδότηση κάρτας, πλήρης πληρωμή ή χωρίς διαδικτυακή πληρωμή

Για τον πλήρη πίνακα αδειών (όρια εκπτώσεων, περιορισμοί ανά ρόλο, ανάθεση οχημάτων), μεταβείτε στις Ρυθμίσεις → Ρόλοι & Άδειες (βλ. τμήμα 13).

Πληροφορίες πρακτορείου

Ρυθμίσεις → Πληροφορίες Πρακτορείου:

• Όνομα πρακτορείου
• Τηλέφωνο, email, διεύθυνση, πόλη, χώρα
• Ιστότοπος
• Περιγραφή (εμφανίζεται στο δημόσιο Showroom σας)

Τοπικές Ρυθμίσεις

Ρυθμίσεις → Τοπικές Ρυθμίσεις:

• Γλώσσα — γλώσσα διεπαφής dashboard (12 διαθέσιμες γλώσσες)
• Νόμισμα — EUR, USD, MAD, TND, AED... (18 νομίσματα)
• Ζώνη ώρας — UTC, Europe/London, Africa/Casablanca...
• Μορφή ημερομηνίας — DD/MM/YYYY, MM/DD/YYYY, YYYY-MM-DD, DD-MM-YYYY
• RTL — ενεργοποίηση για αραβικά, εβραϊκά κ.λπ.

Κράτηση & Showroom

Ρυθμίσεις → Κράτηση:

• Δημόσια Κράτηση — ενεργοποίηση/απενεργοποίηση του Showroom σας
• Λειτουργία κράτησης — instant ή request
• Fast Track — ενεργοποίηση + διαμόρφωση βημάτων
• Customer Portal — ενεργοποίηση του πελατικού portal
• Widget — ενεργοποίηση του ενσωματώσιμου iframe
• iCal — δημιουργία URL συγχρονισμού ημερολογίου
• Δυναμική τιμολόγηση — αυτόματη αύξηση τιμών όταν η πληρότητα στόλου υπερβαίνει το X%

Φόρος & Χρέωση

• Συντελεστής ΦΠΑ (%)
• Πολιτική ακύρωσης (κείμενο που εμφανίζεται στον πελάτη)
• Πρόθεμα αριθμού συμβολαίου (π.χ. RF- → RF-0001, RF-0002...)

Αυτοματοποιήσεις

Πρότυπο συμβολαίου

Επεξεργαστής WYSIWYG — εισαγάγετε δυναμικές μεταβλητές μεταξύ διπλών αγκύλων:

{{client_name}}       {{client_email}}      {{client_phone}}
{{vehicle}}           {{plate_number}}      {{pickup_date}}
{{return_date}}       {{nb_days}}           {{daily_rate}}
{{total_amount}}      {{deposit_amount}}    {{signature}}
{{contract_number}}   {{agency_name}}       {{agency_address}}

iCal — Συγχρονισμός ημερολογίου

Ρυθμίσεις → Κράτηση → Δημιουργία URL iCal → αντιγράψτε το URL → προσθέστε το στο Google Calendar, Apple Calendar ή Outlook.

Κάθε κράτηση εμφανίζεται ως συμβάν με το όνομα του πελάτη, το όχημα και το ποσό.

Αναδημιουργία του URL ακυρώνει αμέσως το παλιό.

SMS Ειδοποιήσεις

Ρυθμίσεις → SMS Ειδοποιήσεις:

1. Επιλέξτε τον πάροχο SMS σας:

2. Εισαγάγετε τα διαπιστευτήρια παρόχου
3. Ενεργοποιήστε την εναλλαγή Ενεργοποίηση SMS (διαθέσιμη μόνο όταν έχουν οριστεί διαπιστευτήρια)

Συμβάντα που ενεργοποιούν SMS στον πελάτη:

• Επιβεβαίωση κράτησης
• Υπενθύμιση 24 ώρες πριν από την παραλαβή (εάν οι Αυτοματοποιήσεις είναι ενεργοποιημένες)
• Ακύρωση κράτησης
• Αποστολή συνδέσμου Fast Track

Τα διαπιστευτήρια SMS είναι ανά πρακτορείο — κάθε μισθωτής τα διαμορφώνει ανεξάρτητα.

Πύλη Πληρωμής

Ρυθμίσεις → Πύλη Πληρωμής:

Ειδοποιήσεις

Ρυθμίσεις → Ειδοποιήσεις:

Εναλλαγές ανά συμβάν για ειδοποιήσεις email/push που αποστέλλονται στους owners και managers:

OCR — Σάρωση εγγράφων

Ρυθμίσεις → OCR:

Από προεπιλογή, η σάρωση εγγράφων (Fast Track, onboarding πελατών) λειτουργεί δωρεάν μέσω Tesseract.js πλευράς browser — δεν απαιτείται διαμόρφωση.

Για καλύτερη ακρίβεια σε διεθνή έγγραφα (όλες οι χώρες, όλα τα αλφάβητα):

Υποστηριζόμενα έγγραφα: διαβατήριο (πρότυπο MRZ, όλες οι χώρες), άδεια οδήγησης, εθνική ταυτότητα. Εάν το πλάνο σας περιλαμβάνει OCR Πλευράς Διακομιστή, το κλειδί πλατφόρμας χρησιμοποιείται ως αυτόματο εφεδρικό.

14. Ομάδα & Ρόλοι

Διαδρομή: /dashboard/settings/team

Πρόσκληση μέλους

Ομάδα → Πρόσκληση → εισαγάγετε email + επιλέξτε ρόλο:

• Manager — πλήρης πρόσβαση εκτός από χρέωση και διαγραφή ομάδας
• Agent — κρατήσεις, στόλος, πελάτες — όχι ρυθμίσεις
• Viewer — πρόσβαση μόνο ανάγνωσης

Ο προσκεκλημένος λαμβάνει email με σύνδεσμο ενεργοποίησης.

Όρια πλάνου

Το μέγεθος της ομάδας, ο αποθηκευτικός χώρος και ο χρόνος απόκρισης της υποστήριξης εξαρτώνται από το πλάνο — δείτε τη σύγκριση πλάνων.

Αλλαγή ρόλου

Ομάδα → [Μέλος] → Αλλαγή ρόλου → επιλέξτε τον νέο ρόλο.

Απενεργοποίηση / Επανενεργοποίηση

Ομάδα → [Μέλος] → Απενεργοποίηση — το μέλος δεν μπορεί πλέον να συνδεθεί αλλά τα δεδομένα του διατηρούνται.

Μόνιμη διαγραφή

Ομάδα → [Μέλος] → Μόνιμη διαγραφή — διαγράφει τον λογαριασμό (μη αναστρέψιμο, μόνο owner).

Δεν μπορείτε να διαγράψετε τον δικό σας λογαριασμό owner.

15. Ρόλοι & Άδειες — Αναλυτικός Πίνακας

Διαδρομή: /dashboard/settings/permissions

Μόνο Owner. Αυτό είναι ένα από τα πιο ισχυρά διαφοροποιητικά χαρακτηριστικά του RentClic: πλήρης αναλυτικότητα στο τι μπορεί να κάνει κάθε ρόλος, με μια προεπιλεγμένη διαμόρφωση που λειτουργεί αμέσως.

Η σελίδα έχει τρεις καρτέλες:

Καρτέλα 1 — Έκπτωση & Έγκριση

Διαμόρφωση ορίων εκπτώσεων ανά ρόλο και προαιρετική ροή έγκρισης manager.

Για κάθε ρόλο (Agent / Manager):

Παράδειγμα διαμόρφωσης:

• Agent: μέγιστο 10%, έγκριση άνω του 5% → ο agent μπορεί ελεύθερα να εφαρμόσει έως 5%, εκπτώσεις μεταξύ 5–10% χρειάζονται έγκριση manager, οτιδήποτε άνω του 10% αποκλείεται.
• Manager: μέγιστο 100%, χωρίς έγκριση → οι managers εφαρμόζουν οποιαδήποτε έκπτωση ελεύθερα.

Πώς λειτουργεί η έγκριση:

1. Ο agent εφαρμόζει έκπτωση 7% (άνω του ορίου 5%)
2. Η κράτηση δημιουργείται με την έκπτωση επισημασμένη ως εκκρεμής
3. Ο manager / owner βλέπει ένα πορτοκαλί banner στην κράτηση: "Έκπτωση εκκρεμής έγκρισης"
4. Μπορεί να Εγκρίνει (η έκπτωση παραμένει) ή να Απορρίψει (η έκπτωση αφαιρείται, το σύνολο επαναϋπολογίζεται)
5. Μπορεί να προστεθεί προαιρετική σημείωση κατά την έγκριση/απόρριψη

Το ιστορικό εκπτώσεων είναι πάντα ορατό στην ενότητα Τιμολόγηση κάθε κράτησης, ανεξάρτητα από την έγκριση.

Καρτέλα 2 — Πίνακας Αδειών

Ένας πλήρης πίνακας δύο στηλών (Agent | Manager). Ο Owner έχει πάντα πλήρη πρόσβαση και δεν μπορεί να περιοριστεί.

Κρατήσεις

Πελάτες

Στόλος

Αναφορές & Δεδομένα

Ρυθμίσεις (ο manager μπορεί να λάβει πρόσβαση)

Λειτουργίες AI (εμφανίζονται μόνο εάν το πλάνο σας περιλαμβάνει AI)

Οποιαδήποτε εναλλαγή μπορεί να αλλάξει. Οι αλλαγές ισχύουν αμέσως μετά την αποθήκευση.

Καρτέλα 3 — Ανάθεση Οχημάτων

Περιορισμός ποιων οχημάτων μπορεί να δει και να ενεργήσει κάθε agent:

• Πίνακας οχημάτων (γραμμές) × agents (στήλες)
• Επιλέξτε ένα τετράγωνο για ανάθεση οχήματος σε agent
• Όταν υπάρχει τουλάχιστον μια ανάθεση για έναν agent, βλέπει μόνο τα ανατεθειμένα οχήματά του
• Οι managers και owners βλέπουν πάντα ολόκληρο τον στόλο

16. Ορατότητα Dashboard — Ποιος Βλέπει Τι

Ως owner ελέγχετε ακριβώς ποια dashboards και αναφορές μπορεί να έχει πρόσβαση κάθε ρόλος. Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις → Ρόλοι & Άδειες → καρτέλα Αναφορές & Δεδομένα.

Προεπιλεγμένη ορατότητα ανά ρόλο

* = απαιτεί συμμετοχή σε org ή συγκεκριμένο πλάνο.

Προσωπικό Αρχηγείου

Για μέλη ομάδας στο αρχηγείο σας που χρειάζονται πρόσβαση ανάγνωσης σε ενοποιημένες αναφορές (χωρίς να είναι επιχειρησιακοί agents):

1. Δημιουργήστε τον χρήστη με τον ρόλο manager ή viewer
2. Αναθέστε τον σε OrgUnit (Οργανισμός → Δέντρο Org → προσθήκη μέλους) — αυτό χορηγεί ορατότητα στα δεδομένα υποδέντρου αυτής της μονάδας
3. Ενεργοποιήστε "Προβολή Αναφορών Org" στις Ρυθμίσεις → Άδειες για τον ρόλο τους

Θα βλέπουν στη συνέχεια την Επισκόπηση Org και τους Στόχους για τη μονάδα τους, χωρίς πρόσβαση στη λειτουργική διαχείριση κρατήσεων.

Περιορισμός αναλυτικών για agents

Από προεπιλογή οι agents δεν μπορούν να αποκτήσουν πρόσβαση στα Αναλυτικά. Εάν θέλετε να το χορηγήσετε:

Ρυθμίσεις → Άδειες → Αναφορές & Δεδομένα → "Προβολή προηγμένων αναλυτικών" → ενεργοποιήστε Agent.

Επιχείρηση & Χρέωση — Ιεραρχία πολλαπλών πρακτορείων, προμήθειες, συνδρομή RentClic, webhooks και πρόσβαση API.

17. Πολλαπλά Πρακτορεία & Ιεραρχία Enterprise

Εάν διαχειρίζεστε πολλαπλά πρακτορεία ή θέλετε να δώσετε πρόσβαση σε εξωτερικό συνεργάτη:

Πρόσκληση εξωτερικού χρήστη

Ρυθμίσεις → Πρόσβαση πολλαπλών πρακτορείων → εισαγάγετε το email του χρήστη + ρόλο → Πρόσκληση.

Ο χρήστης αποκτά πρόσβαση στο πρακτορείο σας επιπλέον του βασικού πρακτορείου του. Μπορεί να εναλλάσσεται μεταξύ των πρακτορείων του από το μενού avatar (πάνω δεξιά στο dashboard).

Εναλλαγή πρακτορείων (πλευρά χρήστη)

1. Κάντε κλικ στο avatar πάνω δεξιά
2. Αναπτυσσόμενο "Εναλλαγή πρακτορείου" με τη λίστα προσβάσιμων πρακτορείων
3. Κλικ → η συνεδρία φορτώνεται εκ νέου στο νέο πρακτορείο (δεν απαιτείται εκ νέου σύνδεση)

Περιπτώσεις χρήσης

• Ομίλος πολλαπλών πρακτορείων: ένας manager εποπτεύει πολλά υποκαταστήματα
• Franchise: ο franchisor μπορεί να αποκτήσει πρόσβαση στα πρακτορεία των franchisee
• Εξωτερικός σύμβουλος: προσωρινή πρόσβαση χωρίς δημιουργία ξεχωριστού λογαριασμού

18. Επισκόπηση & Στόχοι Οργανισμού

URL: /dashboard/organization/overview · Πλάνο: Enterprise

Η Επισκόπηση Org ενοποιεί KPIs σε όλα τα πρακτορεία του οργανισμού σας. Μόνο οι owners org και τα μέλη OrgUnit μπορούν να έχουν πρόσβαση.

Τι βλέπετε

• Κορυφαία KPIs: Μηνιαία έσοδα, συμβόλαια, ενοικιαζόμενα οχήματα, αριθμός πρακτορείων
• Ανάλυση ανά Μονάδα: Εάν έχετε ιεραρχία, τα πρακτορεία ομαδοποιούνται ανά μητρική μονάδα (Περιφέρεια, Όμιλος κ.λπ.)
• Πίνακας απόδοσης πρακτορείων: Έσοδα, συμβόλαια, πληρότητα στόλου, αριθμός agents ανά πρακτορείο
• Βάθρο κορυφαίων πρακτορείων: Γρήγορη κατάταξη βάσει εσόδων αυτόν τον μήνα

Στόχοι

URL: /dashboard/organization/objectives · Διαθέσιμο από το πλάνο Starter

Ορισμός στόχων εσόδων ή συμβολαίων ανά μονάδα ή ανά άτομο:

• Τύπος: Έσοδα, Συμβόλαια, Νέοι πελάτες, Ποσοστό upsell
• Περίοδος: Μηνιαία, τριμηνιαία ή ετήσια
• Στόχος: Αριθμητικός στόχος με παρακολούθηση προόδου

Οι στόχοι είναι ορατοί στους managers της μονάδας και πάνω.

19. Προμήθειες

URL: /dashboard/organization/commissions · Διαθέσιμο από το πλάνο Pro

Δημιουργία κανόνων προμήθειας (μόνο owner)

Κάντε κλικ στο Προσθήκη Κανόνα και διαμορφώστε:

• Τύπος: Ποσοστό εσόδων (με κλιμάκια) ή σταθερό ποσό ανά συμβόλαιο
• Ισχύει για: Agents ή Managers
• Ημερομηνία έναρξης: Μήνας από τον οποίο ισχύει ο κανόνας
• Κλιμάκια (τύπος %): π.χ. 2% στα 0–5.000€ / 3% άνω των 5.000€

Προβολή Agent

Κάθε agent/manager βλέπει:

• Τα έσοδα και τα συμβόλαιά τους για την περίοδο
• Την εκτιμώμενη προμήθειά τους βάσει ενεργών κανόνων
• Την προσωπική τους κάρτα "Η Εκτίμησή μου"

Προβολή Manager

Οι managers και owners βλέπουν τον πλήρη πίνακα κατάταξης ομάδας με:

• Έσοδα ανά agent
• Εκτιμώμενη προμήθεια ανά agent
• Εκτίμηση συνολικού προϋπολογισμού προμηθειών

20. Χρέωση RentClic

Διαδρομή: /dashboard/settings/billing

Προσβάσιμο μόνο από τον owner.

Προβολή τρέχοντος πλάνου

Η Χρέωση εμφανίζει:

• Ενεργό πλάνο
• Ημερομηνία ανανέωσης
• Επόμενο ποσό χρέωσης

Αλλαγή πλάνου

Χρέωση → Αναβάθμιση ή Υποβάθμιση → επιλέξτε το νέο πλάνο → επιβεβαίωση Stripe.

Η χρέωση γίνεται αναλογικά: εάν αλλάξετε στη μέση του μήνα, πληρώνετε τη διαφορά.

Λήψη τιμολογίων

Χρέωση → Τιμολόγια → λίστα όλων των τιμολογίων με δυνατότητα λήψης ως PDF.

Ακύρωση συνδρομής

Χρέωση → Ακύρωση συνδρομής — η πρόσβαση διατηρείται μέχρι το τέλος της πληρωμένης περιόδου.

21. Webhooks & Ενσωματώσεις

Διαθέσιμο από το πλάνο Enterprise

Λάβετε ειδοποιήσεις σε πραγματικό χρόνο στον δικό σας διακομιστή για κάθε συμβάν.

Διαμόρφωση webhook

Ρυθμίσεις → Webhooks → Προσθήκη Webhook:

• URL — το HTTPS endpoint σας
• Συμβάντα — επιλέξτε τα συμβάντα που θέλετε να λαμβάνετε
• Secret — δημιουργείται αυτόματα, εμφανίζεται μία φορά — αντιγράψτε το αμέσως

Διαθέσιμα συμβάντα

Μορφή payload

POST https://your-server.com/webhook
X-RentClic-Signature: sha256=abc123...
X-RentClic-Event: reservation.created

{
  "event": "reservation.created",
  "tenantId": "clt...",
  "timestamp": "2026-03-28T10:00:00Z",
  "data": { ... }
}

Επαλήθευση υπογραφής (Node.js)

const crypto = require('crypto')
const expected = 'sha256=' + crypto
  .createHmac('sha256', WEBHOOK_SECRET)
  .update(rawBody)
  .digest('hex')
const valid = crypto.timingSafeEqual(
  Buffer.from(req.headers['x-rentflow-signature']),
  Buffer.from(expected)
)

Αρχεία παράδοσης

Ρυθμίσεις → Webhooks → [Webhook] → Αρχείο Παράδοσης: τελευταίες 50 απόπειρες με κατάσταση HTTP, αποσταλμένο payload, τυχόν σφάλματα.

22. Κλειδιά API

Διαθέσιμο από το πλάνο Enterprise

Συνδέστε τα εξωτερικά εργαλεία σας (ERP, ιστότοπος, scripts) στο RentClic χωρίς χρήση του dashboard.

Δημιουργία κλειδιού

Ρυθμίσεις → Κλειδιά API → Δημιουργία Κλειδιού:

• Όνομα — αναγνωριστικό για εσάς (π.χ. "ERP Sync")
• Εύρος — χορηγούμενες άδειες
• Λήξη — προαιρετική

Το ακατέργαστο κλειδί (rf_live_xxxxxxxxxx) εμφανίζεται μία μόνο φορά. Αντιγράψτε το αμέσως.

Χρήση

GET /api/reservations
Authorization: Bearer rf_live_xxxxxxxxxx

Διαθέσιμα εύρη

Έγγραφα & Οικονομικά — Τιμολόγια, προσφορές, συμβόλαια, ασφάλεια MFA, υποστήριξη και διαχείριση αποθήκευσης.

23. Τιμολόγια, Προσφορές & Συμβόλαια

Απαίτηση πλάνου: Τα τιμολόγια και οι προσφορές απαιτούν πλάνο με ενεργοποιημένη τιμολόγηση. Τα συμβόλαια διατίθενται σε όλα τα πλάνα.

Επισκόπηση

Το RentClic δημιουργεί αυτόματα τιμολόγιο για κάθε κράτηση και επιτρέπει επίσης τη χειροκίνητη δημιουργία τιμολογίων και προσφορών.

Πού να τα βρείτε

• Πίνακας → Τιμολόγια — όλα τα τιμολόγια και οι προσφορές
• Πίνακας → Συμβόλαια — όλες οι συμβάσεις μίσθωσης
• Λεπτομέρειες κράτησης — το συνδεδεμένο τιμολόγιο εμφανίζεται στο κάτω μέρος της σελίδας κράτησης

Λίστα τιμολογίων

Η γραμμή KPI αντικατοπτρίζει πάντα τα ενεργά φίλτρα:

• Τιμολόγια / Προσφορές — πλήθος
• Συνολικά εισπραχθέντα — άθροισμα όλων των πληρωμών
• Εκκρεμή — συνολικό υπόλοιπο

Αποτελέσματα σελιδοποιημένα — 25 ανά σελίδα.

Δημιουργία τιμολογίου ή προσφοράς

Αυτόματα (από κράτηση)

Κάθε κράτηση δημιουργεί αυτόματα πρόχειρο τιμολόγιο — χωρίς χειροκίνητη ενέργεια.

Χειροκίνητα

Κάντε κλικ στο Νέο τιμολόγιο ή Νέα προσφορά στην κορυφή της σελίδας.

Κύκλος ζωής τιμολογίου

Εγγραφή πληρωμής

Από λεπτομέρειες τιμολογίου: Πίνακας → Τιμολόγια → κλικ τιμολόγιο → πάνελ Εγγραφή πληρωμής (δεξιά πλαϊνή στήλη)

Από κράτηση: Πίνακας → Κρατήσεις → ανοίξτε κράτηση → πάνελ τιμολογίου στο κάτω μέρος → γρήγορη φόρμα

Προσφορές

1. Τιμολόγια → Νέα προσφορά → συμπληρώστε φόρμα → Αποθήκευση ως πρόχειρο
2. Αποστολή PDF στον πελάτη
3. Πελάτης αποδέχεται → ανοίξτε προσφορά → Μετατροπή σε τιμολόγιο
4. Νέο τιμολόγιο δημιουργείται με τις ίδιες γραμμές· η προσφορά σημαίνεται ως μετατραπείσα

Πρότυπα τιμολογίων

Ρυθμίσεις → Έγγραφα → Πρότυπα τιμολογίων — ένα πρότυπο ανά τύπο και γλώσσα, σε HTML με {{μεταβλητές}}, ζωντανή προεπισκόπηση, ορισμός προεπιλογής.

Συμβόλαια

Πίνακας → Συμβόλαια — λίστα όλων των συμβάσεων μίσθωσης.

Φίλτρα: Κατάσταση · Υπογραφή (υπογεγραμμένο/μη) · Αναζήτηση · Εύρος ημερομηνιών

Κάθε γραμμή εμφανίζει: αριθμό συμβολαίου · πελάτη και όχημα · περίοδο · κατάσταση υπογραφής (✓/✗) · λήψη PDF

24. Έλεγχος Ταυτότητας Δύο Παραγόντων (MFA)

Διαδρομή: Dashboard → Ρυθμίσεις → Ασφάλεια (ή Προφίλ → καρτέλα Ασφάλεια)

Το RentClic υποστηρίζει έλεγχο ταυτότητας δύο παραγόντων βάσει TOTP συμβατό με Google Authenticator, Authy, 1Password και οποιαδήποτε εφαρμογή TOTP.

Ενεργοποίηση 2FA

1. Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις → Ασφάλεια
2. Κάντε κλικ στο Ρύθμιση ελέγχου ταυτότητας δύο παραγόντων
3. Σαρώστε τον κωδικό QR με την εφαρμογή authenticator σας
4. Εισαγάγετε τον 6ψήφιο κωδικό για επιβεβαίωση ρύθμισης
5. Το 2FA είναι πλέον ενεργό στον λογαριασμό σας

Σύνδεση με 2FA

Μόλις ενεργοποιηθεί:

1. Εισαγάγετε email + κωδικό πρόσβασης ως συνήθως
2. Ανακατευθύνεστε σε σελίδα επαλήθευσης
3. Εισαγάγετε τον 6ψήφιο κωδικό από την εφαρμογή authenticator σας
4. Ο κωδικός ανανεώνεται κάθε 30 δευτερόλεπτα

Απενεργοποίηση 2FA

Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις → Ασφάλεια → Απενεργοποίηση ελέγχου ταυτότητας δύο παραγόντων. Θα πρέπει να εισαγάγετε τον τρέχοντα κωδικό TOTP σας για επιβεβαίωση.

Χάσατε την πρόσβαση στον authenticator σας;

Επικοινωνήστε με την υποστήριξη — μπορούν να επαναφέρουν το 2FA σας από τον πίνακα διαχείρισης.

25. Υποστήριξη

Διαδρομή: Dashboard → Βοήθεια & Υποστήριξη

Δημιουργία εισιτηρίου

1. Κάντε κλικ στο Νέο εισιτήριο
2. Συμπληρώστε: θέμα, κατηγορία, προτεραιότητα, περιγραφή
3. Αποστολή → εισιτήριο δημιουργήθηκε και ορατό στη λίστα

Κατηγορίες

Επίπεδα προτεραιότητας

Παρακολούθηση

• Τα μηνύματα ομάδας υποστήριξης εμφανίζονται αριστερά (μπλε)
• Τα δικά σας μηνύματα εμφανίζονται δεξιά (μπλε)
• Η απάντηση σε resolved εισιτήριο το ανοίγει ξανά αυτόματα
• Ένα closed εισιτήριο δεν μπορεί πλέον να λάβει απαντήσεις

Η υποστήριξη είναι διαθέσιμη ανάλογα με το επίπεδο πλάνου σας: email (24 ώρες), phone (8 ώρες), dedicated (4 ώρες).

26. Αποθηκευτικός Χώρος

Κάθε πλάνο περιλαμβάνει ένα όριο αποθήκευσης για φωτογραφίες οχημάτων, έγγραφα πελατών και συνημμένα.

Το μέγεθος της ομάδας, ο αποθηκευτικός χώρος και ο χρόνος απόκρισης της υποστήριξης εξαρτώνται από το πλάνο — δείτε τη σύγκριση πλάνων.

Προβολή χρήσης

Dashboard → Ρυθμίσεις → Χρέωση → ενότητα Αποθηκευτικός Χώρος (γραμμή προόδου).

• Πράσινη γραμμή → κανονική χρήση
• Πορτοκαλί γραμμή → >80% χρησιμοποιημένο
• Κόκκινη γραμμή → >100%: οι μεταφορτώσεις αποκλείονται μέχρι να ελευθερωθεί χώρος

Ελευθέρωση χώρου

• Διαγράψτε αχρησιμοποίητες φωτογραφίες από αρχεία οχημάτων
• Διαγράψτε ληγμένα έγγραφα από αρχεία πελατών
• Επικοινωνήστε με την υποστήριξη για αύξηση ορίου (αναβάθμιση πλάνου)

Προχωρημένες Λειτουργίες — Προαιρετικά χαρακτηριστικά διαθέσιμα ανάλογα με το πλάνο σας. Κάθε ενότητα υποδεικνύει τις απαιτήσεις πλάνου.

27. Εγγύηση & Κατάθεση Ασφαλείας

Η εγγύηση προστατεύει το πρακτορείο σας από ζημιές, έλλειψη καυσίμου ή κλοπή. Το RentClic υποστηρίζει δύο μοντέλα ανάλογα με το πλάνο.

Απλή εγγύηση (όλα τα πλάνα)

Κάθε όχημα έχει ένα ποσό εγγύησης στο Στόλος → όχημα → Τιμές → Εγγύηση.

Πώς λειτουργεί:

• Κατά τη δημιουργία κράτησης, το ποσό προσυμπληρώνεται από την κάρτα οχήματος
• Ο πράκτορας μπορεί να το τροποποιήσει χειροκίνητα
• Η εγγύηση εμφανίζεται στη φόρμα online κράτησης
• Κατά το check-out: κράτηση ολόκληρου ποσού, επιστροφή ολόκληρου ή μερική

Καταστάσεις εγγύησης:

Προηγμένη εγγύηση — ανάλυση ανά συνιστώσα (Διαθέσιμο από το πλάνο Pro)

Ρύθμιση: Ρυθμίσεις → Διαχείριση εγγυήσεων → Προηγμένη εγγύηση

Ενεργοποιήστε Ανάλυση ανά συνιστώσα — το συνολικό ποσό υπολογίζεται ως άθροισμα των τριών συνιστωσών.

28. Υπηρεσία Μεταφορών

Διαθέσιμο από το πλάνο Pro

Διαδρομή: /dashboard/transfers

Διαχειριστείτε μεταφορές σημείο-προς-σημείο (αεροδρόμιο, ξενοδοχείο) ανεξάρτητα από ενοικίαση οχημάτων.

Τύποι μεταφοράς: Παραλαβή αεροδρόμιο, Παράδοση αεροδρόμιο, Ξενοδοχείο, Σταθμός, Δια-πρακτορειακή, Προσαρμοσμένη

Δημιουργία μεταφοράς

Μεταφορές → Νέα μεταφορά: Τύπος, διευθύνσεις, ημερομηνία/ώρα, επιβάτες, πελάτης, οδηγός, όχημα, τιμολόγηση (κατ' αποκοπή ή ανά χιλιόμετρο)

Ροή καταστάσεων

εκκρεμεί → επιβεβαιώθηκε → εν δρω → έφτασε → ολοκληρώθηκε
                                         ↘ ακυρώθηκε

Στο επιβεβαιώθηκε με τιμή > 0: τιμολόγιο δημιουργείται αυτόματα.

29. Διαχείριση Οδηγών

Διαθέσιμο από το πλάνο Pro

Διαδρομή: /dashboard/transfers/drivers

Οι οδηγοί είναι επιχειρησιακό προσωπικό που διαχειρίζεται ανεξάρτητα από λογαριασμούς χρηστών.

Προσθήκη οδηγού

Πεδία: Όνομα, Επώνυμο, Τηλέφωνο, Email, Αριθμός άδειας, Ημερομηνία λήξης, Σημειώσεις

Παρακολούθηση άδειας οδήγησης

Λειτουργίες

• Εναλλαγή ενεργός/ανενεργός
• Ιστορικό αποστολών — τελευταίες 20 μεταφορές + 20 κρατήσεις

30. Έξοδα

Διαδρομή: /dashboard/expenses

Το module Εξόδων σας επιτρέπει να παρακολουθείτε όλα τα λειτουργικά κόστη — επισκευές οχημάτων, καύσιμα, πρόστιμα, καθαρισμό κ.ά. — με προαιρετική ροή έγκρισης και αυτόματη εισαγωγή γραμμής τιμολογίου.

Πεδία Εξόδου

Τύποι Χρέωσης

Ροή Έγκρισης

Ρυθμιζόμενη στις Ρυθμίσεις → Έξοδα. Έξοδα άνω ορίου απαιτούν έγκριση. Κατάσταση: δημιουργία → αναμονή → εγκρίθηκε / απορρίφθηκε.

31. Συντήρηση

Διαδρομή: /dashboard/maintenance

Το module Συντήρησης σας επιτρέπει να καταγράφετε όλες τις εργασίες service και επισκευής, να παρακολουθείτε επόμενες ημερομηνίες και να ελέγχετε κόστη.

Πεδία Εγγραφής

Αν εισαχθεί χιλιομετρικό service, τα χλμ του οχήματος ενημερώνονται αυτόματα. Εμφανίζεται ειδοποίηση service όταν η επόμενη ημερομηνία είναι εντός 30 ημερών.

32. Αρχείο Δραστηριότητας & Ιστορικό

Διαδρομή: /dashboard/settings/activity

Το RentClic τηρεί αμετάβλητο αρχείο ελέγχου για κάθε σημαντική ενέργεια στο πρακτορείο σας.

Ιστορικό ανά Εγγραφή

Οι περισσότερες εγγραφές έχουν κουμπί Ιστορικό (εικονίδιο ρολογιού): Κρατήσεις, Πελάτες, Έξοδα, Συντήρηση, Μεταφορές, Οχήματα, Τιμολόγια.

Παγκόσμιο Αρχείο Δραστηριότητας

Ρυθμίσεις → Αρχείο Δραστηριότητας — πλήρης τροφοδοσία με φίλτρα κατά κατηγορία, χρήστη, περίοδο και αναζήτηση.

33. Υπο-Ενοικίαση

Διαθέσιμο από το πλάνο Pro

Η υπο-ενοικίαση σας επιτρέπει να διαχειρίζεστε οχήματα που ενοικιάζετε από εξωτερικούς προμηθευτές και να τα λειτουργείτε στον δικό σας στόλο.

Διαδρομή: /dashboard/sub-rental

33.1 Προμηθευτές Στόλου

Εξωτερική εταιρεία που σας παρέχει οχήματα με σύμβαση μίσθωσης. Πεδία: Επωνυμία, Υπεύθυνος, Τηλέφωνο, Email, Διεύθυνση, ΑΦΜ, Τραπεζικά στοιχεία, Σημειώσεις.

33.2 Δανεισμοί Συνεργατών

Διαδρομή: /dashboard/sub-rental → καρτέλα Δανεισμοί

Ένας δανεισμός συνεργάτη είναι το αντίθετο της υπο-ενοικίασης: η εταιρεία σας δανείζει ένα δικό της όχημα σε εξωτερικό συνεργάτη (άλλη εταιρεία, αντιπρόσωπο, επιχείρηση). Ο συνεργάτης πληρώνει ημερήσιο κόστος — αυτό είναι έσοδο για την εταιρεία σας.

Διαφέρει από την υπο-ενοικίαση (ενοικίαση οχήματος από προμηθευτή) και από τις εντός οργανισμού κατανομές (μεταξύ υποκαταστημάτων του ίδιου ιδιοκτήτη).

Δημιουργία δανεισμού συνεργάτη

Υπο-Ενοικίαση → καρτέλα Δανεισμοί → Νέος δανεισμός:

Το ζωντανό πάνελ σύνοψης δείχνει: ημερήσιο κόστος × ημέρες + πρόσθετα − έκπτωση = συνολικά έσοδα.

Το όχημα αποκλείεται αυτόματα στον έλεγχο διαθεσιμότητας για όλη τη διάρκεια του δανεισμού.

Επίπτωση στα έσοδα και την κερδοφορία

Τα έσοδα δανεισμών συνεργατών περιλαμβάνονται στον πίνακα Κερδοφορίας. Εμφανίζεται μπλε badge "+X δανεισμός" στη στήλη εσόδων του οχήματος.

33.3 Ενοικιάσεις από Προμηθευτή

Ροή Κατάστασης: Προσχέδιο → Ενεργή → Ολοκληρωμένη / Ακυρωμένη

Κατά δημιουργία σύμβασης η πηγή οχήματος → sub_rental. Κατά ολοκλήρωση/ακύρωση → own. Σελίδα λεπτομερειών: KPI (Περίοδος, Ημερήσια τιμή, Κόστος προμηθευτή, Μεικτό περιθώριο) + πίνακας κρατήσεων + πάνελ τιμολογίου.

33.4 Ενσωμάτωση στις Κρατήσεις

Για οχήματα υπό ενεργή σύμβαση, εμφανίζεται διακριτικό εσωτερικό πάνελ (μόνο Owner/Manager) με κόστος προμηθευτή και περιθώριο κέρδους.

33.5 Ενδο-Οργανωτικές Κατανομές

Διαδρομή: /dashboard/sub-rental/allocations — απαιτεί πολυ-υποκατάστημα οργανισμό. Κατάσταση: Εκκρεμεί → Ενεργή → Ολοκληρωμένη / Ακυρωμένη.

33.6 Δικαιώματα

34. Παρακολούθηση GPS

Διαθέσιμο από το πλάνο Pro

Οι περισσότερες επιχειρήσεις έχουν ήδη συσκευές εντοπισμού στα αυτοκίνητά τους και μια ξεχωριστή ιστοσελίδα για να τις βλέπουν. Εδώ τα δεδομένα διαβάζονται απευθείας και ο στόλος εμφανίζεται σε ζωντανό χάρτη μέσα στο RentClic: μία σύνδεση αντί για δύο. Δεν πουλάμε συσκευές εντοπισμού και δεν χρειάζεται να αγοράσετε κάτι από εμάς.

34.1 Σύνδεση της πλατφόρμας σας

Ρυθμίσεις → Παρακολούθηση GPS. Επιλέξτε την πλατφόρμα στην οποία στέλνουν ήδη οι συσκευές σας, επικολλήστε ένα token που δημιουργήσατε στις ρυθμίσεις εκείνης της πλατφόρμας και αποθηκεύστε. Λειτουργεί με τον εξοπλισμό που είναι ήδη τοποθετημένος — Teltonika, Queclink ή οποιονδήποτε υποστηρίζουν αυτές οι πλατφόρμες.

34.2 Η αντιστοίχιση γίνεται μόνη της

Κάθε συσκευή βρίσκει το αυτοκίνητό της: πρώτα από την πινακίδα, έπειτα από τον αριθμό πλαισίου. Τα AB-123-CD, ab 123 cd και AB123CD είναι η ίδια πινακίδα. Δύο συσκευές στην ίδια πινακίδα είναι πρόβλημα της πλατφόρμας: η δεύτερη καταγράφεται ως μη αντιστοιχισμένη αντί να επιλεγεί στα σιωπηλά.

34.3 Τι βλέπετε

Ζωντανός χάρτης στο πλαϊνό μενού. Μία ένδειξη ανά αυτοκίνητο με την πινακίδα του, χρωματισμένη κατά κατάσταση: κινείται, στέκεται, στέκεται μια εβδομάδα ή σιωπά. Οι μετρητές λειτουργούν και ως φίλτρα. Επιλέγοντας ένα αυτοκίνητο βλέπετε την τελευταία αποστολή του, πόσο καιρό στέκεται, ταχύτητα, χιλιόμετρα και την ενοικίαση που τρέχει.

34.4 Αυτό που μια ιστοσελίδα εντοπισμού δεν μπορεί να σας δείξει

Η πύλη της συσκευής σας δεν έχει δει ποτέ τα συμβόλαιά σας. Αυτή τα έχει δει. Γι' αυτό η καρτέλα λέει επίσης ποιος έχει το αυτοκίνητο και πότε το επιστρέφει, πόσο έχει καθυστερήσει και πόσα χιλιόμετρα έχει ξεπεράσει ήδη ο πελάτης πάνω από τα περιλαμβανόμενα, ενώ ακόμη οδηγεί.

34.5 Δύο πράγματα που αλλάζουν τους αριθμούς σας

Ο χιλιομετρητής τροφοδοτεί τα χιλιόμετρα του οχήματος, ώστε η κερδοφορία ανά αυτοκίνητο και η επόμενη συντήρηση να μην εξαρτώνται από το αν θα γράψει κάποιος μια ένδειξη. Ο αριθμός μόνο ανεβαίνει.

Η ακινησία γίνεται ορατή. Ένα αυτοκίνητο που δεν έχει κινηθεί οκτώ ημέρες λέει οκτώ ημέρες· μια πύλη εντοπισμού θα έλεγε «εντοπίστηκε πριν δύο λεπτά», γιατί ένα σταθμευμένο αυτοκίνητο συνεχίζει να στέλνει.

34.6 Πόσο συχνά ανανεώνεται

Κάθε ώρα, αυτόματα. Το Ανάγνωση τώρα κάνει το ίδιο αμέσως. Αν μια πλατφόρμα αρνηθεί τη σύνδεση, ο λόγος εμφανίζεται εκεί αντί να αποτύχει στα σιωπηλά.

34.7 Από πού πέρασε

Επιλέξτε ένα αυτοκίνητο και ένα διάστημα: τις τελευταίες 24 ώρες, τρεις ημέρες ή επτά. Η διαδρομή σχεδιάζεται στον χάρτη, κενή εκεί που ξεκίνησε και γεμάτη εκεί που κατέληξε, με την απόσταση που κάλυψε και τη μεγαλύτερη ταχύτητα που καταγράφηκε από πάνω.

Το ίχνος διαβάζεται από την πλατφόρμα σας τη στιγμή που το ζητάτε, με τον ρυθμό που στέλνει η συσκευή, δηλαδή δευτερόλεπτα και όχι ώρες. Δεν κρατάμε αντίγραφο: ένα δικό μας ωριαίο στιγμιότυπο θα χάραζε ευθεία γραμμή ανάμεσα σε δύο ώρες, και ένα αυτοκίνητο που έκανε σαράντα χιλιόμετρα πήγαινε-έλα μέσα σε μία ώρα θα φαινόταν ακίνητο.

35. Διανομή μέσω μεσαζόντων (Rentalcars, DiscoverCars, Expedia, Kayak)

Διαθέσιμο από το πλάνο Pro

Κανείς δεν αναζητά γραφείο ενοικιάσεων με το όνομά του: αναζητά στα Rentalcars, DiscoverCars, Expedia και Kayak, που δεν κατέχουν ούτε ένα αυτοκίνητο. Μεταπωλούν τους στόλους των επιχειρήσεων που είναι συνδεδεμένες μαζί τους και δέχονται μόνο προμηθευτές των οποίων το λογισμικό μπορεί να απαντήσει στα αιτήματά τους. Γι' αυτό μια επιχείρηση χωρίς συνδεδεμένο σύστημα αποκλείεται πριν συζητήσει κανείς τιμές.

35.1 Τι κάνετε εσείς και τι κάνουμε εμείς

Εσείς υπογράφετε την εμπορική σύμβαση με κάθε αγορά: ελέγχουν τα σημεία σας, τη φορολογική σας εγγραφή και τα πρότυπα εξυπηρέτησής σας.

Το RentClic είναι το συνδεδεμένο σύστημα που απαιτούν. Εκείνοι το ρωτούν· εσείς δεν επικολλάτε τίποτα στον ιστότοπό τους.

35.2 Ενεργοποίηση

Ρυθμίσεις → Διανομή μέσω μεσαζόντων. Ενεργοποιήστε την επιλογή, ορίστε προσαύξηση καναλιού αν θέλετε (ανεβάζει την τιμή μόνο για τις αγορές· το γραφείο σας δεν αλλάζει), επιλέξτε τα οχήματα ή αφήστε το κενό για να προσφέρετε όλα, και δημιουργήστε ένα κλειδί από Ρυθμίσεις → Κλειδιά API με τα δικαιώματα ota:read και ota:book.

35.3 Ποια αυτοκίνητα μπορούν πράγματι να καταχωρηθούν

Η ίδια οθόνη δείχνει εκείνα που δεν μπορούν, και γιατί. Η αναζήτηση βασίζεται στην κλάση ACRISS — μέγεθος, αμάξωμα, κιβώτιο και καύσιμο — και ένα αυτοκίνητο χωρίς κιβώτιο ή καύσιμο δεν έχει κωδικό, άρα δεν θα εμφανιζόταν ποτέ. Η οθόνη ονομάζει το πεδίο που λείπει, αυτοκίνητο προς αυτοκίνητο.

35.4 Τι λαμβάνει ο μεσάζων

Διαθεσιμότητα και τιμές ζωντανά: ένα αυτοκίνητο που νοικιάστηκε στο γραφείο πριν ένα λεπτό έχει ήδη φύγει. Οι τιμές είναι οι δικές σας — κλιμάκιο διάρκειας, έπειτα σεζόν, έπειτα προσαύξηση καναλιού. Οι κρατήσεις μπαίνουν απευθείας στο ημερολόγιό σας με τη δική του αναφορά διατηρημένη, που είναι ό,τι χρειάζεστε όταν φτάνει η κατάσταση προμηθειών. Ένα επαναλαμβανόμενο αίτημα με την ίδια αναφορά επιστρέφει την υπάρχουσα κράτηση αντί να δημιουργήσει δεύτερη, ώστε μια λήξη χρόνου από τη δική τους πλευρά να μην μπορεί να κρατήσει δύο φορές το ίδιο αυτοκίνητο.