Έχετε δώδεκα αυτοκίνητα, ένα λογιστικό φύλλο που μεγάλωσε μόνο του και την αίσθηση ότι δεν αντέχει άλλο. Αρχίζετε να κοιτάτε λογισμικά. Τρεις ώρες μετά έχετε διαβάσει δεκαπέντε αρχικές σελίδες που υπόσχονται όλες το ίδιο, και δεν έχετε προχωρήσει καθόλου.
Να τι τα ξεχωρίζει πραγματικά.
Η αγορά χωρίζεται σε τρία, όχι σε κατάταξη
Καθιερωμένες πλατφόρμες, Rent Centric, Rental Car Manager, Myrentcar. Φτιαγμένες για στόλους αρκετών εκατοντάδων οχημάτων, με ανάλογη τιμή και εγκατάσταση. Τα κάνουν όλα, και θα περάσετε εβδομάδες ρυθμίζοντάς τες. Με δώδεκα αυτοκίνητα, πληρώνετε μια δομή που δεν θα χρησιμοποιήσετε ποτέ.
Σύγχρονα εργαλεία όλα-σε-ένα, HQ Rental Software, RENTALL, AutyCloud, Rentclic. Κρατήσεις, στόλος, συμβόλαια, τιμολόγηση, widget κρατήσεων. Οι διαφορές είναι πιο στενές απ' ό,τι υπονοεί το μάρκετινγκ· αυτό που αλλάζει είναι πόσα θεωρεί δεδομένα το εργαλείο για τον τρόπο που δουλεύετε.
Εργαλεία μονής χρήσης, ένα widget κρατήσεων, μια ηλεκτρονική υπογραφή, ένας εντοπιστής στόλου. Φθηνά, και πολλαπλασιάζονται: τρεις συνδρομές, τρεις συνδέσεις και τίποτα που να τα συμφιλιώνει.
Κανείς δεν μπορεί να σας πει σε ποια κατηγορία ανήκετε. Κάτω από δέκα οχήματα, η τρίτη κερδίζει συχνά μόνο στην τιμή. Πάνω από τριάντα, η πρώτη παύει να είναι υπερβολή.
Οι πέντε ερωτήσεις που κρίνουν στ' αλήθεια
1. Τι γίνεται αφού επιστρέψει το όχημα;
Εδώ αποκλίνουν περισσότερο τα εργαλεία και εδώ λένε τα λιγότερα οι παρουσιάσεις. Μια μίσθωση δεν τελειώνει όταν γυρίζει το αυτοκίνητο: ένα διόδιο έρχεται τρεις εβδομάδες μετά, μια κλήση για ταχύτητα δύο μήνες μετά, μια αξίωση για ζημιά ενδιάμεσα. Όποιος το χειρίζεται άσχημα σας αφήνει να αντιγράφετε καταστάσεις σε λογιστικό φύλλο και να κυνηγάτε πελάτες με το χέρι.
Ζητήστε επίδειξη ακριβώς αυτού, με πραγματική κατάσταση παρόχου. Όχι τη ροή κράτησης, η ροή κράτησης δουλεύει σε όλους.
2. Μιλάει στον άνθρωπο του γκισέ ή σε εσάς;
Ο ιδιοκτήτης αγοράζει το λογισμικό. Ο υπάλληλος το χρησιμοποιεί σαράντα φορές τη μέρα. Αν η παράδοση οχήματος θέλει έντεκα κλικ, ο υπάλληλος θα κρατάει τετράδιο παράλληλα, και σε τρεις μήνες τα δεδομένα σας θα είναι λάθος.
Βάλτε το άτομο που θα το χρησιμοποιεί πραγματικά να κάνει μια πλήρη μίσθωση στη δοκιμαστική περίοδο. Η δική του κρίση μετράει.
3. Πόσο κοστίζει όταν μεγαλώσετε;
Η τιμή ανά όχημα φαίνεται ευγενική στα οκτώ αυτοκίνητα και τιμωρητική στα σαράντα. Η σταθερή χρέωση φαίνεται ακριβή στα οκτώ και φθηνή στα σαράντα. Καμία δεν είναι ανέντιμη· ταιριάζουν σε διαφορετικά μεγέθη. Υπολογίστε τι θα πληρώνετε με τον στόλο που περιμένετε σε δύο χρόνια, όχι με τον σημερινό.
4. Μπορείτε να πάρετε πίσω τα δεδομένα σας;
Κάθε πλατφόρμα εισάγει. Δεν εξάγουν όλες. Πριν εμπιστευτείτε τρία χρόνια ιστορικού σε ένα εργαλείο, επιβεβαιώστε ότι μπορείτε να πάρετε ένα CSV των οχημάτων, των πελατών και των κρατήσεών σας χωρίς να ζητήσετε άδεια από κανέναν.
5. Μιλά με τις συσκευές σας και με τις αγορές;
Δύο ενσωματώσεις έπαψαν να είναι εξωτικές. Αν πληρώνετε ήδη μια πλατφόρμα εντοπισμού (Traccar, Wialon, flespi, Samsara), ρωτήστε αν το λογισμικό τη διαβάζει ονομαστικά, ή αν το «GPS» στον πίνακα λειτουργιών είναι ένα πεδίο όπου κάποιος γράφει τα χιλιόμετρα. Και αν θέλετε κρατήσεις από Rentalcars, DiscoverCars, Expedia ή Kayak: καταχωρούν μόνο προμηθευτές των οποίων το λογισμικό μπορεί να απαντήσει στα αιτήματά τους. Αυτό το κρίνει η πλατφόρμα που επιλέγετε, όχι μια εμπορική συζήτηση μετά.
Και τα δύο βρίσκονται συνήθως σε ανώτερο πλάνο. Ρωτήστε σε ποιο, και με πόσο, όσο ακόμη συγκρίνετε.
Τι πρέπει πραγματικά να αποδείξει μια δοκιμή δύο εβδομάδων
Μια δοκιμή περασμένη σε κλικ δεν αποδεικνύει τίποτα. Αφιερώστε την σε έναν πραγματικό κύκλο από την αρχή ως το τέλος:
- Καταχωρήστε τα πέντε πιο ενοικιαζόμενα οχήματά σας, με πραγματικές τιμές
- Καταχωρήστε τρεις πραγματικούς πελάτες
- Πάρτε μια πραγματική κράτηση, υπογράψτε το συμβόλαιο, παραδώστε και παραλάβετε το όχημα
- Εκδώστε το τιμολόγιο και καταγράψτε την πληρωμή
- Εισαγάγετε την κατάσταση διοδίων ή κλήσεων του περασμένου μήνα
Αν έστω ένα βήμα αποδειχθεί αδύνατο, έχετε την απάντησή σας, και σας κόστισε ένα απόγευμα αντί για ένα τρίμηνο.
Πού στέκεται η Rentclic, ειλικρινά
Είμαστε στη δεύτερη κατηγορία. Φτιαγμένο για ανεξάρτητα γραφεία, το μέγεθος όπου ο ίδιος άνθρωπος κρατάει το γκισέ, την τιμολόγηση και τον προγραμματισμό συντήρησης.
Τι κάνουμε καλύτερα από τους περισσότερους στο μέγεθός μας: τις χρεώσεις που φτάνουν μετά τη μίσθωση. Εισάγετε την κατάσταση που στέλνει ο πάροχος διοδίων ή κλήσεων, και κάθε χρέωση συνδέεται με τη μίσθωση που έτρεχε εκείνη τη στιγμή, μέσω πινακίδας και ώρας, και μετά χρεώνεται με τα δικά σας έξοδα διαχείρισης. Εγκρίνετε πριν φτάσει οτιδήποτε σε τιμολόγιο πελάτη. Τα περισσότερα εργαλεία σε αυτή την τιμή απλώς δεν έχουν απάντηση σε αυτό.
Δώδεκα γλώσσες, συμπεριλαμβανομένης αυτής που χρησιμοποιεί το προσωπικό του γκισέ, κάτι που βαραίνει περισσότερο απ' ό,τι ακούγεται αν η ομάδα σας δεν δουλεύει στα αγγλικά.
Τι δεν είμαστε: είμαστε νέοι και έχουμε λιγότερες διασυνδέσεις από πλατφόρμες που υπάρχουν μια δεκαετία. Αν χρειάζεστε συγκεκριμένο channel manager ή υπάρχουσα λογιστική σύνδεση, ρωτήστε μας πριν τη δοκιμή και όχι μετά.
Για τους συνδέσμους συγκεκριμένα: διαβάζουμε τέσσερις πλατφόρμες εντοπισμού (Traccar, Wialon, flespi και Samsara), και απαντάμε απευθείας στις αγορές κρατήσεων. Σύνδεσμο με λογιστική δεν έχουμε, και δεν υπάρχει ειλικρινής τρόπος να το στολίσουμε: το λογιστικό σχέδιο διαφέρει από χώρα σε χώρα, άρα ό,τι μπορούμε να προσφέρουμε εκεί σήμερα είναι μια εξαγωγή, όχι σύνδεση με το καθολικό σας.
Το ειλικρινές συμπέρασμα
Δεν υπάρχει καλύτερο λογισμικό ενοικίασης. Υπάρχει αυτό που επιβιώνει από τη δοκιμή των πέντε βημάτων παραπάνω, με τον δικό σας στόλο, τις δικές σας τιμές και το δικό σας προσωπικό. Βάλτε δύο εργαλεία σε αυτή τη δοκιμή, την ίδια εβδομάδα, και η απάντηση παύει να είναι θέμα γνώμης.
Ποιος άλλος θα το χρησιμοποιεί
Ο ιδιοκτήτης διαλέγει το λογισμικό. Κάποιος άλλος δουλεύει μαζί του σαράντα ώρες τη βδομάδα, και εκείνος δεν ήταν στην παρουσίαση.
Δείτε τον υπάλληλο του γραφείου να κάνει μια παράδοση σε δοκιμαστικό λογαριασμό. Όχι στημένη, αληθινή, με πελάτη που έκλεισε τηλεφωνικά και του οποίου το επώνυμο είναι γραμμένο με δύο τρόπους στα αρχεία σας. Μετρήστε τα κλικ από την άφιξη του πελάτη ως το υπογεγραμμένο συμβόλαιο. Αν είναι πάνω από δέκα, ο υπάλληλος θα βρει τρόπο να παρακάμψει το σύστημα μέσα σε έναν μήνα, και αυτός ο τρόπος λέγεται τετράδιο.
Η ίδια δοκιμή ισχύει για τον λογιστή σας. Στείλτε του έναν μήνα εξαγωγών πριν δεσμευτείτε και κάντε του μία μόνο ερώτηση: μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε χωρίς να το πειράξετε; Μια εξαγωγή που χρειάζεται επεξεργασία κάθε μήνα είναι δουλειά που φτιάξατε, όχι που καταργήσατε.
Και ο τρίτος χρήστης είναι ο πελάτης, που δεν συνδέεται ποτέ αλλά λαμβάνει ό,τι στέλνει το λογισμικό. Διαβάστε το μήνυμα επιβεβαίωσης, το συμβόλαιο και το τιμολόγιο όπως θα φτάσουν. Αν είναι άσχημα, σε λάθος γλώσσα, ή φέρουν το σήμα άλλης εταιρείας, αυτό είναι το πρόσωπο της επιχείρησής σας στα εισερχόμενα του πελάτη.
Γιατί αποτυγχάνουν οι μεταβάσεις, και πότε να κάνετε μία
Οι περισσότερες αποτυχημένες αλλαγές λογισμικού δεν είναι αστοχίες προϊόντος. Είναι αστοχίες χρονισμού.
Μην αλλάξετε μέσα στη σεζόν. Ο μήνας που είστε πιο γεμάτοι είναι ο μήνας που δεν έχετε καμία δυνατότητα να μάθετε τίποτα, και το πρώτο λάθος θα πείσει όλους ότι το νέο σύστημα δεν δουλεύει.
Τρέξτε και τα δύο για δύο εβδομάδες. Όχι τυπικά: περάστε τις ίδιες κρατήσεις δύο φορές, επίτηδες. Είναι κουραστικό και είναι ο μόνος τρόπος να βρείτε τι δεν περνά πριν αυτό μετρήσει.
Τα ανοιχτά συμβόλαια περάστε τα με το χέρι. Ό,τι κι αν υπόσχεται η μεταφορά, οι μισθώσεις που τρέχουν την ημέρα της αλλαγής είναι αυτές που θα πονέσουν αν φτάσουν στραβά. Σπάνια ξεπερνούν τη δωδεκάδα.
Κρατήστε το παλιό σύστημα αναγνώσιμο για έναν χρόνο. Όχι σε λειτουργία, αναγνώσιμο. Κάποιος θα ρωτήσει για μια μίσθωση πριν από δεκαοκτώ μήνες, και η απάντηση δεν μπορεί να είναι ότι τα δεδομένα έφυγαν μαζί με τη συνδρομή.
Διαβάστε στη συνέχεια
Τα νούμερα με ονόματα, προμηθευτή προς προμηθευτή, είναι στο έξι πλατφόρμες και το πραγματικό τους κόστος.
Ερωτήσεις που μας κάνουν
Τι πρέπει να κοιτάξω σε ένα λογισμικό ενοικίασης;
Τρεις κινήσεις που κάνετε κάθε βδομάδα, εκτελεσμένες στη δοκιμή με τα δικά σας δεδομένα: να φτιάξετε κράτηση για υπάρχοντα πελάτη, να βγάλετε από αυτήν υπογεγραμμένο συμβόλαιο, και να εξαγάγετε έναν μήνα σε μορφή που δέχεται ο λογιστής σας. Οι λίστες λειτουργιών δεν βοηθούν εδώ, γιατί κάθε πλατφόρμα τσεκάρει κάθε κουτάκι.
Πόσο πρέπει να κρατά μια δοκιμή;
Δύο σωστά αξιοποιημένες εβδομάδες αρκούν για απόφαση. Περάστε μία πραγματική εβδομάδα δουλειάς παράλληλα με ό,τι χρησιμοποιείτε σήμερα. Μια δοκιμή όπου απλώς κάνετε κλικ σας λέει πώς φαίνεται η παρουσίαση, όχι πώς συμπεριφέρεται το λογισμικό ένα απόγευμα Παρασκευής.
Χρειάζομαι λογισμικό για στόλο δέκα αυτοκινήτων;
Το κατώφλι δεν είναι το μέγεθος του στόλου, αλλά πόσα κρατάτε στο μυαλό σας. Από τη στιγμή που διπλές κρατήσεις, μη τιμολογημένα έξτρα και διόδια που γράφετε στις απώλειες συμβαίνουν πάνω από μία φορά τον μήνα, το υπολογιστικό φύλλο σας κοστίζει ήδη περισσότερο από μια συνδρομή.
Να διαλέξω πλατφόρμα στη γλώσσα των πελατών μου;
Αν νοικιάζετε σε τουρίστες, ναι, και αξίζει σοβαρός έλεγχος. Πολλές πλατφόρμες έχουν μεταφρασμένη εμπορική σελίδα και αγγλικό προϊόν. Ζητήστε να δείτε το συμβόλαιο, το τιμολόγιο και τα μηνύματα προς τον πελάτη στη γλώσσα που χρειάζεστε, όχι τις σελίδες πώλησης.