Masz dwanaście aut, arkusz, który urósł sam, i wrażenie, że to już nie działa. Zaczynasz szukać oprogramowania. Trzy godziny później masz za sobą piętnaście stron głównych obiecujących dokładnie to samo i ani kroku do przodu.
Oto co naprawdę je różni.
Rynek dzieli się na trzy, nie na ranking
Platformy zasiedziałe, Rent Centric, Rental Car Manager, Myrentcar. Zbudowane dla flot liczących setki pojazdów, z odpowiednią ceną i wdrożeniem. Potrafią wszystko, a konfigurowanie zajmie ci tygodnie. Przy dwunastu autach płacisz za konstrukcję, której nigdy nie użyjesz.
Nowoczesne narzędzia wszystko-w-jednym, HQ Rental Software, RENTALL, AutyCloud, Rentclic. Rezerwacje, flota, umowy, faktury, widget rezerwacyjny. Różnice są węższe, niż sugeruje marketing; zmienia się to, ile narzędzie zakłada o twoim sposobie pracy.
Narzędzia jednozadaniowe, widget rezerwacji, podpis elektroniczny, lokalizator floty. Tanie, i mnożą się: trzy abonamenty, trzy logowania i nic, co by je ze sobą godziło.
Nikt ci nie powie, do której kategorii należysz. Poniżej dziesięciu pojazdów trzecia często wygrywa samą ceną. Powyżej trzydziestu pierwsza przestaje być przesadą.
Pięć pytań, które naprawdę rozstrzygają
1. Co dzieje się po powrocie pojazdu?
Tu narzędzia najbardziej się rozchodzą i tu prezentacje mówią najmniej. Wynajem nie kończy się, gdy auto wraca: opłata drogowa przychodzi trzy tygodnie później, mandat za prędkość po dwóch miesiącach, roszczenie za szkodę pomiędzy. Kto źle to rozwiązuje, zostawia cię z przepisywaniem zestawień do arkusza i ręcznym ściganiem klientów.
Poproś o pokaz dokładnie tego, na prawdziwym zestawieniu operatora. Nie ścieżki rezerwacji, ścieżka rezerwacji działa u wszystkich.
2. Czy mówi do osoby przy ladzie, czy do ciebie?
Właściciel kupuje oprogramowanie. Pracownik używa go czterdzieści razy dziennie. Jeśli wydanie pojazdu wymaga jedenastu kliknięć, pracownik będzie prowadził zeszyt obok, a po trzech miesiącach twoje dane będą nieprawdziwe.
Niech pełny wynajem przeprowadzi w czasie testu osoba, która naprawdę będzie z tego korzystać. Liczy się jej werdykt.
3. Ile to kosztuje, gdy rośniesz?
Cena za pojazd wygląda łaskawie przy ośmiu autach i karząco przy czterdziestu. Stawka ryczałtowa wygląda drogo przy ośmiu i tanio przy czterdziestu. Żadna nie jest nieuczciwa; służą różnym rozmiarom. Policz, ile zapłacisz przy flocie, której oczekujesz za dwa lata, nie przy dzisiejszej.
4. Czy odzyskasz swoje dane?
Każda platforma importuje. Nie każda eksportuje. Zanim powierzysz narzędziu trzy lata historii, upewnij się, że możesz pobrać CSV pojazdów, klientów i rezerwacji, nie prosząc nikogo o zgodę.
5. Czy rozmawia z Twoimi lokalizatorami i z serwisami rezerwacyjnymi?
Dwie integracje przestały być egzotyką. Jeśli już płacisz za platformę śledzącą (Traccar, Wialon, flespi, Samsara), zapytaj, czy oprogramowanie czyta ją z nazwy, czy «GPS» w tabeli funkcji oznacza pole, w które ktoś wpisuje przebieg. A jeśli chcesz rezerwacji z Rentalcars, DiscoverCars, Expedii czy Kayaka, one przyjmują tylko dostawców, których oprogramowanie umie odpowiadać na ich zapytania: decyduje o tym wybrana platforma, a nie późniejsza rozmowa handlowa.
Obie zwykle znajdują się w wyższym planie. Zapytaj, w którym i za ile, póki jeszcze porównujesz.
Co dwutygodniowy test ma naprawdę udowodnić
Test spędzony na klikaniu nie dowodzi niczego. Poświęć go na jeden prawdziwy cykl od początku do końca:
- Wprowadź pięć najczęściej wynajmowanych pojazdów, z prawdziwymi cenami
- Wprowadź trzech prawdziwych klientów
- Przyjmij prawdziwą rezerwację, podpisz umowę, wydaj i przyjmij pojazd
- Wystaw fakturę i zarejestruj płatność
- Wczytaj zestawienie opłat drogowych lub mandatów z zeszłego miesiąca
Jeśli choć jeden krok okaże się niemożliwy, masz odpowiedź, a kosztowała cię popołudnie, nie kwartał.
Gdzie stoi Rentclic, uczciwie
Jesteśmy w drugiej kategorii. Zbudowany dla niezależnych wypożyczalni, rozmiaru, w którym jedna osoba prowadzi ladę, fakturowanie i planowanie przeglądów.
Co robimy lepiej niż większość w naszej klasie: obciążenia, które przychodzą po wynajmie. Wczytujesz zestawienie od operatora opłat lub mandatów, a każda pozycja trafia do wynajmu trwającego w tym momencie, po numerze rejestracyjnym i godzinie, i zostaje przeniesiona wraz z twoją opłatą manipulacyjną. Zatwierdzasz, zanim cokolwiek trafi na fakturę klienta. Większość narzędzi w tej cenie po prostu nie ma na to odpowiedzi.
Dwanaście języków, w tym interfejsu używanego przez obsługę lady, co waży więcej, niż brzmi, jeśli twój zespół nie pracuje po angielsku.
Czym nie jesteśmy: jesteśmy młodzi i mamy mniej integracji niż platformy obecne od dziesięciu lat. Jeśli potrzebujesz konkretnego channel managera albo istniejącego łącznika księgowego, zapytaj nas przed testem, a nie po.
Co do konektorów konkretnie: czytamy cztery platformy śledzące (Traccar, Wialon, flespi i Samsara), i odpowiadamy serwisom rezerwacyjnym bezpośrednio. Nie mamy konektora księgowego i nie da się tego uczciwie upiększyć: plan kont różni się między krajami, więc to, co możemy tam dziś zaoferować, to eksport, a nie połączenie z Twoją księgą główną.
Uczciwy wniosek
Nie ma najlepszego oprogramowania do wypożyczalni. Jest to, które przechodzi powyższy pięciostopniowy test z twoją flotą, twoimi cenami i twoimi ludźmi. Poddaj mu dwa narzędzia w tym samym tygodniu, a odpowiedź przestanie być kwestią opinii.
Kto jeszcze będzie z tego korzystał
Właściciel wybiera oprogramowanie. Ktoś inny pracuje w nim czterdzieści godzin tygodniowo, a tej osoby nie było na prezentacji.
Popatrz, jak twój pracownik lady wydaje auto na koncie próbnym. Nie w wersji odegranej, tylko prawdziwej, z klientem, który rezerwował telefonicznie i którego nazwisko w twoich plikach zapisane jest na dwa sposoby. Policz kliknięcia od przyjścia klienta do podpisanej umowy. Jeśli jest ich więcej niż dziesięć, pracownik w niecały miesiąc znajdzie sposób, żeby ominąć system, a ten sposób nazywa się zeszyt.
Ten sam test dotyczy księgowej. Wyślij jej miesiąc eksportów, zanim się zwiążesz, i zadaj jedno pytanie: da się tego użyć bez poprawiania. Eksport, który co miesiąc trzeba przerabiać, to praca, którą stworzyłeś, a nie usunąłeś.
Trzecim użytkownikiem jest klient, który nigdy się nie loguje, ale dostaje wszystko, co oprogramowanie wysyła. Przeczytaj mail potwierdzający, umowę i fakturę w takiej postaci, w jakiej dotrą. Jeśli są brzydkie, w złym języku albo noszą cudzą markę, to jest twarz twojej firmy w skrzynce klienta.
Dlaczego migracje się nie udają i kiedy ją robić
Większość nieudanych zmian oprogramowania to nie awarie produktu. To błędy kalendarza.
Nie zmieniaj w szczycie sezonu. Miesiąc, w którym jesteś najbardziej obłożony, to miesiąc, w którym nie masz żadnej zdolności uczenia się, a pierwszy błąd przekona wszystkich, że nowy system nie działa.
Przez dwa tygodnie prowadź oba. Nie dla formy: wprowadzaj te same rezerwacje dwa razy, celowo. To nużące i jest jedynym sposobem, żeby znaleźć to, co nie przechodzi, zanim zacznie mieć znaczenie.
Otwarte umowy przenieś ręcznie. Cokolwiek obiecuje migracja, najmy trwające w dniu przełączenia są tymi, które zabolą, jeśli trafią krzywo. Rzadko jest ich więcej niż kilkanaście.
Zachowaj stary system czytelny przez rok. Nie działający, czytelny. Ktoś zapyta o najem sprzed osiemnastu miesięcy, a odpowiedź nie może brzmieć, że dane odeszły razem z abonamentem.
Przeczytaj dalej
Konkretne kwoty, dostawca po dostawcy, są w sześć platform i ich prawdziwe ceny.
Pytania, które dostajemy
Na co patrzeć w oprogramowaniu dla wypożyczalni?
Trzy czynności, które wykonujesz co tydzień, zrobione w okresie próbnym na własnych danych: utworzyć rezerwację dla istniejącego klienta, wyciągnąć z niej podpisaną umowę, i wyeksportować miesiąc w formie, którą przyjmie księgowa. Listy funkcji tu nie pomagają, bo każda platforma odhacza każde pole.
Ile powinien trwać okres próbny?
Dwa dobrze wykorzystane tygodnie wystarczą do decyzji. Przepuść przez niego jeden prawdziwy tydzień działalności równolegle do tego, czego używasz dziś. Próba, w której tylko klikasz, mówi ci, jak wygląda prezentacja, a nie jak oprogramowanie zachowuje się w piątek po południu.
Czy potrzebuję oprogramowania przy dziesięciu autach?
Progiem nie jest wielkość floty, tylko liczba rzeczy, które trzymasz w głowie. Gdy podwójne rezerwacje, niezafakturowane dodatki i spisane na straty opłaty drogowe zdarzają się częściej niż raz w miesiącu, arkusz już kosztuje cię więcej niż abonament.
Czy wybierać platformę w języku moich klientów?
Jeśli wynajmujesz turystom, tak, i warto to porządnie sprawdzić. Wiele platform ma przetłumaczoną stronę sprzedażową i produkt po angielsku. Poproś o pokazanie umowy, faktury i maili do klienta w potrzebnym języku, a nie stron handlowych.