U zoekt een prijs en vindt een „vanaf". Het echte getal staat verderop, vaak achter een contactformulier. Zo schat u het in zonder op een terugbelverzoek te wachten.
Vier manieren om te factureren, vier valkuilen
Per voertuig. Het meest voorkomende model. Vriendelijk bij acht auto's, pijnlijk bij veertig. De valkuil is dat u ook betaalt voor de auto's die stilstaan, die in de werkplaats en die u buiten het seizoen aan de kant zet.
Vast, in schijven. Een vaste prijs tot een aantal voertuigen of gebruikers. Duur in het begin, later heel goedkoop. De valkuil is de sprong naar de volgende schijf, die soms van de ene maand op de andere komt zonder dat u hem zag aankomen.
Een percentage van de boekingen. Aantrekkelijk omdat u alleen betaalt als u verkoopt. De valkuil is dat het eindeloos meegroeit met uw omzet, terwijl de software de leverancier niet meer gaat kosten.
Op aanvraag. Voorbehouden aan grote vloten. Als men u dit aanbiedt voor vijftien auto's, kijkt u naar de verkeerde productcategorie.
Wat er bijna nooit in de getoonde prijs zit
Het lokkertje dekt zelden alles. Loop deze zes posten na voordat u iets vergelijkt.
| Post | Wat u moet vragen |
|---|---|
| Inrichting | Eenmalig, soms vier cijfers. Vraag of het verplicht is |
| Uw gegevens inladen | Wie uw bestaande voertuigen en klanten intypt, u of zij |
| Extra gebruikers | Veel aanbiedingen bevatten twee of drie accounts, de vierde kost geld |
| Digitale handtekening | Soms inbegrepen, soms per document gerekend |
| Sms en transactiemail | Vaak per stuk, en in het hoogseizoen merkt u dat |
| Boekingswidget | Bijna altijd een schijf hoger |
Hoe de markt eruitziet
Voor een onafhankelijk verhuurbedrijf liggen serieuze aanbiedingen tussen 40 en 150 euro per maand, met een duidelijke sprong daarboven zodra u bij platformen voor grote vloten komt. AutyCloud noemt bijvoorbeeld 79 dollar per maand tot tien voertuigen. HQ Rental Software en RENTALL bewegen zich in vergelijkbare orden, afhankelijk van de opties.
Jaarlijks betalen scheelt veel. De gebruikelijke korting ligt rond dertig procent, wat een aanbod van 49 euro naar 29 per maand brengt. Over twaalf maanden is dat geen detail.
Om concreet te zijn in plaats van vaag: die van ons zijn 49, 79 en 119 euro per maand, of 349, 649 en 999 per jaar, oftewel 29, 54 en 83 maandelijks.
De berekening die telt
Vergelijk geen lokprijzen. Neem het wagenpark dat u over twee jaar hebt, tel de zes posten uit de tabel erbij op en reken twaalf maanden uit voor elke kandidaat. Op dat punt draaien de verschillen vaak om.
Stel daarna de vraag die niemand stelt: wat kost het om weg te gaan. Als drie jaar historie terugkrijgen een supportverzoek en een wachttijd betekent, is de getoonde prijs maar een deel van wat u betaalt.
Meet het af aan wat het vervangt
Software van 79 euro per maand kost minder dan een dag administratief werk. De nuttige vraag is dus niet de prijs, maar hoeveel uren het u teruggeeft en hoeveel omzet het niet meer laat weglekken. Eén gefactureerde verhuurdag omdat de kalender een dubbele boeking ving, betaalt de maand. Doorbelaste tol die u vroeger afschreef, betaalt meestal de rest.
Wat het kost om niets te veranderen
Het abonnement ziet u. Wat het vervangt ziet u niet, dus dat wordt nooit geteld, en de vergelijking wordt er een van een echt getal tegen nul.
Zet er vier bedragen tegenover, uit uw eigen laatste drie maanden en niet uit de klantcase van een leverancier.
Dubbele boekingen. Tel hoe vaak twee mensen dezelfde auto beloofd kregen. Elke keer kost het u een terugbetaling, een upgrade die u niet in rekening bracht, of een klant die niet terugkomt. Bij tien auto's is eens per maand normaal met een spreadsheet.
Extra's die nooit op een factuur kwamen. Het kinderzitje, de tweede bestuurder, de brandstof die ontbrak, de twee uur te late inlevering. Het is klein en het is constant, en het is het eerste dat verdwijnt als het druk is aan de balie. Twintig euro per week is duizend per jaar.
Kosten die u heeft afgeschreven. Tol en boetes waarvan u besloot dat de papierwinkel het niet waard was. De meeste zelfstandige verhuurders schrijven alles onder pakweg vijftien euro af, omdat de huur met de hand terugvinden langer duurt dan het bedrag waard is.
De uren. Niet de interessante uren: die waarin klantgegevens van een foto van een rijbewijs worden overgetikt in een contract, dan in een factuur, dan in een spreadsheet. Tel ze een week lang en vermenigvuldig met vijftig.
Tel die vier op voordat u naar enige prijs kijkt. Het totaal is meestal hoger dan het duurste abonnement op de markt, en daarom is de discussie over twintig euro verschil tussen twee platformen bijna nooit de discussie die ertoe doet.
Twee kosten die een tracker u kan melden
Beide staan al in uw boeken. Geen van de twee komt op een factuur, en daarom worden ze nooit geteld.
De auto die stilstond en die niemand opmerkte. Niet die in de garage: die op het terrein, belast, verzekerd en gefinancierd, die niemand terug in de planning zette. Een trackerportaal vertelt het u niet, want dat meldt «twee minuten geleden gezien»: een geparkeerde auto blijft zenden. Wat u nodig hebt, is de tijd sinds hij voor het laatst reed. Neem uw stilste maand, tel de auto's die er niets verdienden en vermenigvuldig met wat één zo'n auto u per dag kost.
Kilometers boven de inbegrepen limiet. U zet een limiet in het contract en een prijs per extra kilometer. Dan komt de auto terug, de balie is vol, en niemand rekent het verschil tussen twee kilometerstanden uit. Dit is de meest consequent niet-gefactureerde extra in het vak, en anders dan een tol heeft de klant hem al schriftelijk aanvaard.
Software die uw trackers uitleest, kent beide terwijl de verhuur nog loopt: het eerste als stilstandsdagen in plaats van laatste contact, het tweede als overschrijding terwijl die oploopt. Of dat een pakket waard is, bepaalt dezelfde proef als de rest van deze pagina: zet uw twee cijfers tegenover het prijsverschil.
Niets hiervan betekent dat u hardware bij een softwareleverancier koopt: de gegevens komen van het trackingplatform dat u al betaalt, Traccar, Wialon, flespi of Samsara. Dezelfde rekening geldt voor distributie. Een boeking die van Rentalcars, DiscoverCars, Expedia of Kayak al in het systeem binnenkomt, kost niets om aan te nemen, en dat is de enige soort extra omzet die niet ook werk toevoegt.
Wat een hoger pakket rechtvaardigt
De meeste leveranciers verkopen drie of vier niveaus, en het eerlijke antwoord is dat het goedkoopste langer voldoet dan hun lief is.
Drie dingen rechtvaardigen echt meer betalen. Een tweede vestiging, want het alternatief is twee gescheiden systemen en een afstemming aan het eind van elke maand. Meer gebruikers dan het niveau toestaat, want één gedeelde login vernietigt het enige spoor van wie wat deed, en dat wilt u hebben op de dag dat een borg wordt betwist. En online boekingen aannemen, want een boeking die al in het systeem binnenkomt is het enige dat verandert hoeveel werk een verhuring kost.
Al het andere op de pakkettenpagina verdient een toets aan de vorige paragraaf. Verlaagt een functie geen van die vier bedragen, dan is ze geen niveau waard.
Verder lezen
De cijfers met naam en toenaam, leverancier voor leverancier, staan in zes platformen en wat ze echt kosten.
Vragen die we krijgen
Hoeveel zou een klein verhuurbedrijf aan software moeten uitgeven?
Een bruikbaar plafond is één dag administratief werk per maand. Kost het abonnement minder dan een dag van iemand en levert het meer dan een dag op, dan is de prijs niet het punt. Bij tien voertuigen ligt de verstandige marge meestal onder honderd euro per maand.
Is een prijs per voertuig goedkoper dan een vast abonnement?
Het is goedkoper zolang u klein bent en duurder naarmate u groeit, en het rekent u voertuigen aan die niets opbrengen. Reken met uw rustigste maand, niet met uw drukste: een seizoensgebonden wagenpark betaalt de hele winter per voertuig voor auto's die stilstaan.
Welke verborgen kosten horen bij verhuursoftware?
Vier keren terug: inrichting en datamigratie, de prijs van elke extra gebruiker, het kaarttarief onder het abonnement, en de kosten van vertrek. Vraag vóór het tekenen hoe een export van uw eigen historie eruitziet, niet erna.
Is gratis verhuursoftware een echte optie?
Bij een handvol voertuigen kan het, en één leverancier in deze markt verkoopt een eeuwigdurende licentie met een gratis niveau. De kosten verschuiven in plaats van te verdwijnen: installatie, back-ups en updates doet u zelf, en die tijd is niet gratis.